Op wiens naam staat het inschrijfplatform als die bestuurder stopt?
Een ondernemers- of zzp-netwerk brengt zelfstandigen en kleine bedrijven bij elkaar, met een ontbijtsessie, een borrel, een workshop of een online ledengids. Het bestuur bestaat uit ondernemers die het naast hun eigen werk doen. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staan er woonadressen van zzp'ers in de online ledengids?
- Kiezen leden zelf wat er over hen in de gids staat?
- Wie heeft na de borrel alle telefoonnummers van jullie leden?
- Krijgt een lid dat opzegt nog steeds de nieuwsbrief?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Bijeenkomsten, de ledengids en de groepsapp
Voor elke bijeenkomst schrijven mensen zich in via een formulier of een platform voor evenementen. Leden staan in een ledengids met hun bedrijf, specialisme en contactgegevens. Er is een groepsapp of een groep op een zakelijk sociaal netwerk om vragen te stellen en klussen door te geven. En een nieuwsbrief kondigt de volgende sessie aan.
Dat werkt goed, en het is precies waar een netwerk om draait: elkaar kunnen vinden. Het wordt lastig als alles op naam van één persoon staat. Een voorbeeld: het account van het inschrijfplatform staat op het privé-mailadres van de oprichter. Stopt die met het netwerk, dan kan niemand de volgende bijeenkomst meer aanmaken.
Contactgegevens van zzp'ers, woonadressen en de nieuwsbrief
Gegevens over een bv zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geen persoonsgegevens. Maar informatie over een klein bedrijf kan ook iets zeggen over de eigenaar, en een mailadres dat maar één persoon gebruikt, is wel een persoonsgegeven. Bij een zzp-netwerk gaat het dus bijna altijd om persoonsgegevens, en dan geldt de AVG, de Europese privacywet.
Veel zzp'ers werken vanuit huis en gebruiken hun eigen telefoonnummer. De eigenaar van een eenmanszaak kan bij KVK altijd het bezoekadres laten afschermen in het Handelsregister. Zet daarom in de ledengids alleen wat een lid zelf wil laten zien, en stuur geen lijsten met woonadressen rond.
Stuur je aankondigingen ook naar mensen die ooit een visitekaartje gaven maar geen lid zijn, kijk dan naar de regels tegen spam van de ACM. Daarin staat onder meer dat in elk bericht een makkelijke manier moet staan om je af te melden.
De Checkup signaleert welke regels voor je netwerk kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie netwerk
We kijken naar wat bij een ondernemersnetwerk telt: dat het netwerk blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de oprichter stopt
De zwakke plek: het inschrijfplatform, de nieuwsbrief en de groep staan vaak op het privé-mailadres van één bestuurder.
Zo gaat het mis: stopt die bestuurder met het netwerk, dan kan niemand de volgende bijeenkomst meer aanmaken.
Wat jullie doen: zet het platform, de nieuwsbrief en de groep op een mailadres van het netwerk, met twee bestuursleden die erbij kunnen.
De ledengids en de lijsten van het netwerk
De zwakke plek: de ledengids en de lijst met inschrijvingen staan op accounts van één persoon.
Zo gaat het mis: kan het bestuur niet meer bij dat account, dan is de ledengids weg voor het netwerk.
Wat jullie doen: houd de lijsten van het netwerk op een account van het netwerk, en maak een overdrachtslijst voor als een bestuurslid stopt.
Woonadressen, deelnemerslijsten en de groepsapp
De zwakke plek: woonadressen van zzp'ers in de ledengids, en lijsten met telefoonnummers na een borrel.
Zo gaat het mis: een lid staat ongewild met het woonadres in de gids. Na de borrel heeft iedereen alle telefoonnummers.
Wat jullie doen: laat leden kiezen wat er in de gids staat, en mail na een borrel geen lijst met alle telefoonnummers rond.
Kloppende lijsten en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: een nieuwsbrief met adressen van leden die al opzegden, en een bestuur dat betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: een lid dat opzegt krijgt nog steeds de nieuwsbrief. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: zet in elk bericht een makkelijke manier om je af te melden, houd de ledenlijst op één plek bij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het inschrijfplatform, de ledengids, de nieuwsbrief en de groepsapp, en de vragen gaan over het netwerk, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een ondernemers- of zzp-netwerk
Laat leden kiezen wat in de gids staat
Vraag bij de inschrijving welke gegevens in de ledengids mogen: bedrijfsnaam, website, mail, telefoon. Een adres hoort er alleen bij als het lid dat zelf wil.
Deel de deelnemerslijst anders
Mail na een borrel geen lijst met alle telefoonnummers rond. Vraag bij de inschrijving wie de eigen gegevens wil delen, of verwijs naar de ledengids.
Zet het inschrijfplatform op het netwerk
Gebruik een mailadres van het netwerk voor het platform, de nieuwsbrief en de groep op sociale media. Zet er een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op, en zorg dat twee bestuursleden erbij kunnen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid beantwoordt in eigen tempo de vragen over het netwerk, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Ons netwerk is geen vereniging, maar een losse groep ondernemers. Kan de Checkup dan ook?
Ja. De vragen gaan over wat het netwerk samen gebruikt: het inschrijfplatform, de ledengids, de groepsapp en de mail. Welke rechtsvorm het netwerk heeft, maakt daarvoor weinig uit.
Het plan gaat uit van wat jullie aanklikken, en blijft van het netwerk, ook als het bestuur wisselt.
Gaat de Checkup ook over de IT van mijn eigen bedrijf?
Nee. De Checkup voor verenigingen en stichtingen gaat over het netwerk. Voor je eigen bedrijf is er de gewone +Z Checkup.
Zo blijft het plan van het netwerk los van de IT van de bedrijven van de bestuursleden.
Mogen we foto's van de borrel op sociale media zetten?
Veel netwerken doen dat. Vertel vooraf dat er foto's gemaakt worden en waar ze komen. Wil iemand er niet op, haal de foto dan weg.
Spreek af wie de foto's plaatst, en op welk account van het netwerk. Dit is geen juridisch advies.
Ook interessant
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een ondernemers- of zzp-netwerk, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.