Wie kan er allemaal bij het donateursbestand van jullie stichting?
Een fondsenwervende stichting leeft van donateurs: van de vaste gever met een machtiging tot de eenmalige gift via de website. Het donateursbestand is het hart van de organisatie. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Hebben het donateursbestand, het doneerplatform en de bank een tweede inlogstap?
- Hangen de inlogs van de doneerplatforms aan vrijwilligers die er straks niet meer zijn?
- Weten jullie van elk telefoonnummer hoe jullie het kregen?
- Krijgt het belbureau ook de lijst van mensen die niet meer gebeld willen worden?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het donateursbestand, machtigingen en doneerplatforms
In het donateursbestand staan namen, adressen, mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en hoeveel iemand geeft. Met een machtiging mag de stichting geld afschrijven. Wie dat bestand in handen krijgt, kan donateurs benaderen alsof hij de stichting is.
Giften komen binnen via de bank, een doneerknop op de website of een platform voor online acties. Elk platform heeft eigen inlogs, vaak op naam van een vrijwilliger of medewerker. Met de leveranciers die jullie donateursgegevens verwerken, sluiten jullie een verwerkersovereenkomst.
Een tweede inlogstap op het donateursbestand, het doneerplatform en de bank maakt het veel moeilijker om een account over te nemen. Dat is naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Bellen, mailen en het CBF
Sinds juli 2021 mogen bedrijven consumenten voor marketing in principe alleen bellen als die daar toestemming voor gaven. Voor goede doelen is er een uitzondering: ze mogen donateurs, vrijwilligers en deelnemers aan een evenement bellen, ook nog tot drie jaar na het einde van die relatie. Dan moet het nummer wel bij een gift of activiteit zijn verkregen, en moet de persoon elke keer kunnen zeggen dat hij niet meer gebeld wil worden.
Houd daarom bij hoe jullie een telefoonnummer kregen, en wie heeft gezegd dat hij niet meer gebeld wil worden. Geef die lijst ook aan een belbureau als jullie dat inhuren.
Fondsenwervende stichtingen, ook kleine, kunnen een CBF-Erkenning aanvragen. Het CBF is de onafhankelijke toezichthouder voor goede doelen. Erkende goede doelen worden elk jaar gecontroleerd, en eens in de drie jaar opnieuw getoetst. Een goed geregeld donateursbestand helpt daarbij.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een fondsenwervende stichting
Houd bij wie niet meer gebeld wil worden
Leg bij elk telefoonnummer vast hoe jullie het kregen, en verwerk een verzoek om niet meer te bellen of mailen dezelfde week. Geef die lijst mee aan een belbureau.
Een tweede inlogstap op donateursbestand en platform
Zet een tweede inlogstap op het donateursbestand, het doneerplatform en de bank.
Sluit verwerkersovereenkomsten met leveranciers
Vraag elke leverancier die met donateursgegevens werkt, zoals het doneerplatform, de mailingdienst of een belbureau, om een verwerkersovereenkomst.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: het donateursbestand, de bank en de incasso's, het doneerplatform, de website, de nieuwsbrief, een eventueel belbureau en de mail. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat het donateursbestand zo belangrijk is, vraagt de Checkup naar de tweede inlogstap, de back-up en de afspraken met leveranciers. Hij vraagt ook hoe jullie verzoeken van donateurs afhandelen.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de stichting, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met de pagina voor goede-doelenstichtingen?
Die pagina gaat over de ANBI-pagina, de website en periodieke giften. Deze pagina gaat over het werven zelf: het donateursbestand, machtigingen, platforms en bellen.
Mogen we oud-donateurs nog bellen?
Tot drie jaar na het einde van de relatie, als het nummer bij een gift is verkregen en iemand elke keer kan zeggen dat hij niet meer gebeld wil worden. De Checkup is geen juridisch advies.
Is een CBF-Erkenning verplicht?
Nee. Het is een keurmerk dat stichtingen vrijwillig aanvragen. De Checkup is geen keurmerk, maar helpt wel om jullie IT op orde te hebben.
Wie beantwoordt bij een fondsenwervende stichting de vragen?
Een bestuurslid, de directeur of de medewerker die het donateursbestand beheert.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een fondsenwervende stichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van donateurs en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Goede-doelenstichting · Stichting voor een goed doel in het buitenland · Serviceclub · alle 113 soorten
Lees ook:
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?