Hoe weet een verzekeraar dat je rapport niet is aangepast?
Als surveyor of inspecteur leg je vast wat je aan boord ziet, en anderen nemen er beslissingen op. Met de +Z Checkup zorg je dat je rapporten, foto's en accounts goed beschermd zijn.
Even eerlijk
- Hoeveel foto's van klantschepen staan er nog op privételefoons van je surveyors?
- Kan iemand met jouw mailadres een rapport of factuur sturen?
- Staan rapporten en foto's op één plek met een kopie, of verspreid over laptops?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Inspecties, rapporten en certificaten
Een classificatiebureau of surveyorbureau inspecteert schepen, lading of schade. Je werkt aan boord met een tablet of laptop, maakt foto's en metingen, en schrijft een rapport. Dat rapport gaat naar reders, verzekeraars, kopers of de vlaggenstaat.
Rapporten en certificaten hebben gewicht: een verzekeraar betaalt op basis ervan, een koper koopt op basis ervan. Daarom wil iedereen zeker weten dat ze van jou komen en niet zijn veranderd.
Raakt een tablet met foto's en conceptrapporten kwijt, dan liggen gegevens van je opdrachtgever op straat. Neemt iemand je mail over, dan kan hij valse rapporten of facturen uit jouw naam sturen.
Vertrouwelijkheid, herkomst en regels voor schepen
- Vertrouwelijke rapporten. Inspecties gaan vaak over schade, geschillen of een verkoop. Deel rapporten alleen met wie ze mag zien, via een beveiligde weg.
- Herkomst van documenten. Gebruik een vaste manier om te laten zien dat een rapport of certificaat van jou komt, zoals een digitale handtekening of een plek waar de ontvanger het kan controleren.
- Cyberregels voor schepen. De classificatiebureaus hebben regels opgesteld voor de digitale weerbaarheid van nieuwe schepen (IACS UR E26 en E27). Surveyors krijgen daar bij keuringen mee te maken. Bron: IACS.
Drie eerste stappen voor je bureau
Laat inspectietablets op slot gaan
Tablets en laptops die mee aan boord gaan, zijn versleuteld, gaan op slot en kun je op afstand wissen.
Tweede inlogstap op mail en rapportageomgeving
Iedereen die rapporten maakt of verstuurt, logt in met een tweede stap. Zo kan niemand uit jouw naam rapporten sturen.
Bewaar rapporten en foto's op één plek met een kopie
Concepten, foto's en definitieve rapporten staan in één omgeving met een automatische kopie, niet verspreid over tablets en mail.
Hoe de Checkup rekening houdt met je bureau
Een surveyorbureau kiest meestal Zakelijke dienstverlening, of Energie, water, transport of logistiek als het werk vooral aan schepen is. Je rapportageomgeving, je mail en je archief voeg je toe als systemen. De Checkup vraagt wie erbij kan en of je zelf een kopie hebt.
Werk je veel aan boord, dan krijg je vragen over werken buiten de zaak en over toestellen die op slot gaan. Bij vertrouwelijke informatie let je plan op wie bij welke rapporten kan.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik werk als zelfstandig surveyor. Past de Checkup bij mij?
Ja. Werk je alleen, dan slaat de Checkup de vragen over medewerkers over, en richt je plan zich op je eigen apparaten, accounts en archief.
Hoe laat ik zien dat een rapport van mij komt?
Met een digitale handtekening of een vaste plek waar de ontvanger het kan controleren. De Checkup kijkt vooral of niemand anders uit jouw naam kan versturen.
Mag ik foto's van een schip in mijn eigen fotoapp bewaren?
Liever niet. Zet ze in je zakelijke omgeving met een kopie, en haal ze van je telefoon als ze daar staan.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een classificatie- of surveyorbureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen classificatie- of surveyorbureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van opdrachtgevers, en het geeft de eigenaar rust.