Heeft het vorige bestuur nog de wachtwoorden van de website?
Een studentenvereniging heeft vaak een bestuur dat na een jaar wisselt, veel commissies, een sociëteit met een bar en leden die na hun studie weer vertrekken. Met de +Z Checkup zie je hoe de accounts, de ledengegevens, de bar en de website geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Draait de website nog bij een oud-lid dat al jaren is afgestudeerd?
- Hoeveel oude ledenlijsten staan er in mappen van commissies?
- Wie kan inloggen op de kassa van de bar?
- Wie kan de feestfoto's van vorig jaar nog verwijderen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Bestuurswissel, commissies en een website van een oud-lid
Bij veel studentenverenigingen zit een bestuur één jaar. Daarna neemt een nieuwe groep studenten het over, samen met de bestanden en accounts van de commissies voor de feesten, de almanak, reizen en de introductie.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de website en het ledenportaal draaien op een server die een oud-lid jaren geleden heeft gebouwd. Alleen die persoon weet hoe het werkt, en het wachtwoord van de hosting staat in een oud bestand van een vorig bestuur. Gaat er iets mis, dan moet je hopen dat die persoon nog reageert.
Bij de overdracht gaan veel accounts mee: de mail per functie, sociale media, de kassa van de bar en soms een pas- of toegangssysteem voor de sociëteit. Maak accounts per functie, zoals voor de penningmeester, in plaats van op de naam van een student. Zet er de tweede inlogstap op: naast het wachtwoord ook een code op een telefoon. Bij de wissel zet je die code over naar de telefoon van de nieuwe bestuurder. De bank regel je via de bank zelf.
Ledengegevens, oud-leden en feestfoto's
Een studentenvereniging heeft veel gegevens: namen, adressen, geboortedata, studie en bankgegevens voor de contributie. Vaak ook foto's in de almanak of op het ledenportaal. Een foto of camerabeeld waarop iemand te herkennen is, is een persoonsgegeven. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet.
Na een feest gaan de foto's vaak rond in een groot gedeeld album of in de groepsapp. Daar zitten ook foto's tussen die iemand liever niet online ziet. Spreek af wat openbaar mag, zoals op de website of sociale media, en wat binnen de vereniging blijft. Haal een foto weg als iemand dat vraagt.
Leden en oud-leden mogen vragen welke gegevens de vereniging van hen heeft. Dat heet het recht op inzage. De vereniging moet binnen 1 maand reageren. Dat lukt alleen als je weet waar alle gegevens staan, ook in oude spreadsheets van vorige besturen.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een studentenvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien als het bestuur wisselt, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan na de bestuurswissel
De zwakke plek: de website en het ledenportaal draaien op een server die een oud-lid jaren geleden heeft gebouwd.
Zo gaat het mis: gaat er iets mis, dan moeten jullie hopen dat die persoon nog reageert. Het wachtwoord van de hosting staat in een oud bestand van een vorig bestuur.
Wat jullie doen: maak een overdrachtsdocument met alle accounts, en zet ze op functies in plaats van op de naam van een student.
Ledengegevens, almanak en oude lijsten
De zwakke plek: oude exports van de ledenlijst staan in mappen van commissies en vorige besturen.
Zo gaat het mis: een oud-lid vraagt om de eigen gegevens in te zien, en niemand weet waar alles staat. Jullie moeten binnen 1 maand reageren.
Wat jullie doen: zoek oude exports van de ledenlijst op, bewaar alleen wat jullie nog nodig hebben, en verwijder de rest.
Wachtwoorden, de bar en de groepsapp
De zwakke plek: wachtwoorden gaan bij de wissel rond in de groepsapp, en de kassa van de bar heeft veel gebruikers.
Zo gaat het mis: het vorige bestuur kan nog inloggen, en niemand weet wie er op de kassa van de bar kan.
Wat jullie doen: gebruik een wachtwoordkluis voor het bestuur, en zet de tweede inlogstap bij de wissel over naar de telefoon van de nieuwe bestuurder.
Foto's die kloppen met wat mag
De zwakke plek: feestfoto's in een groot gedeeld album en in de groepsapp.
Zo gaat het mis: een foto die iemand liever niet online ziet, komt toch op de website of sociale media, en niemand kan hem nog verwijderen.
Wat jullie doen: spreek af wat openbaar mag en wat binnen de vereniging blijft, en haal een foto weg als iemand dat vraagt.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het ledenportaal, de website en de hosting, de mailadressen per functie en de kassa van de bar, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een studentenvereniging
Maak een overdrachtsdocument
Zet alle accounts in één lijst: waarvoor, op welk mailadres, wie erbij kan en wie het beheert. Het nieuwe bestuur loopt die lijst in de eerste week na.
Gebruik een wachtwoordkluis voor het bestuur
Een wachtwoordkluis is een app die wachtwoorden veilig bewaart. Geef bij de wissel de toegang tot de kluis door, in plaats van een lijstje in de groepsapp.
Ruim oude ledenlijsten op
Zoek in gedeelde mappen naar oude exports van de ledenlijst van vorige besturen. Bewaar alleen wat je nog nodig hebt, en verwijder de rest.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Ons bestuur zit maar een jaar. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. Het IT-plan is van de vereniging, niet van het bestuur. Het nieuwe bestuur gaat verder waar het vorige stopte, en ziet wat al gedaan is: dat staat afgevinkt.
Juist bij een bestuur dat elk jaar wisselt, zet het plan de overdracht voorop: wat gaat mee naar het nieuwe bestuur, en wat haal je weg bij het oude.
Onze website is gebouwd door een oud-lid. Kijkt de Checkup daar ook naar?
De Checkup vraagt wie de website beheert, waar hij draait en wie erbij kan. Het IT-plan geeft stappen om dat minder afhankelijk te maken van één persoon.
Beheert het oud-lid de website nog, dan staat er in jullie plan een voorbeeldbericht klaar om de inloggegevens en het beheer over te dragen. Zelf voeren we niets uit aan de website.
Onze leden zijn volwassen. Zijn feestfoto's dan geen probleem?
Ook een foto van een volwassene is een persoonsgegeven als iemand herkenbaar is. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet.
Spreek af wat openbaar mag en wat binnen de vereniging blijft, en haal een foto weg als iemand dat vraagt. De Checkup is geen juridisch advies.
Een oud-lid wil de eigen gegevens inzien. Wat nu?
Leden en oud-leden hebben recht op inzage, en de vereniging moet binnen 1 maand reageren. Dat lukt alleen als jullie weten waar hun gegevens staan, ook in oude spreadsheets van vorige besturen.
De Checkup brengt in kaart waar gegevens staan, en jullie plan helpt oude lijsten op te ruimen. De Checkup geeft geen juridisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Watersportvereniging · Koor · Carnavalsvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
AI-gebruiksregels voor je team
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een studentenvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.