Na een harde tackle haalt de trainer een speler van het veld met een mogelijke hersenschudding. Zo ga je goed om met wat je daarover vastlegt.
Een rugbyclub heeft senioren, jeugd en vaak een eigen clubhuis. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je hoe je ledenadministratie, blessures, foto's en accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Unify, teams en het clubhuis
Rugby Nederland werkt sinds juni 2022 met AllUnited Unify, als opvolger van e-Rugby. Clubs doen daarin hun ledenadministratie en facturatie, en gebruiken er digitale inschrijfformulieren. Er zijn ook onderdelen voor de wedstrijdadministratie en voor functies en diploma's.
Naast Unify heeft een rugbyclub vaak een clubhuis met een bar en een kassa, een website, sociale media en een groep vrijwilligers die dat draaiende houdt. Veel accounts zijn ooit aangemaakt door één enthousiaste vrijwilliger, op zijn eigen mailadres. Dat is zo gegroeid. Het wordt lastig als die vrijwilliger verhuist of stopt.
Gaat een team op tour of naar een toernooi, dan verzamelt iemand noodnummers, betalingen en soms paspoortgegevens. Dat staat dan in een spreadsheet of in de mail van de teammanager, en blijft daar vaak staan na de reis.
Hersenschuddingen, blessures en jeugdleden
Rugby Nederland heeft een hersenschuddingprotocol. Het herkennen en behandelen van een (mogelijke) hersenschudding staat daarin centraal. Om een speler veilig terug te laten keren, houdt de club vaak bij wie een hersenschudding had en hoe het herstel gaat.
Dat zijn gegevens over gezondheid. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn dat bijzondere persoonsgegevens: heel privacygevoelig, en daarom extra beschermd.
Een voorbeeld: de trainer van de junioren houdt in een online spreadsheet bij welke spelers na een hersenschudding weer mogen trainen. Het bestand is gedeeld met een link, zodat alle trainers erbij kunnen. Maar iedereen met die link kan het openen. Ook een oud-trainer, of een ouder die de link doorgestuurd kreeg.
Voor foto's van jeugdwedstrijden op de website of sociale media geldt: vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een rugbyclub
Deel blessurelijsten op naam
Zet het overzicht van blessures en hersenschuddingen in een map waar je mensen op naam toegang geeft, niet met een open link. Zo haal je een trainer die stopt er ook weer uit.
Zet clubaccounts op een clubmailadres
Verhuis de accounts van de website, de sociale media en de kassa naar een algemeen clubmailadres. Dan blijven ze van de club, ook als een vrijwilliger stopt.
Ruim tourgegevens op na de reis
Noodnummers en paspoortgegevens voor een tour heb je na afloop niet meer nodig. Spreek vooraf af wie ze verwijdert, en wanneer.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt, zoals de ledenadministratie van de bond, de kassa in het clubhuis, de website, de sociale media, de mail en de bankrekening. Per systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een clubmailadres staat of op een privé-adres.
Omdat je met blessures en jeugdleden werkt, vraagt de Checkup hoe je gezondheidsgegevens en foto's bewaart, en wie ze kan zien. Het IT-plan zet dat in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies over de IT. Hij geeft geen medisch advies en voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de rugbyclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Mogen we bijhouden wie een hersenschudding heeft gehad?
Voor een veilige terugkeer wil je dat weten. Het zijn wel gezondheidsgegevens, en die zijn extra beschermd. Houd alleen bij wat nodig is, bewaar het op een plek waar alleen de betrokken trainers bij kunnen, en ruim het op als het niet meer nodig is. De Checkup helpt je dit te regelen, maar is geen juridisch of medisch advies.
Onze bar heeft een eigen kassa met pin. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Naar de IT eromheen: wie kan inloggen, wie beheert het account bij de leverancier, en hangt de kassa los van andere apparaten? De werking van de kassa zelf valt erbuiten. Voor vragen aan de leverancier staat er een voorbeeldmail in het plan.
Veel accounts staan op het privé-mailadres van één vrijwilliger. Hoe lossen we dat op?
Dat komt veel voor. Begin met een lijst van alle accounts. Daarna zet je ze een voor een over naar een clubmailadres. Het IT-plan geeft je de volgorde en de handleidingen.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.