Krijg je betaald voor die spoedorder van een rederij die je niet kent?
Een schip ligt een paar uur in de haven, en dan moet alles aan boord zijn. Met de +Z Checkup zorg je dat je orders, voorraad en betalingen op orde zijn, en dat oplichters geen kans krijgen.
Even eerlijk
- Wie heeft de inlog van je inkoopplatforms voor de scheepvaart?
- Kun je nog leveren als je orderprogramma uitvalt op de dag dat het schip er ligt?
- Klopt je voorraad drank en tabak met wat de douane wil zien?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Orders, voorraad en levering
Een shipchandler levert proviand, technische spullen en andere benodigdheden aan schepen. Orders komen van kapiteins, rederijen en agenten, per mail of via inkoopplatforms voor de scheepvaart. Je bevestigt prijzen, verzamelt de order en levert aan boord, vaak met weinig tijd.
Je voorraad en orderprogramma moeten kloppen, en je chauffeurs hebben de goede papieren bij zich. Voor sommige goederen, zoals drank en tabak, gelden bij levering aan schepen eigen douaneregels.
Oplichters doen zich voor als rederij of agent en bestellen grote orders die nooit betaald worden. Of ze sturen een valse factuur namens een leverancier. Een snelle levering is dan duur.
Douane, betalingen en klantgegevens
- Douaneregels. Lever je goederen waar accijns of douane bij komt kijken aan schepen, dan gelden er regels voor je administratie. De Douane legt uit wat voor jouw situatie geldt. Bron: Douane.
- Nieuwe klanten. Een nieuwe rederij of agent met een grote spoedorder controleer je voordat je levert, via gegevens die je zelf opzoekt.
- Klantgegevens. Namen en gegevens van kapiteins en contactpersonen bewaar je in je orderprogramma, niet in losse lijsten. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je shipchandler
Controleer nieuwe klanten en rekeningnummers
Een nieuwe klant met een grote order, of een leverancier met een nieuw rekeningnummer, bel je na via een nummer dat je zelf opzoekt.
Tweede inlogstap op mail en inkoopplatforms
Je mail en de platforms waarop je orders krijgt, beveilig je met een tweede inlogstap.
Bewaar je order- en voorraadgegevens dubbel
Je orderprogramma en voorraad hebben een automatische kopie. Je hebt geprobeerd of terughalen werkt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je shipchandler
Een shipchandler kiest Retail of webshop als de winkel voorop staat, of Energie, water, transport of logistiek als leveren aan boord de hoofdzaak is. Je orderprogramma, je inkoopplatforms en je voorraad voeg je toe. De Checkup vraagt hoe lang je zonder kunt, en of je terughalen uit de back-up hebt geprobeerd.
Ook vraagt de Checkup hoe je controleert of een betaalverzoek of een nieuwe klant klopt. Rijden chauffeurs met een telefoon of tablet van de zaak, dan let je plan op toestellen die op slot gaan.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je shipchandler, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
We krijgen orders van schepen die we niet kennen. Hoe weet ik of ze kloppen?
Controleer de rederij of agent via gegevens die je zelf opzoekt, niet via de mail. Vraag bij twijfel om vooruitbetaling.
Kijkt de Checkup naar onze douaneadministratie?
Niet naar de regels zelf. Wel of de systemen waarin je administreert veilig zijn, en of je ze terug kunt halen.
Onze orders lopen via een inkoopplatform. Waar zorg ik zelf voor?
Een eigen account per medewerker, een tweede inlogstap en toegang die stopt bij vertrek.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een shipchandler, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen shipchandler? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.