Komt elke betaalinstructie in je mailbox wel van de reder?
Als scheepsagent regel je meldingen, bemanningswissels en havenkosten voor reders uit de hele wereld. Met de +Z Checkup zorg je dat je mail, accounts en betalingen daartegen bestand zijn.
Even eerlijk
- Wat doe je als een reder vraagt een voorschot naar een andere rekening terug te storten?
- Doen collega's meldingen in Portbase met een eigen login of met een gedeelde?
- Hoeveel bemanningslijsten met paspoortnummers staan er nog in je mailbox?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Meldingen, bemanning en havenkosten
Een scheepsagent, in Nederland vaak cargadoor genoemd, zorgt dat een schip zonder problemen de haven in en uit kan. Je doet de meldingen in Portbase voor havenmeester, Douane en andere diensten. Je regelt loodsen, sleepboten, bootmannen, bemanningswissels en leveringen.
Daarbij gaan er veel gegevens door je handen: bemanningslijsten met paspoortnummers, visa en reizen. En veel geld: je ontvangt voorschotten van reders en betaalt havengelden, loodsen en leveranciers.
Een agent is een aantrekkelijk doelwit. Oplichters sturen valse facturen namens reders of leveranciers, of nemen een mailbox over om betalingen om te leiden. Een fout in een melding kan een schip laten wachten.
Portbase, bemanningsgegevens en je vereniging
- Portbase. Veel verplichte meldingen in de Nederlandse havens lopen via Portbase. Per medewerker regel je wie welke meldingen mag doen. Bron: Portbase.
- Bemanningsgegevens (AVG). Paspoortgegevens en reisgegevens van bemanningsleden zijn persoonsgegevens. Bewaar ze afgeschermd, deel ze alleen met wie ze nodig heeft, en ruim ze op als ze niet meer nodig zijn. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Vereniging. De Verenigde Nederlandse Cargadoors (VNC) verenigt de cargadoors, met regionale verenigingen zoals die van de Zeeuwse cargadoors. Bron: VNC.
Drie eerste stappen voor je agentschap
Laat havenbetalingen door een collega controleren
Betalingen aan leveranciers en dienstverleners in de haven keurt een tweede persoon goed. Bij een nieuw rekeningnummer bel je eerst na via een nummer dat je al had.
Tweede inlogstap op mail en Portbase
Iedere medewerker logt in met een tweede stap op de mail en op Portbase. Zo kan niemand met alleen een gestolen wachtwoord meldingen doen of mail sturen uit jouw naam.
Bewaar bemanningsgegevens op één afgeschermde plek
Bemanningslijsten en paspoortkopieën staan niet in losse mails of op het bureaublad, maar op één plek waar alleen de goede mensen bij kunnen.
Hoe de Checkup rekening houdt met je agentschap
Een scheepsagent kiest de branchegroep Energie, water, transport of logistiek en daarbinnen Transport of logistiek. Portbase, je agentschapsprogramma en je bankzaken voeg je toe als systemen. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan en of er een tweede inlogstap op zit.
Bij betalingen vraagt de Checkup hoe je een afwijkend betaalverzoek controleert en of een tweede persoon meekijkt. Bij privacy geef je aan dat je gegevens zoals paspoorten verwerkt. Ben je buiten kantoortijd bereikbaar vanaf je telefoon, dan let je plan op die telefoon.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je agentschap, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
We krijgen elke dag facturen van over de hele wereld. Hoe herken ik een valse?
Let op een nieuw rekeningnummer, haast en een net iets ander mailadres. Bel bij twijfel via een nummer dat je al had. De Checkup maakt daar een vaste stap van.
Mag ik paspoortkopieën van bemanningsleden mailen naar de terminal?
Stuur alleen wat nodig is, naar wie het nodig heeft, liefst via een beveiligde weg zoals Portbase. Bewaar ze niet langer dan nodig.
We werken 24 uur per dag. Hoe houd ik dat veilig?
Met een tweede inlogstap op telefoons en laptops, toestellen die op slot gaan, en een vaste afspraak wie wat mag goedkeuren buiten kantoortijd.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een kantoor als scheepsagent of cargadoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen kantoor als scheepsagent of cargadoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bemanningen en opdrachtgevers, en het geeft de eigenaar rust.