Na de netwerkborrel mailt een bestuurslid de deelnemerslijst rond, met alle telefoonnummers erop. Zo houd je de gegevens van je netwerk op orde.
Een ondernemers- of zzp-netwerk brengt zelfstandigen en kleine bedrijven bij elkaar, met een ontbijtsessie, een borrel, een workshop of een online ledengids. Het bestuur bestaat uit ondernemers die het naast hun eigen werk doen. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Bijeenkomsten, de ledengids en de groepsapp
Voor elke bijeenkomst schrijven mensen zich in via een formulier of een platform voor evenementen. Leden staan in een ledengids met hun bedrijf, specialisme en contactgegevens. Er is een groepsapp of een groep op een zakelijk sociaal netwerk om vragen te stellen en klussen door te geven. En een nieuwsbrief kondigt de volgende sessie aan.
Dat werkt goed, en het is precies waar een netwerk om draait: elkaar kunnen vinden. Het wordt lastig als alles op naam van één persoon staat. Een voorbeeld: het account van het inschrijfplatform staat op het privé-mailadres van de oprichter. Stopt hij met het netwerk, dan kan niemand de volgende bijeenkomst meer aanmaken.
Contactgegevens van zzp'ers, woonadressen en de nieuwsbrief
Gegevens over een bv zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geen persoonsgegevens. Maar informatie over een klein bedrijf kan ook iets zeggen over de eigenaar, en een mailadres dat maar één persoon gebruikt, is wel een persoonsgegeven. Bij een zzp-netwerk gaat het dus bijna altijd om persoonsgegevens, en dan geldt de AVG, de Europese privacywet.
Veel zzp'ers werken vanuit huis en gebruiken hun eigen telefoonnummer. De eigenaar van een eenmanszaak kan bij KVK altijd het bezoekadres laten afschermen in het Handelsregister. Zet daarom in de ledengids alleen wat een lid zelf wil laten zien, en stuur geen lijsten met woonadressen rond.
Stuur je aankondigingen ook naar mensen die ooit een visitekaartje gaven maar geen lid zijn, kijk dan naar de regels tegen spam van de ACM. Daarin staat onder meer dat in elk bericht een makkelijke manier moet staan om je af te melden.
De Checkup signaleert welke regels voor je netwerk kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een ondernemers- of zzp-netwerk
Laat leden kiezen wat in de gids staat
Vraag bij de inschrijving welke gegevens in de ledengids mogen: bedrijfsnaam, website, mail, telefoon. Een adres hoort er alleen bij als het lid dat zelf wil.
Deel de deelnemerslijst anders
Mail na een borrel geen lijst met alle telefoonnummers rond. Vraag bij de inschrijving wie zijn gegevens wil delen, of verwijs naar de ledengids.
Zet het inschrijfplatform op het netwerk
Gebruik een mailadres van het netwerk voor het platform, de nieuwsbrief en de groep op sociale media. Zet er een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op, en zorg dat twee bestuursleden erbij kunnen.
Waar de Checkup op let bij je netwerk
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen je netwerk gebruikt: het inschrijfplatform, de ledengids, de nieuwsbrief, de groepsapp of de groep op sociale media, de website, de bankrekening en de mail van het bestuur. Per systeem vraagt de Checkup op wiens naam het staat en wie erbij kan.
In het IT-plan staan stappen die een bestuurslid kan doen: accounts op naam van het netwerk, een tweede inlogstap op het inschrijfplatform en de sociale media, afspraken over wat er in de ledengids komt, en een overdrachtslijst voor als een bestuurslid stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. De IT van je eigen bedrijf valt er niet onder.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over het netwerk, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Ons netwerk is geen vereniging, maar een losse groep ondernemers. Kan de Checkup dan ook?
Ja. De vragen gaan over wat het netwerk samen gebruikt: het inschrijfplatform, de ledengids, de groepsapp en de mail. Welke rechtsvorm het netwerk heeft, maakt daarvoor weinig uit.
Gaat de Checkup ook over de IT van mijn eigen bedrijf?
Nee. De Checkup voor verenigingen en stichtingen gaat over het netwerk. Voor je eigen bedrijf is er de gewone +Z Checkup.
Mogen we foto's van de borrel op sociale media zetten?
Veel netwerken doen dat. Vertel vooraf dat er foto's gemaakt worden en waar ze komen. Wil iemand er niet op, haal de foto dan weg. Dit is geen juridisch advies.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.