Op de website vinden klanten via een zoeker een lid bij hen in de buurt. Zo houd je dat ledenregister en de rest van je organisatie op orde.
Een beroeps- of brancheorganisatie heeft vaak een klein bureau of een bestuur van vakgenoten. Ze houdt een ledenregister bij, regelt nascholing, geeft een vakblad uit en praat namens de leden met de overheid. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Ledenregister, nascholing en het ledenportaal
De kern is het ledenregister: wie is lid, sinds wanneer, en met welke erkenning of specialisatie. Daar hangt vaak een portaal aan waar leden hun gegevens bijwerken, nascholingspunten bijhouden en de stukken voor de algemene ledenvergadering lezen. Op de openbare website staat een zoeker waarmee klanten een lid in de buurt vinden. Daarnaast zijn er webinars, een nieuwsbrief en een congres met inschrijvingen.
Het portaal en de website worden meestal gebouwd en gehost door een leverancier. Dat is verstandig. De leverancier bewaart dan wel de gegevens van je leden voor jou. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens leg je dat vast in een verwerkersovereenkomst: afspraken over onder meer beveiliging, geheimhouding en wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking stopt.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: een oud-bestuurslid heeft nog een beheerdersaccount op het ledenportaal, omdat niemand eraan dacht dat account weg te halen.
Adressen van leden, de nieuwsbrief en valse facturen
Gegevens over een bv zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geen persoonsgegevens. De naam van een contactpersoon, of een mailadres dat maar één persoon gebruikt, wel. In een ledenregister staan die bijna altijd, dus geldt de AVG, de Europese privacywet.
Veel leden werken als zelfstandige, vaak vanuit huis. Het bezoekadres van een eenmanszaak kan KVK altijd afschermen in het Handelsregister. Met een aantal beroeps- en brancheorganisaties heeft KVK ook afspraken in een convenant, over afschermen als er waarschijnlijk gevaar dreigt. Laat de ledenzoeker op je eigen website daarom niet meer tonen dan een lid wil, bijvoorbeeld alleen de plaats.
Mail je reclame voor het congres ook aan mensen die geen lid zijn, kijk dan naar de regels tegen spam van de ACM. Daarin staat onder meer dat in elk bericht een makkelijke manier moet staan om je af te melden. En krijg je een mail van de congreslocatie met een nieuw rekeningnummer, bel dan eerst het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een beroeps- of brancheorganisatie
Loop de beheerdersaccounts na
Vraag je leverancier om een lijst van iedereen met beheerdersrechten op het portaal en de website. Haal oud-bestuurders en oud-medewerkers eraf.
Vraag naar de verwerkersovereenkomst
Kijk of er een verwerkersovereenkomst is met de leverancier van het ledenportaal en met die van de nieuwsbrief. Is die er niet, vraag er dan om.
Laat leden kiezen wat de zoeker toont
Geef leden in het portaal een keuze: met adres, alleen de plaats, of niet in de zoeker. Kies als standaard de optie die het minst laat zien.
Waar de Checkup op let bij je organisatie
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen je organisatie gebruikt: het ledenregister en het portaal, de website met de ledenzoeker, de nieuwsbrief, het systeem voor nascholing, de inschrijvingen voor het congres, de mail van bureau en bestuur, en de boekhouding. Per systeem vraagt de Checkup wie het beheert, wie erbij kan en welke afspraken er met de leverancier zijn.
In het IT-plan staan stappen voor het bureau en het bestuur: een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de accounts met beheerdersrechten, een kopie van het ledenregister die je zelf bewaart, en afspraken voor betalingen. Werkt je organisatie met een IT-leverancier, dan staat er een voorbeeldmail in het plan met vragen die je kunt stellen. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of iemand van het bureau beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de organisatie, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We hebben een bureau met een paar medewerkers. Past de Checkup voor verenigingen dan?
Ja, als het gaat om de IT van de organisatie: het ledenregister, het portaal, de website en de mail. Werkt je bureau met veel eigen systemen en medewerkers, dan kan de gewone +Z Checkup beter passen. Twijfel je, vraag het ons dan via kennismaken.
Onze leden zijn bedrijven. Geldt de AVG dan wel?
Gegevens over een bv of een andere rechtspersoon zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geen persoonsgegevens. Maar de naam van een contactpersoon, of een mailadres dat maar één persoon gebruikt, wel. De Checkup vraagt hoe jullie daarmee omgaan. Het is geen juridisch advies.
Mag het bureau een AI-assistent gebruiken voor het vakblad?
Voor een eerste opzet of het inkorten van een eigen tekst kan dat handig zijn. Plak er geen ledenlijsten, klachten over leden of vertrouwelijke stukken van het bestuur in. Het IT-plan helpt je daar afspraken over te maken.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Ondernemers- of zzp-netwerk · Ondernemers- of winkeliersvereniging · Evenementen- of festivalstichting · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
AI-gebruiksregels voor je team