In de groepsapp van de winkeliers verschijnt een camerabeeld van een winkeldief. Zo houd je de IT van je winkeliersvereniging op orde.

Heeft jullie winkelgebied of bedrijventerrein een bedrijveninvesteringszone, kort BIZ? Dan betalen de ondernemers in die zone een verplichte bijdrage aan de gemeente. De gemeente betaalt dat geld als subsidie aan de stichting of vereniging van de ondernemers. Een BIZ loopt maximaal vijf jaar en kan daarna worden verlengd.

Met dat geld of met de contributie betaalt de vereniging bijvoorbeeld de website van het centrum, de sociale media, een cadeaubon die in meerdere winkels werkt, of de acties rond de feestdagen. De website en de accounts zijn vaak gemaakt door een webbureau of door een ondernemer uit het bestuur.

Een voorbeeld: het domein van de centrumwebsite staat op naam van een oud-voorzitter die zijn zaak heeft verkocht. Mist hij de mail over de verlenging, dan is de website van het hele centrum niet meer bereikbaar.

Winkeliers willen elkaar waarschuwen voor winkeldieven. Dat is begrijpelijk. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zegt wel dat je foto's van winkeldieven niet zomaar mag delen via mail of WhatsApp. Wil je elkaar in een winkelgebied waarschuwen met namen en foto's, dan kan dat met een vergunning van de AP voor een collectief winkelverbod. Daarbij is altijd iemand van de politie, de gemeente of het Openbaar Ministerie betrokken. Voor de aanvraag is er een modelprotocol van het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid (CCV).

Denkt de vereniging na over camera's, bijvoorbeeld bij de ingang van een bedrijventerrein? Dan stelt de AVG, de Europese privacywet, eisen. De AP noemt onder meer: je hebt een goede reden nodig, je laat met bordjes zien dat er gefilmd wordt, je regelt wie de beelden mag bekijken en je bewaart ze niet langer dan nodig.

De ledenlijst bevat vooral bedrijven. Gegevens over een bv of een andere rechtspersoon zijn volgens de AP geen persoonsgegevens. Maar informatie over een klein bedrijf kan ook iets zeggen over de eigenaar, en een mailadres dat maar één persoon gebruikt, is wel een persoonsgegeven. Dan geldt de AVG toch.

De Checkup signaleert welke regels voor je organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.

• Ondernemersplein: BIZ (bedrijveninvesteringszone) oprichten
• Autoriteit Persoonsgegevens: vergunning voor winkeliers die elkaar waarschuwen voor winkeldieven
• Autoriteit Persoonsgegevens: beelden delen van iemand die de regels overtreedt
• Autoriteit Persoonsgegevens: regels cameratoezicht voor organisaties
• Autoriteit Persoonsgegevens: wat zijn persoonsgegevens?

Een bestuurslid vult de vragen in over de vereniging. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de website en het domein, de sociale media, de nieuwsbrief aan klanten, de ledenlijst, de groepsapp, eventuele camera's en de mail van het bestuur. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.

In het IT-plan staat dan wat eerst kan. Bijvoorbeeld het domein op naam van de vereniging zetten, een tweede inlogstap op de sociale media, en afspraken over wat wel en niet in de groepsapp hoort. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Werkt de vereniging met een webbureau, dan staat er een voorbeeldmail in het plan. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies.

Verwante verenigingen en stichtingen: Evenementen- of festivalstichting · Oranjevereniging · Buurtvereniging · alle verenigingen

Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team