Enterpackaging B.V. maakt spuitgietkratten voor de bloembollenbranche. Voor hun orders bouwden we samen een nieuw ordersysteem: een webapp waarin klanten bestellen, transporteurs hun ritten zien, fabrieken hun productie, en medewerkers alles beheren.
Ingewikkeld van binnen, eenvoudig in gebruik
Achter een paar overzichtelijke schermen zit veel werk dat het systeem zelf doet:
- Bestellen: klanten bestellen hun kratten, per producttype.
- Vrachtwagens vullen: het systeem helpt de vrachtwagens zo te vullen dat de ritten kloppen.
- Vrachtbrieven: die maakt het systeem zelf, bij elke rit.
- Ritten: transporteurs zien hun ritten en krijgen bij elke rit een mail.
- Productie en opslag: fabrieken en opslaglocaties zien wat er gemaakt, opgeslagen en opgehaald moet worden.
- Voorraadbeheer: het systeem houdt bij hoeveel kratten er waar liggen.
- Facturatie: de facturen volgen uit de orders en de ritten.
- Een eigen inlog per rol: fabrieken, leveranciers, klanten, transporteurs en medewerkers loggen elk zelf in, en zien elk andere functies.
Iedereen ziet alleen wat bij de eigen rol hoort, en niets meer: klanten hun bestellingen, transporteurs hun ritten, fabrieken hun productie, leveranciers wat ze moeten leveren, en de medewerkers van Enterpackaging het geheel. Dat is veiliger, en het houdt het overzichtelijk.
Tijd kost geld, voor een chauffeur, een kweker of een leverancier. Daarom maakten we de route door het systeem voor elke gebruiker zo kort en eenvoudig mogelijk, zonder overbodige stappen. En voor Enterpackaging zelf een werkwijze die soepel loopt, van bestelling tot vrachtbrief.
Vooruitkijken: prognoses en dashboards
In de bloembollenbranche komt veel tegelijk: in het hoogseizoen moeten de kratten er zijn, precies op tijd. Daarom kijkt het systeem vooruit.
- Prognoses voor de productie: uit de bestellingen en de vraag van eerdere seizoenen rekent het systeem uit hoeveel kratten er de komende weken nodig zijn. Zo weten de fabrieken op tijd wat ze moeten maken, en ligt er geen voorraad die niemand nodig heeft.
- Dashboards per rol: iedereen ziet in één oogopslag hoe het ervoor staat: wat er vandaag gemaakt en geladen moet worden, welke ritten er gepland zijn en hoeveel kratten er waar liggen.
- Op de grote schermen: de dashboards staan ook op schermen in de fabriek en op kantoor. Iedereen kijkt naar hetzelfde beeld, zonder dat iemand hoeft te zoeken of te bellen.
Zo stuurt Enterpackaging niet meer op gevoel, maar op wat de cijfers laten zien.
Alles van de eigenaar
We begonnen niet met het systeem, maar met het fundament. De eigenaar maakte zelf de accounts aan, en wij legden uit waarom:
- de domeinnaam en de mail op naam van het bedrijf;
- de hosting, waar de app draait;
- de database met de orders;
- de broncode in een eigen versiebeheer;
- de dienst die de mails van het systeem verstuurt.
Daarna koppelden we alles en bouwden we het systeem samen met de eigenaar, stap voor stap: een eerste versie, kijken wat werkt, verbeteren. Het systeem volgt hoe Enterpackaging al werkte. Het is getest en veilig ingericht.
Alles vastgelegd, in gewone taal
Het systeem is volledig beschreven, in taal die de ondernemer begrijpt:
- Wat het doet: een functioneel ontwerp. Wat het systeem doet, voor wie, en hoe een order van begin tot eind loopt.
- Hoe het samenhangt: uit welke bouwblokken het bestaat, zoals de app, de database, de mail, de hosting en het domein, en hoe die met elkaar verbonden zijn.
- Back-ups: samen ingesteld en samen getest, zodat de eigenaar weet dat hij zijn gegevens terug kan krijgen.
Getest zoals het in het echt gaat
We testen in een proefomgeving met fictieve, representatieve gegevens, nooit met echte gegevens van klanten:
- Een gevarieerde testset: fictieve kwekers, exporteurs, transporteurs, fabrieken en opslaglocaties.
- Echte situaties: verschillende producttypen, het vullen van een vrachtwagen, en vrachtbrieven die het systeem zelf maakt.
- Vanuit elke rol: meerdere AI-assistenten testen alle functies en mails, elk in een andere rol: als klant, transporteur, fabriek en beheerder. Zo testen we snel en grondig, vanuit veel invalshoeken tegelijk.
- Gebruiksvriendelijk: niet alleen of het werkt, maar ook of het makkelijk is voor wie ermee werkt: klanten, transporteurs en de medewerkers van Enterpackaging.
Meer over hoe we dat doen: systemen testen met AI en automatische tests.
Vangrails
Bij het systeem horen vaste afspraken, vastgelegd naast de code:
- Ontwerpbeslissingen: waarom het systeem zo werkt, op papier. Iedereen die eraan werkt houdt zich eraan, ook een AI-assistent.
- Automatische tests: bij elke wijziging controleert het systeem zelf of alles nog werkt zoals afgesproken.
- Grenzen: wat een wijziging wel en niet mag raken. Een AI-assistent werkt alleen aan de code, nooit aan de gegevens van klanten.
Verder zoals hij wil
Elke wijziging in de code gaat eerst door de automatische tests en wordt klaargezet. Pas als de eigenaar hem goedkeurt, gaat hij vanzelf live, en de eigenaar ziet precies wat er verandert. Kleine aanpassingen doet hij zelf, met een AI-assistent, binnen dezelfde vangrails.
Voor grotere uitbreidingen kiest hij zelf met wie hij verder gaat: met ons, of met een andere partij. Hij hangt aan niemand vast, ook niet aan +Z. Zo werken we altijd: esc + Z.
Zelf ook iets bouwen met AI? Lees zelf een app bouwen met AI.
Vlak voor het hoogseizoen was mijn hele IT ineens niet meer beschikbaar, zonder uitzicht op herstel op korte termijn. Dat gaf veel stress. Jorn van Insert Z hielp me uit de brand. Ik kreeg niet alleen een nieuw ordersysteem. Het mooiste: een prachtig visitekaartje voor mijn bedrijf, en alles staat vanaf nu op onze eigen naam. Dat geeft enorm veel vertrouwen.
Wat we bouwen, staat op jouw naam.