Wie weet wanneer de licentie van jullie judoleraar verloopt?
Een judoclub heeft vaak veel jonge leden, examens door het jaar heen en een zaal die je deelt met andere clubs. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Staan de examens en licenties alleen in een eigen lijstje van de hoofdleraar?
- Staat de blessure van een jonge judoka in de app van trainers die al gestopt zijn?
- Staat er na de les nog een ledenlijst open op de laptop in de gedeelde zaal?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Banden, paspoorten en licenties
Bij de Judo Bond Nederland worden alle behaalde banden officieel geregistreerd. Leden houden hun voortgang bij in een budopaspoort, en sinds 2023 staat hun bondspas digitaal in de app van de bond.
Ook lesgevers hebben met de bond te maken. Een leider judo (niveau 2) heeft een licentie die aan de club gebonden is, en die de club elk jaar betaalt.
Wie examens afneemt, welke leider een licentie heeft en wanneer die verlengd moet worden: dat staat vaak in een eigen lijstje van de hoofdleraar of de secretaris. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang die persoon er is. Het wordt lastig als die ziek is, net als het examen eraan komt.
Blessures, jonge judoka's en de gedeelde zaal
Judo is een contactsport. Trainers willen weten of een judoka een blessure heeft, of iets met de gezondheid waar ze rekening mee moeten houden. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn ze heel privacygevoelig, en daarom extra beschermd.
Een voorbeeld: een ouder appt de trainer dat haar zoon last heeft van zijn schouder. De trainer zet dat door naar de groepsapp van de jeugdtrainers, zodat iedereen het weet. Goed bedoeld. Maar nu staat het in de telefoon van alle trainers, ook van trainers die volgend seizoen geen les meer geven.
Veel judoclubs trainen in een sportzaal die ze delen met andere verenigingen. Soms staat daar een laptop of tablet voor de presentielijst, of gebruik je de wifi van de verhuurder. Log na de les uit, en laat geen ledenlijsten op een gedeeld apparaat staan.
Na een examen of toernooi wil je graag foto's delen. Vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd. Leg vast wie toestemming gaf, en maak intrekken net zo makkelijk.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een judoclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als de hoofdleraar er niet is
De zwakke plek: examens en licenties staan vaak in een eigen lijstje van de hoofdleraar of de secretaris.
Zo gaat het mis: is die ziek net als het examen eraan komt, dan weet niemand wie examens afneemt of wanneer een licentie verlengd moet worden.
Wat jullie doen: maak één overzicht van examens en licenties, in een gedeelde map van de club.
Leden, examens en het archief
De zwakke plek: overzichten en lijsten staan in iemands eigen mailbox of op een eigen laptop.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan zijn jullie de overzichten van jaren kwijt.
Wat jullie doen: zet de lijsten van de club in een gedeelde map van de club, niet in een eigen mailbox.
Blessures, foto's en de gedeelde zaal
De zwakke plek: informatie over blessures in de groepsapp van trainers, en een laptop in een zaal die jullie delen.
Zo gaat het mis: trainers die al gestopt zijn, hebben de blessure van een jonge judoka nog in hun telefoon. Na de les staat er nog een ledenlijst open.
Wat jullie doen: kies één plek voor blessures waar alleen de trainers van die groep bij kunnen, log uit op de laptop in de zaal, en leg toestemming voor foto's vast.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: gegevens bij de bond, in lijstjes en in de app van trainers, en betalingen voor licenties en contributie.
Zo gaat het mis: een blessure of een telefoonnummer van een ouder klopt niet meer, omdat het op drie plekken anders staat. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd gegevens van leden op één plek bij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de omgeving van de bond, de mail, de website en het systeem voor contributie, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een judovereniging
Leg examens en licenties op één plek vast
Maak een overzicht van wie examens afneemt, welke leiders een licentie hebben en wanneer die verlengd moet worden. Zet het in een gedeelde map van de club, niet in iemands eigen mailbox.
Spreek af waar blessures staan
Spreek met de trainers af dat informatie over blessures niet in de groepsapp komt. Kies één plek waar alleen de trainers van die groep bij kunnen, en haal het weg als een judoka stopt.
Log uit op de laptop in de zaal
Geef de laptop of tablet in de zaal een eigen wachtwoord en een schermslot. Log na de les uit bij de ledenadministratie en de mail, zodat de volgende groep niet kan meekijken.
In mijn jeugd stond ik zes dagen per week in de sporthal: om en om judo en turnen, en op zaterdag wedstrijden. Elke dag zetten vrijwilligers de zaal klaar en ruimden ze hem weer op, en in het weekend organiseerden ze de toernooien. Mijn vader zat in het bestuur van onze judovereniging, trainde tot zijn pensioen de G-judoka's en ging met ze mee naar wedstrijden. Ik weet wat een vereniging aan die mensen heeft.
Jorn de Boer · oprichter van Insert Z · achtergrond
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de judoclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze hoofdleraar regelt alles rond de examens. Is dat een probleem?
Nee, dat komt veel voor en het werkt vaak prima. Het helpt wel als een tweede persoon weet waar de gegevens staan en hoe je inlogt.
Jullie plan helpt dat vast te leggen: een overzicht van examens en licenties in een gedeelde map van de club, en een tweede persoon die erbij kan. Zo kan de club door als de hoofdleraar ziek is of stopt.
Mogen trainers bijhouden welke judoka een blessure heeft?
Trainers willen weten waar ze rekening mee moeten houden. Gezondheidsgegevens zijn wel extra beschermd. Houd alleen bij wat nodig is voor de training.
Bewaar het op één plek waar alleen de trainers van die groep bij kunnen, niet in de groepsapp, en haal het weg als een judoka stopt.
De Checkup vraagt hoe jullie dit nu doen, en jullie plan helpt het te regelen. Het is geen juridisch advies.
We trainen in een zaal die niet van ons is. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Naar wat jullie zelf in die zaal gebruiken: een laptop, een tablet voor de presentie of het clubaccount op de wifi. Het netwerk en de apparatuur van de verhuurder vallen erbuiten.
Gebruiken jullie een apparaat in de zaal, dan zegt jullie plan hoe je het een eigen wachtwoord en een schermslot geeft, en dat iedereen na de les uitlogt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vechtsportvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · Zwemvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een judovereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.