Voor de busreis in het voorjaar verzamelt het bestuur namen, telefoonnummers en soms een allergie. Zo ga je daar netjes mee om, ook na de reis.
Een vrouwenvereniging organiseert het hele jaar lezingen, workshops, handwerk- of leesclubs en uitstapjes. Het bestuur houdt de leden, de contributie en de inschrijvingen bij, soms met hulp van een landelijke organisatie en soms in een eigen spreadsheet. Met de +Z Checkup zie je wat goed gaat, en wat als eerste kan.
Het jaarprogramma, inschrijvingen en de contributie
Het jaarprogramma gaat vaak op papier naar de leden, en staat ook op de website of in een nieuwsbrief. Voor een workshop of excursie schrijven leden zich in bij een bestuurslid: per mail, per telefoon of op een lijst tijdens de bijeenkomst. De contributie wordt vaak één keer per jaar geïncasseerd.
Bij een incasso heeft de penningmeester de rekeningnummers van alle leden. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gelden financiële gegevens over het algemeen als privacygevoelig. Staat de incassolijst in een spreadsheet op de computer thuis, zet er dan een wachtwoord op. En zorg dat de opvolger weet waar hij staat.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de website en het mailadres van de afdeling staan op het privé-mailadres van een oud-bestuurslid. Zolang zij bereikbaar is, gaat het goed. Maar als het wachtwoord kwijt is, kan niemand de website nog aanpassen.
Excursies, verjaardagen en foto's van bijeenkomsten
Voor een busreis vraag je soms meer dan een naam: een telefoonnummer voor noodgevallen, een allergie, of dat iemand slecht ter been is. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die krijgen in de AVG, de Europese privacywet, extra bescherming. Vraag alleen wat je voor de reis nodig hebt, geef de lijst alleen aan de reisleiding, en gooi hem na de reis weg.
Veel verenigingen sturen leden een kaartje op hun verjaardag. Daarvoor staan geboortedata in de ledenlijst. Dat is een mooie gewoonte. Vertel nieuwe leden waarvoor je de datum vraagt, en laat ze kiezen of ze die willen geven.
Is je vereniging verbonden aan een kerk of levensbeschouwing, dan kan uit de ledenlijst iets blijken over het geloof van leden. Ook dat is een bijzonder persoonsgegeven. En een foto van een bijeenkomst waarop leden herkenbaar staan, plaats je volgens de KVK alleen met hun toestemming.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een vrouwenvereniging
Maak een reislijst die na de reis weg kan
Zet alleen op de lijst wat de reisleiding nodig heeft. Spreek af wie hem bewaart, en gooi hem weg als iedereen weer thuis is.
Zet de website op de vereniging
Kijk op wiens naam de website en het mailadres van de afdeling staan. Zet ze op een mailadres van het bestuur, zodat de volgende secretaris erbij kan.
Bescherm de incassolijst
Bewaar de lijst met rekeningnummers op één plek, met een wachtwoord. Verwijder oude kopieën uit de mail en van usb-sticks.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt. Bij een vrouwenvereniging zijn dat vaak de ledenlijst, de incasso van de contributie, de mail van het bestuur, de website of nieuwsbrief, de inschrijvingen voor activiteiten en de groepsapp. Hoort je vereniging bij een landelijke organisatie, dan vraagt de Checkup ook wat die voor jullie regelt en wat jullie zelf doen.
Het IT-plan zet dat om in stappen voor het bestuur: waar de ledenlijst en de incassolijst staan en wie erbij kan, een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de mail en de website, en een overdrachtslijst voor als de secretaris of penningmeester stopt. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
De ledenadministratie loopt via onze landelijke organisatie. Wat moeten wij dan nog doen?
De landelijke organisatie beheert haar eigen systeem. Wat jullie als afdeling zelf bijhouden, zoals inschrijflijsten, de mail van het bestuur en de website, regel je zelf. De Checkup helpt je zien waar die grens ligt.
Mogen we een lijst met verjaardagen bijhouden?
Veel verenigingen doen dat voor een kaartje of een bloemetje. Vertel leden waarvoor je de datum gebruikt, en bewaar hem alleen in de ledenlijst. De Checkup zet dit als aandachtspunt in het plan, maar geeft geen juridisch advies.
Wat doen we met de reislijst na een excursie?
Gooi hem weg zodra iedereen thuis is en er niets meer geregeld hoeft te worden. Stonden er gezondheidsgegevens op, zoals een allergie, dan is dat extra belangrijk.
Onze leden zijn niet allemaal digitaal. Is de Checkup dan wel iets voor ons?
Ja. De Checkup kijkt naar wat het bestuur digitaal doet, zoals de ledenlijst, de incasso en de mail. Hoe de leden het programma ontvangen, op papier of per mail, bepalen jullie zelf.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Ouderen- of seniorenvereniging · Koor · Dorpshuis · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?