Hoe weten jullie dat het nieuwe rekeningnummer van jullie partner klopt?
Een kleine stichting steunt een school, een kliniek of een waterproject in het buitenland. Het contact loopt via mail en WhatsApp, en het geld gaat via de bank. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Keurt een tweede bestuurslid elke overboeking naar het buitenland goed?
- Liggen het projectplan en de afspraken met de partner klaar als de bank erom vraagt?
- Staan er namen bij de foto's van kinderen in jullie nieuwsbrief?
- Wat als de telefoon met het WhatsApp-contact met de partner kwijtraakt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Geld naar het buitenland en valse berichten
Elk jaar of elk kwartaal maakt de stichting geld over naar een partner in het buitenland. Meestal regelt de penningmeester dat, op basis van een mail of een bericht van de partner. Oplichters weten dat. Een valse mail, die lijkt te komen van de partner of van de voorzitter, met een nieuw rekeningnummer, is een bekende truc.
Bel bij elke wijziging van een rekeningnummer na via een nummer dat jullie al kenden, of via een videogesprek. Niet via het nummer in de mail. En laat een tweede bestuurslid de overboeking goedkeuren.
Banken controleren betalingen naar het buitenland. Bij sommige landen vragen ze om uitleg, een projectplan of een overeenkomst met de partner. Hebben jullie die stukken op één plek, dan is zo'n vraag snel beantwoord. Banken vragen ook naar de UBO's van de stichting: de personen die zeggenschap hebben, meestal de bestuurders. Die staan ingeschreven in het UBO-register.
Foto's van kinderen, verhalen en de ANBI-pagina
De nieuwsbrief en de website leven van foto's en verhalen uit het project. Daar staan vaak kinderen op, met hun naam en hun verhaal. De AVG geldt ook voor gegevens van mensen buiten Europa, als een Nederlandse stichting ze gebruikt. Vraag de partner om toestemming van ouders of verzorgers, en zet geen namen bij foto's van kinderen.
Contact met de partner gaat vaak via WhatsApp op de telefoon van één bestuurslid. Daar staan afspraken, foto's van bonnetjes en soms verslagen. Raakt die telefoon kwijt, of stopt dat bestuurslid, dan is die geschiedenis weg. Zet belangrijke afspraken en bonnetjes daarom ook in een map van de stichting.
Heeft de stichting een ANBI-status, dan publiceert ze het beleid, de bestuurders en de verantwoording op internet. Gevers kijken daar vaak naar voordat ze geven.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een stichting voor een goed doel in het buitenland
Bel elk nieuw rekeningnummer na
Krijgen jullie een nieuw rekeningnummer van de partner, bel dan eerst via een nummer dat jullie al hadden, of spreek elkaar via video. Pas daarna betalen jullie.
Keur overboekingen met z'n tweeën goed
Stel bij de bank in dat elke overboeking naar het buitenland door een tweede bestuurslid wordt goedgekeurd.
Vraag toestemming voor foto's van kinderen
Laat de partner toestemming vragen aan ouders of verzorgers voordat jullie een foto van een kind gebruiken, en zet er geen naam bij.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: de bankrekening, de mail van het bestuur, de WhatsApp met de partner, de map met projectstukken, de website, de nieuwsbrief en de donateurslijst. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Voor de penningmeester vraagt de Checkup hoe overboekingen worden gecontroleerd en of een nieuw rekeningnummer wordt nagebeld. Over het project zelf gaat de Checkup niet.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de stichting, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De partner werkt met eigen systemen. Doet die dan ook mee?
Nee. De Checkup gaat over de stichting in Nederland: jullie accounts, jullie bank en jullie afspraken. Wel kan het plan helpen om met de partner af te spreken hoe jullie berichten controleren.
De bank stelt vragen over onze betalingen. Wat moeten we doen?
Beantwoord ze zo volledig mogelijk, met projectplan, overeenkomst en verslagen. Houd die stukken op één plek, zodat jullie ze snel kunnen laten zien.
Moeten we bestuurders inschrijven in het UBO-register?
Een stichting moet haar UBO's laten inschrijven. Bij een stichting zijn dat vaak de bestuurders. Kijk op de site van de KVK. De Checkup is geen juridisch advies.
Wie in de stichting doet de Checkup?
Degene die de bank en de mail met de partner beheert, meestal de penningmeester. Andere bestuursleden en vrijwilligers hoeven niets te doen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een goed doel in het buitenland, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gevers en partners, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Goede-doelenstichting · Fondsenwervende stichting · Fonds of vermogensfonds · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
WhatsApp-fraude en de valse bankmedewerker: zo herken je het