Wie leest de persoonlijke brieven in de mailbox van de secretaris?
Een fonds of vermogensfonds geeft geld aan projecten, aan organisaties en soms aan mensen persoonlijk. Het bestuur doet dat vaak naast ander werk, met een secretaris die de aanvragen bijhoudt. Daar hoort IT bij: het aanvraagformulier, de beoordeling in het bestuur, de betalingen en de inlog bij de bank of de vermogensbeheerder. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Kan één bestuurslid zelfstandig geld van het fonds overmaken?
- Waar blijven de aanvragen als de secretaris stopt?
- Wie kan inloggen bij de vermogensbeheerder?
- Klopt het UBO-register nog met het bestuur van nu?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Aanvragen, beoordeling en toekenning
Bij veel fondsen komen aanvragen binnen via een formulier op de website of per mail, met bijlagen zoals een projectplan, een begroting en een jaarrekening. De secretaris zet ze klaar, het bestuur beoordeelt ze in de vergadering, en daarna volgt een brief met een toekenning of een afwijzing. Dat werkt, en het is vaak zo gegroeid.
Het wordt lastiger als alles in de mailbox van één persoon staat. Een voorbeeld: een aanvrager belt over een aanvraag van vorig jaar. De vorige secretaris is gestopt, en de mail met het projectplan en de toezegging staat alleen in haar privémailbox.
Sommige fondsen helpen ook mensen persoonlijk, bijvoorbeeld met een bijdrage voor een studie of bij geldzorgen. Een hulpverlener stuurt dan vaak een brief mee over de situatie van die persoon: inkomen, schulden en soms gezondheid. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn extra beschermd door de AVG, de Europese privacywet. Zulke brieven horen in een afgeschermde map, niet in een bijlage die naar het hele bestuur gaat.
De ANBI-pagina, het UBO-register en het vermogen
Is het fonds een ANBI, een algemeen nut beogende instelling, dan publiceer je gegevens op internet. Denk aan de doelstelling, de hoofdlijnen van het beleidsplan, de bestuurders en een financiële verantwoording. Verandert het adres van die pagina, dan geef je dat door aan de Belastingdienst met het formulier Opgaaf internetadres ANBI.
Een stichting schrijft ook haar UBO's in bij de KVK: de mensen die uiteindelijk zeggenschap hebben of recht hebben op een groot deel van het geld. Wisselt het bestuur, dan hoort die inschrijving bij de lijst van dingen die je bijwerkt, samen met de inlog bij de bank.
Het vermogen van een fonds staat bij een bank of een vermogensbeheerder. Die hebben een portaal waarin je rapportages ziet en soms opdrachten geeft. Een valse mail die van de vermogensbeheerder lijkt te komen, of een dringend betaalverzoek dat van de voorzitter lijkt te komen, valt minder op als maar één persoon het ziet. Bij grote bedragen helpt het om betalingen met z'n tweeën goed te keuren.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie fonds kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie fonds
We kijken naar wat bij een fonds telt: dat het fonds blijft werken als bestuursleden wisselen, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de betalingen kloppen.
Doorgaan als de secretaris stopt
De zwakke plek: aanvragen, besluiten en brieven staan in de mailbox van één persoon.
Zo gaat het mis: een aanvrager belt over een aanvraag van vorig jaar, en de mail met het projectplan en de toezegging staat alleen in de privémailbox van de vorige secretaris.
Wat jullie doen: laat aanvragen binnenkomen op een adres van het fonds, waar de secretaris en een tweede bestuurslid bij kunnen.
Aanvragen, besluiten en de registers
De zwakke plek: aanvragen en besluiten staan verspreid, en de ANBI-pagina en het UBO-register lopen achter.
Zo gaat het mis: na een bestuurswissel klopt het UBO-register niet meer met het bestuur van nu, en niemand weet waar de besluiten staan.
Wat jullie doen: zet aanvragen en besluiten op één plek van het fonds, en werk bij een bestuurswissel de mail, de bank, de ANBI-pagina en de inschrijving bij de KVK bij.
Persoonlijke brieven
De zwakke plek: brieven over inkomen, schulden en soms gezondheid van mensen die hulp vragen.
Zo gaat het mis: zo'n brief gaat als bijlage naar het hele bestuur, en blijft in ieders mailbox staan.
Wat jullie doen: zet brieven over de situatie van een persoon in een afgeschermde map, en deel in de vergadering een korte samenvatting.
Geen geld naar een oplichter
De zwakke plek: één bestuurslid dat zelfstandig geld kan overmaken.
Zo gaat het mis: een valse mail die van de vermogensbeheerder of de voorzitter lijkt te komen, vraagt om een dringende betaling of geeft een nieuw rekeningnummer.
Wat jullie doen: laat twee bestuursleden betalingen goedkeuren, en bel een nieuw rekeningnummer altijd na op een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het aanvraagformulier, de mail, de map met aanvragen en besluiten, de bank en het portaal van de vermogensbeheerder, en de vragen gaan over het fonds, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een fonds
Maak één mailadres voor aanvragen
Laat aanvragen binnenkomen op een adres van het fonds, zoals aanvragen@, waar de secretaris en een tweede bestuurslid bij kunnen. Zet er een tweede inlogstap op. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Bewaar persoonlijke brieven apart
Zet brieven over de situatie van een persoon in een afgeschermde map. Deel in de bestuursvergadering een korte samenvatting in plaats van de hele brief.
Keur betalingen met z'n tweeën goed
Spreek af dat een toekenning pas wordt betaald als twee bestuursleden akkoord zijn. Bel een nieuw rekeningnummer altijd na, op een nummer dat je al had.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of de secretaris beantwoordt in eigen tempo de vragen over het fonds, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn een klein familiefonds met drie bestuursleden. Heeft de Checkup dan zin?
Ook een klein fonds heeft een bankrekening, mail en aanvragen met gegevens van anderen. De Checkup laat zien wat bij jullie al goed zit en wat als eerste kan.
Het plan is dan kort, en dat is prima. Het staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Wat klaar is, vinken jullie af.
Kijkt de Checkup ook naar onze beleggingen?
De Checkup kijkt naar de IT eromheen: wie bij het portaal van de bank of de vermogensbeheerder kan, en of daar een tweede inlogstap op zit. Hoe het vermogen belegd is, blijft bij het bestuur en de vermogensbeheerder.
Ook valse mails die van de vermogensbeheerder lijken te komen, horen bij de IT eromheen. Jullie plan helpt afspraken te maken, zoals betalingen met z'n tweeën goedkeuren.
Kunnen we de btw op de Checkup terugvragen?
Een stichting of ANBI kan de btw meestal niet terugvragen. Daarom noemen we de prijs inclusief btw: vanaf €29 per maand, en eenmalig €175 voor het plan op maat.
Twijfelen jullie, vraag het dan na bij jullie boekhouder.
Wat regelen we als de secretaris stopt?
Vraag de secretaris op te schrijven waar de aanvragen, de besluiten en de brieven staan, en met welke accounts. Het IT-plan heeft daar een lijstje voor.
Zet de accounts daarna op een mailadres van het fonds, en werk de bank, de ANBI-pagina en het UBO-register bij. Het plan blijft van het fonds, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Goede-doelenstichting · Voedselbank · Vrijwilligersorganisatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een fonds of vermogensfonds, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van aanvragers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.