Wie leest er mee in de mail waarin je je deals sluit?
Bevrachting gaat snel, per mail, telefoon en chat, met partijen over de hele wereld. Met de +Z Checkup zorg je dat je mail, accounts en betalingen bestand zijn tegen oplichters.
Even eerlijk
- Merk je het als iemand in je mailbox een regel zet die mail doorstuurt?
- Staan je onderhandelingen in een chat op je privételefoon?
- Waar blijven je afspraken als een bevrachter met zijn mailbox vertrekt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Onderhandelen, charterpartijen en vracht
Een bevrachter brengt schepen en lading bij elkaar. Je onderhandelt over vrachtprijzen en voorwaarden, vaak met meerdere partijen tegelijk, per mail en chat. Een deal leg je vast in een charterpartij, vaak op een standaardformulier van BIMCO. In Nederland heet ook de scheepsagent vaak cargadoor. Deze pagina gaat over het bevrachten.
Daarna volgen vrachtbetalingen, liggeld, commissies en facturen met partijen in andere landen. Je mail is je archief: daarin staat wat er is afgesproken.
Oplichters weten dat. Ze doen zich voor als een bevrachter of reder, of nemen een mailbox over om net op tijd een nieuw rekeningnummer te sturen. Bedragen zijn groot, en geld dat naar het buitenland gaat, is moeilijk terug te halen.
Contracten, fraude en gegevens
- Cyberclausule. BIMCO heeft een standaardclausule over cyberbeveiliging voor charterpartijen. Daarin spreken partijen af dat ze maatregelen nemen en elkaar inlichten bij een incident. Bron: BIMCO.
- Betalingsfraude. Een betaalverzoek met een nieuw rekeningnummer controleer je altijd via een kanaal dat je al kende, zoals een telefoonnummer uit een eerdere deal.
- Je mail als archief. Bewaar je afspraken zo dat je ze bij een geschil terugvindt, ook als iemand vertrekt of een mailbox kwijtraakt.
Drie eerste stappen voor je bevrachtingskantoor
Verifieer elk nieuw rekeningnummer per telefoon
Een nieuw of gewijzigd rekeningnummer voor vracht, liggeld of commissie controleer je met een telefoontje naar een nummer dat je al had.
Tweede inlogstap op je mail en chat
Je mail en de chatapps waarin je onderhandelt, krijgen een tweede inlogstap. Zo kan niemand meelezen of uit jouw naam schrijven.
Zet je mailarchief op naam van het bedrijf
Mailboxen en chataccounts staan op naam van het bedrijf, met een kopie. Vertrekt een bevrachter, dan blijven de afspraken bij jou.
Hoe de Checkup rekening houdt met je bevrachtingskantoor
Als branche past Energie, water, transport of logistiek met Transport of logistiek, of Zakelijke dienstverlening als je jezelf vooral als dienstverlener ziet. Je mail, je chatapps en je administratie voeg je toe. De Checkup vraagt per systeem of er een tweede inlogstap op zit en of je zelf een kopie hebt.
Over vracht en commissies vraagt de Checkup hoe je een betaalverzoek met nieuwe gegevens controleert, en wie er meekijkt voordat het geld de deur uit gaat. Bij vertrek van een medewerker let je plan op de accounts en het archief.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bevrachtingskantoor, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wij onderhandelen veel via WhatsApp en andere chatapps. Is dat een risico?
Het kan, als het op een privénummer staat of zonder tweede inlogstap. Zorg dat de accounts van het bedrijf zijn, en dat de afspraken bewaard blijven als iemand vertrekt.
Een reder vraagt de vracht naar een nieuwe rekening te betalen. Wat doe ik?
Bel eerst via een nummer dat je al had, niet via het nummer in de mail. Dat is de stap die de meeste fraude voorkomt.
Helpt de Checkup bij de cyberclausule in onze charterpartijen?
De Checkup is geen juridisch advies. Je plan helpt je wel om de maatregelen te nemen die zo'n clausule vraagt, en om te weten wat je doet bij een incident.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bevrachtingskantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bevrachtingskantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.