De aanvragen voor het fonds komen binnen in de mailbox van de secretaris, met jaarrekeningen en soms persoonlijke brieven. Zo houd je de IT van je fonds op orde.
Een fonds of vermogensfonds geeft geld aan projecten, aan organisaties en soms aan mensen persoonlijk. Het bestuur doet dat vaak naast ander werk, met een secretaris die de aanvragen bijhoudt. Daar hoort IT bij: het aanvraagformulier, de beoordeling in het bestuur, de betalingen en de inlog bij de bank of de vermogensbeheerder. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Aanvragen, beoordeling en toekenning
Bij veel fondsen komen aanvragen binnen via een formulier op de website of per mail, met bijlagen zoals een projectplan, een begroting en een jaarrekening. De secretaris zet ze klaar, het bestuur beoordeelt ze in de vergadering, en daarna volgt een brief met een toekenning of een afwijzing. Dat werkt, en het is vaak zo gegroeid.
Het wordt lastiger als alles in de mailbox van één persoon staat. Een voorbeeld: een aanvrager belt over zijn aanvraag van vorig jaar. De vorige secretaris is gestopt, en de mail met het projectplan en de toezegging staat alleen in haar privémailbox.
Sommige fondsen helpen ook mensen persoonlijk, bijvoorbeeld met een bijdrage voor een studie of bij geldzorgen. Een hulpverlener stuurt dan vaak een brief mee over de situatie van die persoon: inkomen, schulden en soms gezondheid. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn extra beschermd door de AVG, de Europese privacywet. Zulke brieven horen in een afgeschermde map, niet in een bijlage die naar het hele bestuur gaat.
De ANBI-pagina, het UBO-register en het vermogen
Is het fonds een ANBI, een algemeen nut beogende instelling, dan publiceer je gegevens op internet. Denk aan het RSIN, de doelstelling, de hoofdlijnen van het beleidsplan, de namen en functies van de bestuurders, het beloningsbeleid, een verslag van de activiteiten en een financiële verantwoording. Verandert het adres van die pagina, dan geef je dat door aan de Belastingdienst met het formulier Opgaaf internetadres ANBI.
Een stichting schrijft ook haar UBO's in bij de KVK: de mensen die uiteindelijk zeggenschap hebben of recht hebben op een groot deel van het geld. Heeft niemand zo'n belang of zo'n rol, dan schrijf je alle bestuurders in als UBO. Wisselt het bestuur, dan hoort die inschrijving bij de lijst van dingen die je bijwerkt, samen met de inlog bij de bank.
Het vermogen van een fonds staat bij een bank of een vermogensbeheerder. Die hebben een portaal waarin je rapportages ziet en soms opdrachten geeft. Een valse mail die van de vermogensbeheerder lijkt te komen, of een dringend betaalverzoek dat van de voorzitter lijkt te komen, valt minder op als maar één persoon het ziet. Bij grote bedragen helpt het om betalingen met z'n tweeën goed te keuren.
De Checkup signaleert welke regels voor je fonds kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een fonds
Maak één mailadres voor aanvragen
Laat aanvragen binnenkomen op een adres van het fonds, zoals aanvragen@, waar de secretaris en een tweede bestuurslid bij kunnen. Zet er een tweede inlogstap op. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Bewaar persoonlijke brieven apart
Zet brieven over de situatie van een persoon in een afgeschermde map. Deel in de bestuursvergadering een korte samenvatting in plaats van de hele brief.
Keur betalingen met z'n tweeën goed
Spreek af dat een toekenning pas wordt betaald als twee bestuursleden akkoord zijn. Bel een nieuw rekeningnummer altijd na, op een nummer dat je al had.
Waar de Checkup op let bij je fonds
Een bestuurslid of de secretaris vult de vragen in over het fonds, niet over techniek. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: het aanvraagformulier, de mail, de map met aanvragen en besluiten, de website met de ANBI-pagina, de bank en het portaal van de vermogensbeheerder. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat er aanvragen met persoonlijke gegevens binnenkomen, vraagt de Checkup ook wie die ziet en hoe lang jullie ze bewaren. In het IT-plan staat dan bijvoorbeeld hoe je aanvragen op één plek van het fonds zet, en wat je bijwerkt als het bestuur wisselt: de mail, de bank, de ANBI-pagina en de inschrijving bij de KVK. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of de secretaris beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over het fonds, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We zijn een klein familiefonds met drie bestuursleden. Heeft de Checkup dan zin?
Ook een klein fonds heeft een bankrekening, mail en aanvragen met gegevens van anderen. De Checkup laat zien wat bij jullie al goed zit en wat als eerste kan. Het plan is dan kort, en dat is prima.
Kijkt de Checkup ook naar onze beleggingen?
De Checkup kijkt naar de IT eromheen: wie bij het portaal van de bank of de vermogensbeheerder kan, en of daar een tweede inlogstap op zit. Hoe het vermogen belegd is, blijft bij het bestuur en de vermogensbeheerder.
Kunnen we de btw op de Checkup terugvragen?
Een stichting of ANBI kan de btw meestal niet terugvragen. Daarom noemen we de prijs inclusief btw: €45,38 per maand en eenmalig €181,50 bij de start. Twijfel je, vraag het dan na bij je boekhouder.
Wat regelen we als de secretaris stopt?
Vraag de secretaris op te schrijven waar de aanvragen, de besluiten en de brieven staan, en met welke accounts. Het IT-plan heeft daar een lijstje voor. Zet de accounts daarna op een mailadres van het fonds.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Goede-doelenstichting · Voedselbank · Vrijwilligersorganisatie · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?