Wat gebeurt er met de gegevens van leden als jullie van leverancier wisselen?
Een beroeps- of brancheorganisatie heeft vaak een klein bureau of een bestuur van vakgenoten. Ze houdt een ledenregister bij, regelt nascholing, geeft een vakblad uit en praat namens de leden met de overheid. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Laat de ledenzoeker op jullie website het huisadres van zelfstandige leden zien?
- Wie heeft er nog een beheerdersaccount op jullie ledenportaal?
- Belt het bureau de congreslocatie eerst als die een nieuw rekeningnummer mailt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ledenregister, nascholing en het ledenportaal
De kern is het ledenregister: wie is lid, sinds wanneer, en met welke erkenning of specialisatie. Daar hangt vaak een portaal aan waar leden hun gegevens bijwerken, nascholingspunten bijhouden en de stukken voor de algemene ledenvergadering lezen. Op de openbare website staat een zoeker waarmee klanten een lid in de buurt vinden. Daarnaast zijn er webinars, een nieuwsbrief en een congres met inschrijvingen.
Het portaal en de website worden meestal gebouwd en gehost door een leverancier. Dat is verstandig. De leverancier bewaart dan wel de gegevens van jullie leden voor jullie. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens leg je dat vast in een verwerkersovereenkomst: afspraken over onder meer beveiliging, geheimhouding en wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking stopt.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: een oud-bestuurslid heeft nog een beheerdersaccount op het ledenportaal, omdat niemand eraan dacht dat account weg te halen.
Adressen van leden, de nieuwsbrief en valse facturen
Gegevens over een bv zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geen persoonsgegevens. De naam van een contactpersoon, of een mailadres dat maar één persoon gebruikt, wel. In een ledenregister staan die bijna altijd, dus geldt de AVG, de Europese privacywet.
Veel leden werken als zelfstandige, vaak vanuit huis. Het bezoekadres van een eenmanszaak kan KVK altijd afschermen in het Handelsregister. Laat de ledenzoeker op je eigen website daarom niet meer tonen dan een lid wil, bijvoorbeeld alleen de plaats.
Mail je reclame voor het congres ook aan mensen die geen lid zijn, kijk dan naar de regels tegen spam van de ACM. Daarin staat onder meer dat in elk bericht een makkelijke manier moet staan om je af te melden. En krijg je een mail van de congreslocatie met een nieuw rekeningnummer, bel dan eerst het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie organisatie
We kijken naar wat bij een beroeps- of brancheorganisatie telt: dat de organisatie blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien met een leverancier
De zwakke plek: het portaal en de website worden gebouwd en gehost door een leverancier, en de beheerdersaccounts hangen aan losse mensen.
Zo gaat het mis: vertrekt een bestuurslid dat alles regelde, dan weet niemand meer wie bij de leverancier beheerder is of hoe je inlogt.
Wat jullie doen: leg per systeem vast wie het beheert en welke afspraken er met de leverancier zijn, en zorg voor een tweede beheerder.
Het ledenregister bij een wissel van leverancier
De zwakke plek: het ledenregister, de nascholingspunten en de inschrijvingen staan bij de leverancier.
Zo gaat het mis: wisselen jullie van leverancier, of stopt hij, dan is niet duidelijk wat er met de gegevens van leden gebeurt.
Wat jullie doen: bewaar zelf een kopie van het ledenregister, en leg in de verwerkersovereenkomst vast wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking stopt.
Beheerdersaccounts en de ledenzoeker
De zwakke plek: oud-bestuursleden houden een beheerdersaccount, en de ledenzoeker toont meer dan een lid wil.
Zo gaat het mis: een oud-bestuurslid kan nog in het ledenportaal. Of de zoeker laat het huisadres van een zelfstandig lid zien.
Wat jullie doen: loop de beheerdersaccounts na met de leverancier, en laat leden kiezen wat de zoeker toont.
Geen valse facturen
De zwakke plek: het bureau betaalt het congres en andere rekeningen op een mail.
Zo gaat het mis: een mail van de congreslocatie geeft een nieuw rekeningnummer, en het geld gaat naar een oplichter.
Wat jullie doen: bel bij een nieuw rekeningnummer eerst het nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het ledenregister en het portaal, de website met de ledenzoeker, de nieuwsbrief, de inschrijvingen voor het congres en de boekhouding, en de vragen gaan over de organisatie, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een beroeps- of brancheorganisatie
Loop de beheerdersaccounts na
Vraag je leverancier om een lijst van iedereen met beheerdersrechten op het portaal en de website. Haal oud-bestuurders en oud-medewerkers eraf.
Vraag naar de verwerkersovereenkomst
Kijk of er een verwerkersovereenkomst is met de leverancier van het ledenportaal en met die van de nieuwsbrief. Is die er niet, vraag er dan om.
Laat leden kiezen wat de zoeker toont
Geef leden in het portaal een keuze: met adres, alleen de plaats, of niet in de zoeker. Kies als standaard de optie die het minst laat zien.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of iemand van het bureau beantwoordt in eigen tempo de vragen over de organisatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We hebben een bureau met een paar medewerkers. Past de Checkup voor verenigingen dan?
Ja, als het gaat om de IT van de organisatie: het ledenregister, het portaal, de website en de mail. De vragen gaan over hoe het bureau en het bestuur daarmee werken.
Werkt het bureau met veel eigen systemen en medewerkers, dan kan de gewone +Z Checkup beter passen. Twijfelen jullie? Neem dan contact op via de pagina Kennismaken.
Onze leden zijn bedrijven. Geldt de AVG dan wel?
Gegevens over een bv of een andere rechtspersoon zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geen persoonsgegevens. Maar de naam van een contactpersoon, of een mailadres dat maar één persoon gebruikt, wel. In een ledenregister staan die bijna altijd.
De Checkup vraagt hoe jullie daarmee omgaan, bijvoorbeeld wat de ledenzoeker laat zien en of er een verwerkersovereenkomst is met de leverancier. Wat nog ontbreekt, komt als stap in jullie plan. Het is geen juridisch advies.
Mag het bureau een AI-assistent gebruiken voor het vakblad?
Voor een eerste opzet of het inkorten van een eigen tekst kan dat handig zijn. Plak er geen ledenlijsten, klachten over leden of vertrouwelijke stukken van het bestuur in.
Jullie plan helpt je daar afspraken over te maken, zodat iedereen op het bureau en in het bestuur weet wat wel en niet kan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Ondernemers- of zzp-netwerk · Ondernemers- of winkeliersvereniging · Evenementen- of festivalstichting · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een beroeps- of brancheorganisatie, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.