Wie kan bij de incassolijst met rekeningnummers van alle leden?
Een vrouwenvereniging organiseert het hele jaar lezingen, workshops, handwerk- of leesclubs en uitstapjes. Het bestuur houdt de leden, de contributie en de inschrijvingen bij, soms met hulp van een landelijke organisatie en soms in een eigen spreadsheet. Met de +Z Checkup zie je wat goed gaat, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gaat de reislijst met allergieën na de busreis weg?
- Op wiens naam staat de website van de vereniging?
- Staan verjaardagen en adressen van leden in een lijst die iedereen kan zien?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het jaarprogramma, inschrijvingen en de contributie
Het jaarprogramma gaat vaak op papier naar de leden, en staat ook op de website of in een nieuwsbrief. Voor een workshop of excursie schrijven leden zich in bij een bestuurslid: per mail, per telefoon of op een lijst tijdens de bijeenkomst. De contributie wordt vaak één keer per jaar geïncasseerd.
Bij een incasso heeft de penningmeester de rekeningnummers van alle leden. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gelden financiële gegevens over het algemeen als privacygevoelig. Staat de incassolijst in een spreadsheet op de computer thuis, zet er dan een wachtwoord op. En zorg dat de opvolger weet waar hij staat.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de website en het mailadres van de afdeling staan op het privé-mailadres van een oud-bestuurslid. Zolang zij bereikbaar is, gaat het goed. Maar als het wachtwoord kwijt is, kan niemand de website nog aanpassen.
Excursies, verjaardagen en foto's van bijeenkomsten
Voor een busreis vraag je soms meer dan een naam: een telefoonnummer voor noodgevallen, een allergie, of dat iemand slecht ter been is. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die krijgen in de AVG, de Europese privacywet, extra bescherming. Vraag alleen wat je voor de reis nodig hebt, geef de lijst alleen aan de reisleiding, en gooi hem na de reis weg.
Veel verenigingen sturen leden een kaartje op hun verjaardag. Daarvoor staan geboortedata in de ledenlijst. Dat is een mooie gewoonte. Vertel nieuwe leden waarvoor je de datum vraagt, en laat ze kiezen of ze die willen geven.
Is jullie vereniging verbonden aan een kerk of levensbeschouwing, dan kan uit de ledenlijst iets blijken over het geloof van leden. Ook dat is een bijzonder persoonsgegeven. En een foto van een bijeenkomst waarop leden herkenbaar staan, plaats je volgens de KVK alleen met hun toestemming.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een vrouwenvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien als het bestuur wisselt, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als het bestuur wisselt
De zwakke plek: de website en het mailadres van de afdeling staan op het privé-mailadres van een oud-bestuurslid.
Zo gaat het mis: is het wachtwoord kwijt, dan kan niemand de website nog aanpassen.
Wat jullie doen: zet de website en het mailadres op een mailadres van het bestuur, zodat de volgende secretaris erbij kan.
Ledenlijst en incassolijst
De zwakke plek: de incassolijst staat in een spreadsheet op de computer thuis, met kopieën in de mail en op usb-sticks.
Zo gaat het mis: stopt de penningmeester, dan weet de opvolger niet waar de lijst staat, en de oude kopieën blijven rondgaan.
Wat jullie doen: bewaar de lijst met rekeningnummers op één plek met een wachtwoord, en verwijder oude kopieën.
Reislijsten en verjaardagen
De zwakke plek: een reislijst met allergieën, en een ledenlijst met verjaardagen en adressen.
Zo gaat het mis: de reislijst blijft na de busreis bewaard, of de lijst met verjaardagen en adressen is voor iedereen te zien.
Wat jullie doen: geef de reislijst alleen aan de reisleiding en gooi hem na de reis weg, en bewaar verjaardagen alleen in de ledenlijst.
Kloppende inschrijvingen
De zwakke plek: inschrijvingen komen binnen per mail, per telefoon en op een lijst tijdens de bijeenkomst.
Zo gaat het mis: een inschrijving raakt kwijt tussen de lijsten, of niemand weet welke lijst de goede is.
Wat jullie doen: houd de inschrijvingen per activiteit op één plek bij, bij één bestuurslid.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de incasso van de contributie, de mail van het bestuur, de website en de inschrijvingen, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een vrouwenvereniging
Maak een reislijst die na de reis weg kan
Zet alleen op de lijst wat de reisleiding nodig heeft. Spreek af wie hem bewaart, en gooi hem weg als iedereen weer thuis is.
Zet de website op de vereniging
Kijk op wiens naam de website en het mailadres van de afdeling staan. Zet ze op een mailadres van het bestuur, zodat de volgende secretaris erbij kan.
Bescherm de incassolijst
Bewaar de lijst met rekeningnummers op één plek, met een wachtwoord. Verwijder oude kopieën uit de mail en van usb-sticks.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De ledenadministratie loopt via onze landelijke organisatie. Wat moeten wij dan nog doen?
De landelijke organisatie beheert haar eigen systeem. Wat zij niet levert, is hoe jullie afdeling zelf werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Inschrijflijsten. Jullie plan zegt waar inschrijvingen en reislijsten staan, en wanneer ze weg kunnen.
- De mail en de website. Jullie plan zegt hoe jullie die op een mailadres van het bestuur zetten, met een tweede inlogstap.
- Overdracht. Jullie plan helpt een overdrachtslijst te maken voor als de secretaris of penningmeester stopt.
De landelijke organisatie kijkt naar haar eigen systeem. De Checkup kijkt naar de hele afdeling.
Mogen we een lijst met verjaardagen bijhouden?
Veel verenigingen doen dat voor een kaartje of een bloemetje. Vertel leden waarvoor jullie de datum gebruiken, en laat ze kiezen of ze die willen geven.
Bewaar de datum alleen in de ledenlijst, niet in een lijst die iedereen kan zien. De Checkup zet dit als aandachtspunt in het plan, maar geeft geen juridisch advies.
Wat doen we met de reislijst na een excursie?
Gooi hem weg zodra iedereen thuis is en er niets meer geregeld hoeft te worden. Stonden er gegevens over gezondheid op, zoals een allergie, dan is dat extra belangrijk.
Zet de volgende keer alleen op de lijst wat de reisleiding nodig heeft, en spreek vooraf af wie hem bewaart.
Onze leden zijn niet allemaal digitaal. Is de Checkup dan wel iets voor ons?
Ja. De Checkup kijkt naar wat het bestuur digitaal doet, zoals de ledenlijst, de incasso en de mail.
Hoe de leden het programma ontvangen, op papier of per mail, bepalen jullie zelf. Het plan gaat over het werk van het bestuur.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Ouderen- of seniorenvereniging · Koor · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een vrouwenvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.