Na het bandexamen wil iedereen weten of de nieuwe band al is geregistreerd. Zo houd je de administratie van je judoclub op orde.
Een judoclub heeft vaak veel jonge leden, examens door het jaar heen en een zaal die je deelt met andere clubs. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Banden, paspoorten en licenties
Bij de Judo Bond Nederland worden alle behaalde banden officieel geregistreerd. Leden houden hun voortgang bij in een budopaspoort. Sinds 2023 krijgen leden hun bondspas digitaal, in de app van de bond. Wil je toch een losse pas, dan kun je die nog aanvragen.
Ook lesgevers hebben met de bond te maken. Een leider judo (niveau 2) heeft een licentie die aan de club gebonden is. De club betaalt elk jaar voor die licentie. De leider geeft les onder supervisie van een leraar van minimaal niveau 3.
Wie examens afneemt, welke leider een licentie heeft en wanneer die verlengd moet worden: dat staat vaak in een eigen lijstje van de hoofdleraar of de secretaris. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang die persoon er is. Het wordt lastig als hij ziek is, net als het examen eraan komt.
Blessures, jonge judoka's en de gedeelde zaal
Judo is een contactsport. Trainers willen weten of een judoka een blessure heeft, of iets met de gezondheid waar ze rekening mee moeten houden. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn ze heel privacygevoelig, en daarom extra beschermd.
Een voorbeeld: een ouder appt de trainer dat haar zoon last heeft van zijn schouder. De trainer zet dat door naar de groepsapp van de jeugdtrainers, zodat iedereen het weet. Goed bedoeld. Maar nu staat het in de telefoon van alle trainers, ook van trainers die volgend seizoen geen les meer geven.
Veel judoclubs trainen in een sportzaal die ze delen met andere verenigingen. Soms staat daar een laptop of tablet voor de presentielijst, of gebruik je de wifi van de verhuurder. Log na de les uit, en laat geen ledenlijsten op een gedeeld apparaat staan.
Na een examen of toernooi wil je graag foto's delen. Vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd. Leg vast wie toestemming gaf, en maak intrekken net zo makkelijk.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een judovereniging
Leg examens en licenties op één plek vast
Maak een overzicht van wie examens afneemt, welke leiders een licentie hebben en wanneer die verlengd moet worden. Zet het in een gedeelde map van de club, niet in iemands eigen mailbox.
Spreek af waar blessures staan
Spreek met de trainers af dat informatie over blessures niet in de groepsapp komt. Kies één plek waar alleen de trainers van die groep bij kunnen, en haal het weg als een judoka stopt.
Log uit op de laptop in de zaal
Geef de laptop of tablet in de zaal een eigen wachtwoord en een schermslot. Log na de les uit bij de ledenadministratie en de mail, zodat de volgende groep niet kan meekijken.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt. Bij een judoclub zijn dat vaak de omgeving van de bond voor leden en banden, de mail, de website, een systeem voor contributie en de bankrekening. Per systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een clubmailadres staat of op een privé-adres.
Omdat je met kinderen en met blessures werkt, vraagt de Checkup hoe je gezondheidsgegevens en foto's bewaart, en wie ze kan zien. Hij vraagt ook naar de zaal: deel je apparatuur of wifi met anderen? In het IT-plan staan stappen die een vrijwilliger zelf kan zetten, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de judoclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze hoofdleraar regelt alles rond de examens. Is dat een probleem?
Nee, dat komt veel voor en het werkt vaak prima. Het helpt wel als een tweede persoon weet waar de gegevens staan en hoe je inlogt. Het IT-plan helpt je dat vast te leggen, zodat de club doorkan als de hoofdleraar ziek is of stopt.
Mogen trainers bijhouden welke judoka een blessure heeft?
Trainers willen weten waar ze rekening mee moeten houden. Gezondheidsgegevens zijn wel extra beschermd. Houd alleen bij wat nodig is voor de training, bewaar het op één plek waar alleen de trainers bij kunnen, en haal het weg als het niet meer nodig is. De Checkup helpt je dit te regelen, maar is geen juridisch advies.
We trainen in een zaal die niet van ons is. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Naar wat jullie zelf in die zaal gebruiken: een laptop, een tablet voor de presentie of het clubaccount op de wifi. Het netwerk en de apparatuur van de verhuurder vallen erbuiten.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Vechtsportvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · Zwemvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij