Wie controleert de betaalbatch voor je tientallen schippers uitbetaalt?
Een bevrachtingskantoor werkt met veel zelfstandige schippers en verladers, en met veel betalingen. Met de +Z Checkup maak je je mail, accounts en betaalproces sterker tegen misbruik.
Even eerlijk
- Wat doe je als een schipper per app laat weten dat hij van rekening wisselt?
- Kan een collega je lijst met verladers en vrachtprijzen meenemen?
- Waar staan je vrachtbrieven als de laptop van kantoor het begeeft?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ladingen, schippers en betalingen
Een bevrachter in de binnenvaart zoekt schepen voor ladingen van verladers, en ladingen voor schippers. Je werkt per telefoon, mail en app, soms via een platform. Je maakt vrachtbrieven, volgt reizen en verdeelt het werk over vaste en losse schippers.
Vervolgens betaal je vracht aan tientallen schippers en factureer je verladers. Schippers wisselen soms van bankrekening, of van schip. Je klantenbestand en je vrachtprijzen zijn vertrouwelijk.
Een valse mail namens een schipper met een nieuw rekeningnummer kan een vracht kosten. Lekt je klantenbestand, dan gaat een concurrent of oplichter met je klanten aan de haal.
Melden, fraude en je koepel
- Elektronisch melden. Schippers met containers, gevaarlijke stoffen of als tanker melden reis en lading elektronisch, bijvoorbeeld met BICS. De gegevens die jij levert, moeten kloppen. Bron: Rijkswaterstaat: BICS.
- Rekeningnummers van schippers. Een gewijzigd rekeningnummer controleer je via een telefoontje naar een nummer dat je al had, voordat je betaalt.
- Koepel. Koninklijke Binnenvaart Nederland is de vereniging voor de binnenvaart, ontstaan uit BLN-Schuttevaer en het CBRB. Bron: Koninklijke Binnenvaart Nederland.
Drie eerste stappen voor je bevrachtingskantoor
Controleer elk nieuw rekeningnummer van een schipper
Voordat je vracht naar een nieuw rekeningnummer betaalt, bel je de schipper via een nummer dat je al had.
Tweede inlogstap op mail en bankzaken
Je mail, je bankzaken en het platform waarop je werkt, krijgen een tweede inlogstap voor iedereen op kantoor.
Laat betaalbatches door een collega goedkeuren
Betaalbatches aan schippers keurt een tweede persoon goed, zeker als er nieuwe rekeningnummers in staan.
Hoe de Checkup rekening houdt met bevrachting in de binnenvaart
Een bevrachtingskantoor in de binnenvaart valt in de Checkup onder Energie, water, transport of logistiek, en daarbinnen onder Transport of logistiek. Je bevrachtingsprogramma, je mail en je bankzaken voeg je toe als systemen. De Checkup vraagt per systeem of er een tweede inlogstap op zit.
Voor de betalingen aan schippers vraagt de Checkup hoe je een vreemd betaalverzoek natrekt, en of iemand anders betaalbatches goedkeurt. Bij vertrouwelijke informatie let je plan op wie bij je klantenbestand kan.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bevrachtingskantoor, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Schippers sturen hun nieuwe rekeningnummer per WhatsApp. Kan ik daarop vertrouwen?
Nee, niet zonder controle. Bel terug via een nummer dat je al had. Oplichters gebruiken ook WhatsApp.
Wij werken met een bevrachtingsplatform. Waar ben ik zelf verantwoordelijk voor?
Voor de accounts: iedereen een eigen login, met een tweede stap, die dichtgaat als iemand vertrekt. En houd zelf een kopie van je gegevens.
We zijn een klein kantoor met drie mensen. Is een tweede persoon voor betalingen haalbaar?
Met drie mensen kan dat prima: de een zet klaar, de ander keurt goed.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bevrachtingskantoor in de binnenvaart, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bevrachtingskantoor in de binnenvaart? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van schippers en verladers, en het geeft de eigenaar rust.