Als de laptop van de secretaris stukgaat, is de ledenlijst dan weg?
Een ouderen- of seniorenvereniging organiseert soosmiddagen, reisjes en lezingen, bezoekt jarige en zieke leden en helpt mensen met formulieren. Veel leden hebben geen mail, dus het ledenblad gaat op papier rond. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gebruiken jullie aangiftehelpers DigiD Machtigen, of het wachtwoord van het lid?
- Herkennen leden een nepappje dat zegt dat het van de vereniging komt?
- Heeft elke bezorger van het ledenblad de hele ledenlijst, of alleen de eigen wijk?
- Waar blijft het briefje met de DigiD van een lid?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ledenlijst, ledenblad en de reisjes
De ledenadministratie staat vaak in een spreadsheet bij de ledenadministrateur thuis. Daarin staan naam, adres, geboortedatum en rekeningnummer voor de contributie. De bezorgers van het ledenblad krijgen een lijst met adressen in hun wijk. De bezoekvrijwilligers weten wie er jarig is of in het ziekenhuis ligt. En voor een reisje schrijven leden zich in, soms met het telefoonnummer van een familielid voor noodgevallen.
Zo werkt het al jaren, en het werkt. Lastiger wordt het als de ledenadministrateur stopt of een nieuwe computer krijgt. Dan is niet altijd duidelijk welk bestand het nieuwste is, en wie er nog een oude lijst heeft liggen.
Wat een lid over de eigen gezondheid vertelt, is een bijzonder persoonsgegeven. De AVG, de Europese privacywet, beschermt zulke gegevens extra. Geef bezorgers en bezoekers daarom alleen de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben.
Hulp bij aangifte, DigiD en nepappjes aan leden
Veel ouderenverenigingen hebben vrijwilligers die leden helpen met hun belastingaangifte of een toeslag. Soms geeft een lid de vrijwilliger de eigen DigiD-gebruikersnaam en het wachtwoord. Dat is goed bedoeld, maar DigiD zegt: geef je inloggegevens nooit aan een ander. Gebruik DigiD Machtigen. Het lid geeft de vrijwilliger dan toestemming voor een bepaalde taak, zoals de belastingaangifte, en voor een bepaalde periode. De vrijwilliger logt in met een eigen DigiD.
Leden krijgen ook nepberichten. Een bekend voorbeeld is hulpvraagfraude: iemand appt uit naam van een kind of kleinkind over een nieuw nummer, en vraagt daarna snel om geld. De Fraudehelpdesk raadt aan om het nummer uit je eigen contacten te bellen en te vragen of het bericht klopt. Dat is een goed onderwerp voor een soosmiddag of een stukje in het ledenblad.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een ouderenvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als de ledenadministrateur stopt
De zwakke plek: de ledenadministratie staat in een spreadsheet bij de ledenadministrateur thuis.
Zo gaat het mis: stopt die of krijgt die een nieuwe computer, dan is niet duidelijk welk bestand het nieuwste is.
Wat jullie doen: maak een overdrachtslijst, zodat een opvolger zonder zoeken verder kan.
De ledenlijst op twee plekken
De zwakke plek: de ledenlijst staat op één laptop, zonder kopie.
Zo gaat het mis: gaat de laptop van de secretaris stuk, dan is de ledenlijst weg.
Wat jullie doen: zet een kopie op een plek waar ook een ander bestuurslid bij kan, met een tweede inlogstap.
Bezorgers, bezoekers en de aangiftehulp
De zwakke plek: bezorgers met de hele ledenlijst, bezoekers die weten wie in het ziekenhuis ligt, en briefjes met DigiD-codes.
Zo gaat het mis: een oude lijst met geboortedata blijft bij een bezorger liggen. Een vrijwilliger bewaart het DigiD-wachtwoord van een lid.
Wat jullie doen: geef bezorgers alleen hun eigen wijk, gebruik DigiD Machtigen bij de aangiftehulp, en bewaar geen briefjes met codes.
Nepappjes en kloppende gegevens
De zwakke plek: leden die nepberichten krijgen, en een ledenlijst op meer plekken.
Zo gaat het mis: een lid krijgt een appje van een kleinkind met een nieuw nummer, en maakt snel geld over. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: maak hulpvraagfraude een onderwerp voor een soosmiddag of het ledenblad, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, het ledenblad, de lijsten voor bezorgers en bezoekers en de aangiftehulp, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een ouderenvereniging
Gebruik DigiD Machtigen bij de aangiftehulp
Spreek met de vrijwilligers af dat ze geen DigiD-inloggegevens van leden aannemen. Help leden in plaats daarvan een machtiging te regelen. Bewaar geen briefjes met codes of wachtwoorden.
Geef bezorgers alleen hun eigen wijk
Maak per bezorger een lijst met alleen de namen en adressen in die wijk. Geen geboortedata, telefoonnummers of rekeningnummers. Vraag oude lijsten terug als iemand stopt of een andere wijk krijgt.
Bewaar de ledenlijst op twee plekken
Zet een kopie van de ledenadministratie op een plek waar ook een ander bestuurslid bij kan, bijvoorbeeld in een opslagdienst in de cloud op naam van de vereniging. Zet op dat account een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon).
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur of de ledenadministrateur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden hebben geen computer. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. De Checkup gaat over wat de vereniging zelf beheert: de ledenlijst, de mail van het bestuur, het ledenblad en de gegevens bij vrijwilligers.
Ook een vereniging die veel op papier doet, bewaart die gegevens meestal ergens op een computer. Het plan gaat uit van wat jullie aanklikken.
Een lid wil dat de vrijwilliger met de DigiD van het lid inlogt. Wat zeggen we dan?
Leg uit dat DigiD vraagt om inloggegevens nooit aan een ander te geven. Met DigiD Machtigen geeft het lid de vrijwilliger toestemming voor een bepaalde taak, zoals de belastingaangifte, en voor een bepaalde periode.
Heeft het lid geen DigiD, dan kan die volgens DigiD ook iemand machtigen door de helpdesk te bellen. De vrijwilliger logt altijd in met een eigen DigiD.
Mogen we de verjaardagen van leden in het ledenblad zetten?
Veel verenigingen doen dat, en leden vinden het vaak leuk. Vraag het wel eerst, bijvoorbeeld op het inschrijfformulier.
Zet er alleen de naam bij, geen adres of leeftijd. Dit is geen juridisch advies.
Wat als onze ledenadministrateur stopt?
Dan wil je weten waar het bestand staat, welke versie de nieuwste is en wie er nog een kopie heeft.
Het IT-plan helpt je dat nu al vast te leggen, zodat een opvolger zonder zoeken verder kan. Vraag ook oude lijsten terug bij bezorgers die stoppen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Bridgeclub · Vrijwilligersorganisatie · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een ouderen- of seniorenvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.