Wat gebeurt er met de website als de bouwer ermee stopt?
Een ondernemers- of winkeliersvereniging doet veel samen: een website voor het centrum of het bedrijventerrein, acties en evenementen, sociale media en een groepsapp om elkaar te waarschuwen. Het bestuur bestaat uit ondernemers die het naast hun eigen zaak doen. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Op wiens naam staat de domeinnaam van het centrum?
- Zitten winkeliers die al vertrokken zijn nog in de groepsapp?
- Wie kijkt naar een grote betaling voordat die van de rekening van de vereniging gaat?
- Mag een camerabeeld van een winkeldief zomaar in de groepsapp?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De BIZ, de website van het centrum en de acties
Heeft jullie winkelgebied of bedrijventerrein een bedrijveninvesteringszone (BIZ), dan betalen de ondernemers daar een verplichte bijdrage aan de gemeente. De gemeente geeft dat geld als subsidie aan de stichting of vereniging van de ondernemers. Met dat geld of met de contributie betaalt de vereniging bijvoorbeeld de website van het centrum, de sociale media, een cadeaubon die in meerdere winkels werkt, of de acties rond de feestdagen. De website en de accounts zijn vaak gemaakt door een webbureau of door een ondernemer uit het bestuur.
Een voorbeeld: het domein van de centrumwebsite staat op naam van een oud-voorzitter die de eigen zaak heeft verkocht. Mist die de mail over de verlenging, dan is de website van het hele centrum niet meer bereikbaar.
Winkeldieven, camera's en de ledenlijst
Winkeliers willen elkaar waarschuwen voor winkeldieven. Dat is begrijpelijk. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zegt wel dat je foto's van winkeldieven niet zomaar mag delen via mail of WhatsApp. Wil je elkaar in een winkelgebied waarschuwen met namen en foto's, dan kan dat met een vergunning van de AP voor een collectief winkelverbod.
Denkt de vereniging na over camera's, bijvoorbeeld bij de ingang van een bedrijventerrein? Dan stelt de AVG, de Europese privacywet, eisen. De AP noemt onder meer: je hebt een goede reden nodig, je laat met bordjes zien dat er gefilmd wordt, je regelt wie de beelden mag bekijken en je bewaart ze niet langer dan nodig.
De ledenlijst bevat vooral bedrijven. Gegevens over een bv of een andere rechtspersoon zijn volgens de AP geen persoonsgegevens. Maar informatie over een klein bedrijf kan ook iets zeggen over de eigenaar, en een mailadres dat maar één persoon gebruikt, is wel een persoonsgegeven. Dan geldt de AVG toch.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
- Ondernemersplein: BIZ (bedrijveninvesteringszone) oprichten
- Autoriteit Persoonsgegevens: vergunning voor winkeliers die elkaar waarschuwen voor winkeldieven
- Autoriteit Persoonsgegevens: beelden delen van iemand die de regels overtreedt
- Autoriteit Persoonsgegevens: regels cameratoezicht voor organisaties
- Autoriteit Persoonsgegevens: wat zijn persoonsgegevens?
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een ondernemersvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
De website van het centrum in de lucht houden
De zwakke plek: het domein en de website van het centrum staan op naam van een oud-voorzitter, een webbureau of een ondernemer uit het bestuur.
Zo gaat het mis: mist een oud-voorzitter de mail over de verlenging, dan is de website van het hele centrum niet meer bereikbaar.
Wat jullie doen: zet het domein en de website op naam van de vereniging, met een mailadres van het bestuur waar minstens twee mensen bij kunnen.
De ledenlijst, acties en het archief
De zwakke plek: de ledenlijst en de stukken van acties en evenementen staan bij bestuursleden, naast hun eigen zaak.
Zo gaat het mis: stopt een bestuurslid of verkoopt die de eigen zaak, dan neemt die de stukken en de contacten mee.
Wat jullie doen: bewaar de lijsten en stukken van de vereniging op een plek van de vereniging, met een overdrachtslijst voor een bestuurswissel.
De groepsapp, camera's en vertrokken winkeliers
De zwakke plek: een groepsapp om elkaar te waarschuwen, met winkeliers die al vertrokken zijn, en foto's van winkeldieven.
Zo gaat het mis: een foto van een winkeldief gaat rond, terwijl dat niet zomaar mag. Wie al weg is, leest nog mee.
Wat jullie doen: spreek af waarvoor de groepsapp is, zonder foto's of namen van personen, en wijs twee beheerders aan die vertrokken ondernemers verwijderen.
Geen valse betaalverzoeken en kloppende ledengegevens
De zwakke plek: grote betalingen aan het webbureau of de leverancier van de feestverlichting, en een ledenlijst met mailadressen van eigenaren.
Zo gaat het mis: een mail meldt een nieuw rekeningnummer van de leverancier, en de betaling gaat naar een oplichter.
Wat jullie doen: laat een tweede bestuurslid grote betalingen goedkeuren, en bel een nieuw rekeningnummer altijd na, op het nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de website en het domein, de sociale media, de ledenlijst en de groepsapp, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een ondernemers- of winkeliersvereniging
Zet domein en website op de vereniging
Vraag je webbureau of hostingpartij op wiens naam het domein staat. Zet het op naam van de vereniging, met een mailadres van het bestuur waar minstens twee mensen bij kunnen.
Maak afspraken voor de groepsapp
Spreek af waarvoor de groepsapp van de winkeliers is: een melding over een verdachte situatie, zonder foto's of namen van personen. Wijs twee beheerders aan die nieuwe leden toevoegen en vertrokken ondernemers verwijderen.
Kijk met z'n tweeën naar grote betalingen
Laat een tweede bestuurslid meekijken bij grote betalingen, zoals aan het webbureau of de leverancier van de feestverlichting. Bel een nieuw rekeningnummer altijd na, op het nummer dat je al had.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Mogen winkeliers foto's van winkeldieven in onze groepsapp delen?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag dat niet zomaar. Wil je elkaar waarschuwen met namen en foto's, dan kan dat met een vergunning voor een collectief winkelverbod.
Een melding over een verdachte situatie, zonder foto's of namen van personen, kan wel. De Checkup vraagt hoe jullie groepsapp nu werkt. Het is geen juridisch advies.
Gaat de Checkup ook over de IT van onze eigen winkels?
Nee. De Checkup voor verenigingen gaat over wat jullie samen doen: de website, de accounts, de ledenlijst en de groepsapp. Voor je eigen zaak is er de +Z Checkup per branche.
Zo blijft het plan van de vereniging los van de IT van de zaken van de bestuursleden.
Mogen we de BIZ-bijdrage gebruiken voor de Checkup?
Dat hangt af van de afspraken met je gemeente over waar het geld aan besteed wordt. Kijk in jullie BIZ-plan, of vraag het na bij de gemeente.
Gaat het om het geld van de BIZ zelf, kijk dan ook bij de pagina voor ondernemersfondsen en BIZ.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Evenementen- of festivalstichting · Oranjevereniging · Buurtvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een ondernemers- of winkeliersvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.