Gaan de wachtwoorden mee als de president op 1 juli wisselt?
Een serviceclub komt bij elkaar, organiseert acties en zamelt geld in voor goede doelen. Het bestuur wisselt vaak, en de leden hebben het druk. Met de +Z Checkup zien jullie welke accounts goed geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staan de accounts van de club op functies, of op de mail van personen?
- Keurt één penningmeester alle betalingen van de stichting goed?
- Staat de vorige president nog als beheerder in het ledensysteem?
- Weet de nieuwe secretaris wie de clubsite beheert?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het ledensysteem, de clubsite en een snelle wisseling
Rotaryclubs in Nederland werken met de ledenadministratie van de Stichting Rotary Administratie Nederland. De secretaris voert nieuwe leden in, en leden zien hun gegevens in hun profiel op rotary.nl. Lionsclubs werken met LionsBase. Daarin beheren secretarissen de gegevens van leden en de clubsite. Bij Kiwanis en andere clubs verschilt het per land en per club.
In die systemen staan meer dan alleen namen. Denk aan adressen, geboortedata en beroep. Bij Rotary en Lions begint het clubjaar op 1 juli, bij Kiwanis op 1 oktober. Dan wisselen president en vaak ook andere functies. Wie dit jaar secretaris is, is het volgend jaar soms niet meer.
Daarnaast heeft een club vaak een eigen website, een mailadres, een groepsapp en een bankrekening. Die zijn ooit aangemaakt door een actief lid, soms op zijn eigen mailadres. Bij de jaarlijkse wisseling gaat de voorzittershamer over. De wachtwoorden gaan niet vanzelf mee.
De stichting voor de goede doelen en de penningmeester
Veel clubs zetten het geld voor goede doelen in een aparte stichting, los van de contributie. Heeft die stichting een ANBI-status, dan publiceert ze een aantal gegevens op internet, zoals het beleid en de bestuurders. Dat staat vaak op een pagina van de clubsite. Spreek af wie die pagina bijhoudt.
Bij een benefietactie of veiling komt veel geld binnen en gaat het snel weer naar een project. Dat trekt oplichters aan. Een valse mail die van de president lijkt te komen, met het verzoek om vandaag een bedrag over te maken, ziet er overtuigend uit. Laat een tweede bestuurslid grote betalingen goedkeuren. Dan valt zo'n verzoek sneller op.
Leden zijn vaak ondernemers. Gebruik de ledenlijst niet zomaar voor een aanbod van een lid of sponsor. Dat past meestal niet bij het doel waarvoor jullie de gegevens kregen.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie club kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een serviceclub
Maak mailadressen voor functies
Maak adressen als secretaris@ en penningmeester@ op een domein van de club. Bij de jaarlijkse wissel geven jullie het adres door, en de mail en de accounts gaan mee.
Keur betalingen van de stichting met z'n tweeën goed
Stel bij de bank in dat een tweede bestuurslid elke betaling vanaf de rekening van de goede-doelenstichting goedkeurt.
Maak de jaarlijkse wisseling ook digitaal
Loop bij elke bestuurswissel na wie beheerder is van de clubsite, de bank, de groepsapp en het ledensysteem. Geef de nieuwe mensen toegang en haal de oude eruit.
Waar de Checkup op let bij jullie club
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen jullie club gebruikt: het ledensysteem van de landelijke organisatie, de clubsite, de mail van het bestuur, de groepsapp, de bankrekeningen van club en stichting, en eventueel een ticketsysteem voor een benefiet. Per systeem vragen we op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Omdat het bestuur elk jaar wisselt, vraagt de Checkup ook hoe de overdracht gaat. Voor de penningmeester vraagt hij of grote betalingen door twee mensen worden goedgekeurd, en of de bankrekening een tweede inlogstap heeft: naast een wachtwoord een code op de telefoon.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de club, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Het ledensysteem is van de landelijke organisatie. Waarom kijkt de Checkup daar dan naar?
Het systeem zelf beheren jullie niet. Wel wie er namens de club een inlog heeft, en of die mensen nog een functie hebben. Daar gaat de Checkup over.
Wij hebben een club en een stichting. Doen we de Checkup dan twee keer?
Nee. Jullie vullen de Checkup één keer in, voor de club. De rekening en de ANBI-pagina van de stichting nemen jullie daarin mee.
Moet elke serviceclub een ANBI-pagina hebben?
Alleen als de stichting of club een ANBI-status heeft. Dan vraagt de Belastingdienst om een aantal gegevens op internet. Twijfelen jullie, kijk dan op de site van de Belastingdienst.
Wie in de club vult de Checkup in?
Meestal de secretaris of een bestuurslid dat een paar jaar meegaat. Zo blijft het plan bekend als het bestuur elk jaar wisselt.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een serviceclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en donateurs, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Ondernemers- en zzp-netwerk · Goede-doelenstichting · Fondsenwervende stichting · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over