Een vrijwilliger helpt leden met hun belastingaangifte, en krijgt soms hun DigiD-inlog op een briefje. Zo regel je dat veilig.
Een ouderen- of seniorenvereniging organiseert soosmiddagen, reisjes en lezingen, bezoekt jarige en zieke leden en helpt mensen met formulieren. Veel leden hebben geen mail, dus het ledenblad gaat op papier rond. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Ledenlijst, ledenblad en de reisjes
De ledenadministratie staat vaak in een spreadsheet bij de ledenadministrateur thuis. Daarin staan naam, adres, geboortedatum en rekeningnummer voor de contributie. De bezorgers van het ledenblad krijgen een lijst met adressen in hun wijk. De bezoekvrijwilligers weten wie er jarig is of in het ziekenhuis ligt. En voor een reisje schrijven leden zich in, soms met het telefoonnummer van een familielid voor noodgevallen.
Zo werkt het al jaren, en het werkt. Lastiger wordt het als de ledenadministrateur stopt of een nieuwe computer krijgt. Dan is niet altijd duidelijk welk bestand het nieuwste is, en wie er nog een oude lijst heeft liggen.
Wat een lid over zijn gezondheid vertelt, is een bijzonder persoonsgegeven. De AVG, de Europese privacywet, beschermt zulke gegevens extra. Geef bezorgers en bezoekers daarom alleen de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben.
Hulp bij aangifte, DigiD en nepappjes aan leden
Veel ouderenverenigingen hebben vrijwilligers die leden helpen met hun belastingaangifte of een toeslag. Soms geeft een lid de vrijwilliger zijn DigiD-gebruikersnaam en wachtwoord. Dat is goed bedoeld, maar DigiD zegt: geef je inloggegevens nooit aan een ander. Gebruik DigiD Machtigen. Het lid geeft de vrijwilliger dan toestemming voor een bepaalde taak, zoals de belastingaangifte, en voor een bepaalde periode. De vrijwilliger logt in met zijn eigen DigiD.
Leden krijgen ook nepberichten. Een bekend voorbeeld is hulpvraagfraude: iemand appt uit naam van een kind of kleinkind dat hij een nieuw nummer heeft, en vraagt daarna snel om geld. De Fraudehelpdesk raadt aan om het nummer uit je eigen contacten te bellen en te vragen of het bericht klopt. Dat is een goed onderwerp voor een soosmiddag of een stukje in het ledenblad.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een ouderenvereniging
Gebruik DigiD Machtigen bij de aangiftehulp
Spreek met de vrijwilligers af dat ze geen DigiD-inloggegevens van leden aannemen. Help leden in plaats daarvan een machtiging te regelen. Bewaar geen briefjes met codes of wachtwoorden.
Geef bezorgers alleen hun eigen wijk
Maak per bezorger een lijst met alleen de namen en adressen in zijn wijk. Geen geboortedata, telefoonnummers of rekeningnummers. Vraag oude lijsten terug als iemand stopt of een andere wijk krijgt.
Bewaar de ledenlijst op twee plekken
Zet een kopie van de ledenadministratie op een plek waar ook een ander bestuurslid bij kan, bijvoorbeeld in een opslagdienst in de cloud op naam van de vereniging. Zet op dat account een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon).
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt: de ledenadministratie, de mail van het bestuur, het programma voor het ledenblad, de lijsten voor bezorgers en bezoekers, de inschrijvingen voor reisjes, en de manier waarop vrijwilligers leden helpen met formulieren. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en of er gegevens over gezondheid in staan.
In het IT-plan staan stappen die een vrijwilliger kan doen. Bijvoorbeeld een tweede inlogstap op de mail van het bestuur, een vaste plek voor de ledenlijst, afspraken voor de aangiftehulp en een overdrachtslijst voor als de ledenadministrateur stopt. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij helpt leden niet zelf met hun computer of telefoon.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur of de ledenadministrateur wisselt.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden hebben geen computer. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. De Checkup gaat over wat de vereniging zelf beheert: de ledenlijst, de mail van het bestuur, het ledenblad en de gegevens bij vrijwilligers. Ook een vereniging die veel op papier doet, bewaart die gegevens meestal ergens op een computer.
Een lid wil dat de vrijwilliger met zijn DigiD inlogt. Wat zeggen we dan?
Leg uit dat DigiD vraagt om inloggegevens nooit aan een ander te geven. Met DigiD Machtigen geeft het lid de vrijwilliger toestemming voor een bepaalde taak, zoals de belastingaangifte. Heeft het lid geen DigiD, dan kan hij volgens DigiD ook iemand machtigen door de helpdesk te bellen.
Mogen we de verjaardagen van leden in het ledenblad zetten?
Veel verenigingen doen dat, en leden vinden het vaak leuk. Vraag het wel eerst, bijvoorbeeld op het inschrijfformulier, en zet er alleen de naam bij, geen adres of leeftijd. Dit is geen juridisch advies.
Wat als onze ledenadministrateur stopt?
Dan wil je weten waar het bestand staat, welke versie de nieuwste is en wie er nog een kopie heeft. Het IT-plan helpt je dat nu al vast te leggen, zodat een opvolger zonder zoeken verder kan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Bridgeclub · Vrijwilligersorganisatie · Dorpshuis · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?