Op de dag van de overdracht: van wie komt die betaalinstructie eigenlijk?
Als scheepsmakelaar breng je koper en verkoper bij elkaar, tot en met de overdracht. Met de +Z Checkup zorg je dat je mail, dossiers en betaalinstructies niet te misbruiken zijn.
Even eerlijk
- Hoe deel je een dossier van een schip dat stil te koop staat?
- Kan een oud-medewerker nog in de map met koopovereenkomsten?
- Wie heeft er naast jou nog toegang tot je mailbox?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dossiers, inspecties en de overdracht
Een scheepsmakelaar in aan- en verkoop werkt met dossiers per schip: specificaties, klassegegevens, inspectierapporten, foto's en de koopovereenkomst. Die gaan heen en weer tussen koper, verkoper, advocaten, banken en klassebureaus.
Bij een deal betaalt de koper een aanbetaling, en bij de overdracht volgt de rest. Het schip gaat over in het register, in Nederland bij het Kadaster. Alles komt samen op één dag, met veel mail en weinig tijd.
Juist op die dag slaan oplichters toe met een valse betaalinstructie. Lekken dossiers over een schip dat stil te koop staat, dan schaadt dat je klant.
Registratie, sancties en gegevens
- Schepenregister. Schepen worden te boek gesteld in het register van het Kadaster. Eigendom en hypotheken gaan daar over. Bron: Kadaster.
- Sancties. Voor de handel in schepen gelden sanctieregels, bijvoorbeeld voor schepen en partijen uit landen met Europese sancties. Leg vast hoe je dat controleert.
- Vertrouwelijke dossiers. Inspectierapporten en prijzen zijn vertrouwelijk. Deel ze via een beveiligde omgeving, niet als bijlage naar iedereen.
Drie eerste stappen voor je makelaardij
Laat een tweede persoon betaalinstructies controleren
Een betaalinstructie voor een aanbetaling of overdracht controleert een tweede persoon. Bij een wijziging bel je na via een nummer dat je al had.
Tweede inlogstap op je mail
Je mail is het hart van elke deal. Zet een tweede inlogstap aan voor iedereen op kantoor.
Deel dossiers via een beveiligde omgeving
Inspectierapporten en contracten deel je via een omgeving waarin je per persoon bepaalt wie wat ziet, en toegang weer intrekt na de deal.
Waar de Checkup op let bij een scheepsmakelaar
Je kiest als branche Zakelijke dienstverlening of Energie, water, transport of logistiek, wat het beste past. Je mail, je dossieromgeving en je administratie voeg je toe. De Checkup vraagt wie bij welke dossiers kan en of er een tweede inlogstap op zit.
Rond aanbetalingen en overdrachten vraagt de Checkup hoe je betaalinstructies controleert, en of een collega meetekent. Bij vertrouwelijke informatie let je plan op wie erbij kan.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je makelaardij, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ons kantoor telt twee mensen. Is een tweede persoon voor betalingen dan te veel?
Met z'n tweeën kan het juist goed: de een zet klaar, de ander keurt goed. Werk je alleen, dan is een telefoontje naar een bekend nummer de belangrijkste stap.
Kijkt de Checkup naar sanctiecontroles?
Nee, dat is aan jou en je juristen. De Checkup kijkt naar je IT: wie bij dossiers kan, hoe je betalingen controleert en wat je doet bij een incident.
We delen dossiers nu via mail. Wat is beter?
Een omgeving waarin je per persoon toegang geeft en weer intrekt. Dan weet je na de deal wie nog bij de stukken kan.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een kantoor als scheepsmakelaar, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen kantoor als scheepsmakelaar? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van kopers en verkopers, en het geeft de eigenaar rust.