Het nieuwe bestuur is net begonnen, en de wachtwoorden van de website en de ledenlijst zitten nog bij het vorige bestuur. Zo regel je de IT van je studentenvereniging.
Een studentenvereniging heeft vaak een bestuur dat na een jaar wisselt, veel commissies, een sociëteit met een bar en leden die na hun studie weer vertrekken. Met de +Z Checkup zie je hoe de accounts, de ledengegevens, de bar en de website geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Bestuurswissel, commissies en een website van een oud-lid
Bij veel studentenverenigingen zit een bestuur één jaar. Daarna neemt een nieuwe groep studenten het over. Commissies regelen de feesten, de almanak, reizen en de introductie. Zo komen er steeds nieuwe mensen met nieuwe ideeën.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de website en het ledenportaal draaien op een server die een oud-lid jaren geleden heeft gebouwd. Alleen die persoon weet hoe het werkt, en het wachtwoord van de hosting staat in een oud bestand van een vorig bestuur. Gaat er iets mis, dan moet je hopen dat die persoon nog reageert.
Bij de overdracht gaan veel accounts mee: de mail per functie, sociale media, de kassa van de bar en soms een pas- of toegangssysteem voor de sociëteit. Maak accounts per functie, zoals voor de penningmeester, in plaats van op de naam van een student. Zet er de tweede inlogstap op: naast het wachtwoord ook een code op een telefoon. Bij de wissel zet je die code over naar de telefoon van de nieuwe bestuurder. De bank regel je via de bank zelf.
Ledengegevens, oud-leden en feestfoto's
Een studentenvereniging heeft veel gegevens: namen, adressen, geboortedata, studie en bankgegevens voor de contributie. Vaak ook foto's in de almanak of op het ledenportaal. Een foto of camerabeeld waarop iemand te herkennen is, is een persoonsgegeven. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet.
Na een feest gaan de foto's vaak rond in een groot gedeeld album of in de groepsapp. Daar zitten ook foto's tussen die iemand liever niet online ziet. Spreek af wat openbaar mag, zoals op de website of sociale media, en wat binnen de vereniging blijft. Haal een foto weg als iemand dat vraagt.
Leden en oud-leden mogen vragen welke gegevens de vereniging van hen heeft. Dat heet het recht op inzage. De vereniging moet binnen 1 maand reageren. Dat lukt alleen als je weet waar alle gegevens staan, ook in oude spreadsheets van vorige besturen.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een studentenvereniging
Maak een overdrachtsdocument
Zet alle accounts in één lijst: waarvoor, op welk mailadres, wie erbij kan en wie het beheert. Het nieuwe bestuur loopt die lijst in de eerste week na.
Gebruik een wachtwoordkluis voor het bestuur
Een wachtwoordkluis is een app die wachtwoorden veilig bewaart. Geef bij de wissel de toegang tot de kluis door, in plaats van een lijstje in de groepsapp.
Ruim oude ledenlijsten op
Zoek in gedeelde mappen naar oude exports van de ledenlijst van vorige besturen. Bewaar alleen wat je nog nodig hebt, en verwijder de rest.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je studentenvereniging gebruikt. Vaak zijn dat het ledenportaal of de ledenadministratie, de website en de hosting, mailadressen per functie, sociale media, de kassa van de bar, een toegangssysteem en de bankrekening. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en of dat nog klopt na de laatste bestuurswissel.
Omdat het bestuur vaak wisselt, zet het IT-plan de overdracht voorop: wat gaat mee naar het nieuwe bestuur, en wat haal je weg bij het oude. De Checkup vraagt ook naar foto's, oud-leden en systemen die een oud-lid of commissie heeft gebouwd. Het IT-plan komt met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Ons bestuur zit maar een jaar. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. Het IT-plan is van de vereniging, niet van het bestuur. Het nieuwe bestuur gaat verder waar het vorige stopte, en ziet wat al gedaan is.
Onze website is gebouwd door een oud-lid. Kijkt de Checkup daar ook naar?
De Checkup vraagt wie de website beheert, waar hij draait en wie erbij kan. Het IT-plan geeft advies om dat minder afhankelijk te maken van één persoon. De IT-raadgever voert zelf niets uit aan de website.
Onze leden zijn volwassen. Zijn feestfoto's dan geen probleem?
Ook een foto van een volwassene is een persoonsgegeven als iemand herkenbaar is. Spreek af wat openbaar mag en wat binnen de vereniging blijft, en haal een foto weg als iemand dat vraagt.
Een oud-lid wil weten welke gegevens we van hem hebben. Wat nu?
Leden en oud-leden hebben recht op inzage, en de vereniging moet binnen 1 maand reageren. Het helpt als je weet waar hun gegevens staan. De Checkup brengt dat in kaart, maar geeft geen juridisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Watersportvereniging · Koor · Carnavalsvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
AI-gebruiksregels voor je team
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?