Wat gebeurt er met de licenties als de trainer vertrekt?
Of jullie club nu karate, taekwondo, kickboksen of boksen geeft: je hebt te maken met bandexamens, bondspassen, licenties en soms medische keuringen. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Weet de club bij welke bonden er accounts zijn, en op wiens naam?
- Staat er een medische keuring tussen de foto's op iemands telefoon?
- Wie ziet het als een bondspas of licentie bijna verloopt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Bonden, paspoorten en licenties
Elke vechtsport heeft een eigen bond, en elke bond werkt op zijn eigen manier. Geeft jullie club meer dan één sport, dan heb je soms met meer dan één bond te maken. De secretaris heeft dan een paar verschillende accounts, elk met een eigen inlog.
Twee voorbeelden. De Karate-do Bond Nederland geeft leden een officieel karatepaspoort, en werkt sinds 1 januari 2024 met een nieuwe ledenadministratie van AllUnited. Bij de Nederlandse Boksbond regel je een wedstrijdlicentie online, in Sport:80. Die licentie geldt alleen samen met een geldig persoonlijk lidmaatschap en een geldige medische jaarkeuring. In een wedstrijdboekje staan de uitslagen, de medische keuringen en eventuele startverboden.
Bij de boksbond kun je de profielen van boksers koppelen aan het account van de trainer of het bokscentrum. Dan regelt de trainer het voor ze. Dat is handig, en bij veel clubs werkt het zo. Het betekent ook dat veel gegevens aan het account van één persoon hangen.
Keuringen, blessures en jonge vechters
Bij een vechtsport praat je over blessures, en bij wedstrijden soms over medische keuringen. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn ze heel privacygevoelig, en daarom extra beschermd.
Een voorbeeld: een trainer maakt foto's van de keuringspapieren van de eigen wedstrijdvechters, zodat die ze op een wedstrijddag snel kan laten zien. Handig. Maar die foto's staan ook in de back-up van die telefoon, en blijven daar staan als een vechter allang gestopt is.
Jonge leden doen mee aan examens en wedstrijden. Bij de boksbond hebben alle wedstrijdboksers tot en met 15 jaar toestemming nodig van een ouder of voogd. Die geven ze online. Ook voor foto's op de website vraag je bij leden jonger dan 16 de toestemming aan de ouders of de voogd.
Werken vrijwilligers met kinderen, dan kan jullie club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Is jullie club aangemeld bij de Regeling Gratis VOG, dan betaalt de vrijwilliger daar niets voor.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een vechtsportclub telt: dat de club blijft draaien als een trainer vertrekt, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de trainer vertrekt
De zwakke plek: profielen van leden en licenties hangen vaak aan het account van één trainer.
Zo gaat het mis: vertrekt of is die trainer ziek, dan kan niemand de licenties regelen, en de club weet niet welke profielen aan het account van die trainer hangen.
Wat jullie doen: schrijf per bond op welk account de club heeft, wie kan inloggen en welke trainer profielen van leden beheert.
Paspoorten, keuringen en de ledenlijst
De zwakke plek: de club heeft accounts bij meer dan één bond, en keuringspapieren staan op telefoons.
Zo gaat het mis: keuringspapieren staan in de back-up van de telefoon van een trainer, en blijven daar als een vechter allang gestopt is.
Wat jullie doen: spreek een plek van de club af voor keuringspapieren en licenties, waar alleen de trainers bij kunnen.
Gezondheid en jonge vechters
De zwakke plek: blessures en medische keuringen zijn gegevens over gezondheid, en veel leden zijn jong.
Zo gaat het mis: foto's van keuringen staan op de telefoon van een trainer, waar ook anderen bij kunnen. Of een foto van een jong lid komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: bewaar alleen wat nodig is, ruim het op als het niet meer nodig is, en vraag bij leden jonger dan 16 toestemming aan de ouders.
Geen verlopen papieren
De zwakke plek: keuringen en licenties verlopen, en niemand ziet het aankomen.
Zo gaat het mis: een vechter mist een wedstrijd door een verlopen keuring of licentie.
Wat jullie doen: zet in een gedeelde agenda wanneer keuringen en licenties verlopen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie van jullie bond of bonden, de mail, de website en het systeem voor contributie, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een vechtsportvereniging
Zet alle bondsaccounts op een rij
Schrijf per sport op bij welke bond je bent aangesloten, welk account de club daar heeft en wie kan inloggen. Zet er ook bij welke trainer profielen van leden beheert.
Houd keuringen uit de fotorol
Spreek af waar keuringspapieren en licenties bewaard worden. Kies een plek van de club waar alleen de trainers bij kunnen, in plaats van de foto's op iemands telefoon.
Zet verloopdata in een gedeelde agenda
Wedstrijdboksers moeten bij de boksbond elk jaar opnieuw gekeurd worden. Zet in een gedeelde agenda wanneer keuringen en licenties verlopen, zodat niemand een wedstrijd mist door een verlopen papier.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vechtsportclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze club geeft meerdere vechtsporten. Past de Checkup daar ook bij?
Ja. Jullie beantwoorden de vragen voor de hele vereniging. Hebben jullie met meer dan één bond te maken, dan geven jullie die allemaal op.
Het IT-plan houdt daar rekening mee: per bond het account, wie kan inloggen en welke trainer profielen beheert.
De trainer regelt alle licenties vanuit een eigen account. Moet dat anders?
Het is vaak de handigste manier, en bij veel clubs werkt het zo. Het betekent wel dat veel gegevens aan het account van één persoon hangen.
Zorg dat de club weet welke profielen aan welk account hangen, en dat een tweede persoon kan helpen als de trainer stopt of ziek is. Het IT-plan helpt dat vast te leggen.
Mogen we keuringspapieren van onze vechters bewaren?
Soms hebben jullie ze nodig, bijvoorbeeld op een wedstrijddag. Het zijn wel gegevens over gezondheid, en die zijn extra beschermd.
Bewaar alleen wat nodig is, op een plek waar alleen de trainers bij kunnen, en ruim het op als het niet meer nodig is. Jullie plan helpt een plek te kiezen in plaats van de fotorol van een telefoon. De Checkup is geen juridisch advies.
Logt Insert Z in bij de systemen van onze bond?
Nee. We loggen niet in bij jullie systemen en voeren niets uit. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig.
Wat er moet gebeuren, doen jullie zelf met de handleidingen uit het plan. Moet de bond iets doen, dan staat er een voorbeeldbericht klaar.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Judovereniging · Rugbyclub · Gymnastiek- en turnvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een vechtsportvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.