De trainer regelt de licenties van zijn wedstrijdvechters vanuit zijn eigen account. Zo houd je als club overzicht.
Of je club nu karate, taekwondo, kickboksen of boksen geeft: je hebt te maken met bandexamens, bondspassen, licenties en soms medische keuringen. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Bonden, paspoorten en licenties
Elke vechtsport heeft een eigen bond, en elke bond werkt op zijn eigen manier. Geeft je club meer dan één sport, dan heb je soms met meer dan één bond te maken. De secretaris heeft dan een paar verschillende accounts, elk met een eigen inlog.
Twee voorbeelden. De Karate-do Bond Nederland geeft leden een officieel karatepaspoort, en werkt sinds 1 januari 2024 met een nieuwe ledenadministratie van AllUnited. Bij de Nederlandse Boksbond regel je een wedstrijdlicentie online, in Sport:80. Die licentie geldt alleen samen met een geldig persoonlijk lidmaatschap en een geldige medische jaarkeuring. In een wedstrijdboekje staan de uitslagen, de medische keuringen en eventuele startverboden.
Bij de boksbond kun je de profielen van boksers koppelen aan het account van de trainer of het bokscentrum. Dan regelt de trainer het voor ze. Dat is handig, en bij veel clubs werkt het zo. Het betekent ook dat veel gegevens aan het account van één persoon hangen.
Keuringen, blessures en jonge vechters
Bij een vechtsport praat je over blessures, en bij wedstrijden soms over medische keuringen. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn ze heel privacygevoelig, en daarom extra beschermd.
Een voorbeeld: een trainer maakt foto's van de keuringspapieren van zijn wedstrijdvechters, zodat hij ze op een wedstrijddag snel kan laten zien. Handig. Maar die foto's staan ook in de back-up van zijn telefoon, en blijven daar staan als een vechter allang gestopt is.
Jonge leden doen mee aan examens en wedstrijden. Bij de boksbond hebben alle wedstrijdboksers tot en met 15 jaar toestemming nodig van een ouder of voogd. Die geven ze online. Ook voor foto's op de website vraag je bij leden jonger dan 16 de toestemming aan de ouders of de voogd.
Werken vrijwilligers met kinderen, dan kan je club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Is je club aangemeld bij de Regeling Gratis VOG, dan betaalt de vrijwilliger daar niets voor.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een vechtsportvereniging
Zet alle bondsaccounts op een rij
Schrijf per sport op bij welke bond je bent aangesloten, welk account de club daar heeft en wie kan inloggen. Zet er ook bij welke trainer profielen van leden beheert.
Houd keuringen uit de fotorol
Spreek af waar keuringspapieren en licenties bewaard worden. Kies een plek van de club waar alleen de trainers bij kunnen, in plaats van de foto's op iemands telefoon.
Zet verloopdata in een gedeelde agenda
Wedstrijdboksers moeten bij de boksbond elk jaar opnieuw gekeurd worden. Zet in een gedeelde agenda wanneer keuringen en licenties verlopen, zodat niemand een wedstrijd mist door een verlopen papier.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: de ledenadministratie van je bond of bonden, de mail, de website, de sociale media, het systeem voor contributie en de bankrekening. Per systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een clubmailadres staat of op een privé-adres van een trainer.
Omdat je met blessures, keuringen en jonge leden werkt, vraagt de Checkup hoe je die gegevens bewaart en wie ze kan zien. Geven meerdere trainers les, of deel je de zaal met een andere sport, dan vraagt hij hoe de toegang per groep geregeld is. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met de handleidingen en voorbeeldmails uit het plan.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vechtsportclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze club geeft meerdere vechtsporten. Past de Checkup daar ook bij?
Ja. Je beantwoordt de vragen voor de hele vereniging. Heb je met meer dan één bond te maken, dan geef je die allemaal op. Het IT-plan houdt daar rekening mee.
De trainer regelt alle licenties vanuit zijn eigen account. Moet dat anders?
Het is vaak de handigste manier. Zorg wel dat de club weet welke profielen aan welk account hangen, en dat een tweede persoon kan helpen als de trainer stopt of ziek is. Het IT-plan helpt je dat vast te leggen.
Mogen we keuringspapieren van onze vechters bewaren?
Soms heb je ze nodig, bijvoorbeeld op een wedstrijddag. Het zijn wel gezondheidsgegevens, en die zijn extra beschermd. Bewaar alleen wat nodig is, op een plek waar alleen de trainers bij kunnen, en ruim het op als het niet meer nodig is. De Checkup helpt je hierbij, maar is geen juridisch advies.
Logt de IT-raadgever in bij de systemen van onze bond?
Nee. De IT-raadgever kijkt jouw IT-plan na en geeft advies. Hij logt niet in bij jullie systemen en voert niets uit. Wat er moet gebeuren, doe je zelf met de handleidingen uit het plan.