Wie leest mee in de lijst van spelers met een hersenschudding?
Een rugbyclub heeft senioren, jeugd en vaak een eigen clubhuis. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je hoe jullie ledenadministratie, blessures, foto's en accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gaat de blessurelijst rond in de teamapp, met namen erbij?
- Staan de paspoortgegevens van de tour nog in iemands mailbox?
- Kan een trainer die vertrokken is nog in Unify?
- Op wiens mailadres staan de accounts van de club?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Unify, teams en het clubhuis
Rugby Nederland werkt sinds juni 2022 met AllUnited Unify, als opvolger van e-Rugby. Clubs doen daarin hun ledenadministratie en facturatie, en gebruiken er digitale inschrijfformulieren. Er zijn ook onderdelen voor de wedstrijdadministratie en voor functies en diploma's.
Naast Unify heeft een rugbyclub vaak een clubhuis met een bar en een kassa, een website, sociale media en een groep vrijwilligers die dat draaiende houdt. Veel accounts zijn ooit aangemaakt door één enthousiaste vrijwilliger, op een eigen mailadres. Dat is zo gegroeid. Het wordt lastig als die vrijwilliger verhuist of stopt.
Gaat een team op tour of naar een toernooi, dan verzamelt iemand noodnummers, betalingen en soms paspoortgegevens. Dat staat dan in een spreadsheet of in de mail van de teammanager, en blijft daar vaak staan na de reis.
Hersenschuddingen, blessures en jeugdleden
Rugby Nederland heeft een hersenschuddingprotocol. Om een speler veilig terug te laten keren, houdt de club vaak bij wie een hersenschudding had en hoe het herstel gaat. Dat zijn gegevens over gezondheid, en volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn dat bijzondere persoonsgegevens: heel privacygevoelig, en daarom extra beschermd.
Een voorbeeld: de trainer van de junioren houdt in een online spreadsheet bij welke spelers na een hersenschudding weer mogen trainen. Het bestand is gedeeld met een link, zodat alle trainers erbij kunnen. Maar iedereen met die link kan het openen. Ook een oud-trainer, of een ouder die de link doorgestuurd kreeg.
Voor foto's van jeugdwedstrijden op de website of sociale media geldt: vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een rugbyclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: veel accounts zijn ooit aangemaakt door één vrijwilliger, op een eigen mailadres.
Zo gaat het mis: verhuist of stopt die vrijwilliger, dan kan niemand meer bij de website, de sociale media of de kassa van het clubhuis.
Wat jullie doen: zet de accounts van de website, de sociale media en de kassa op een algemeen clubmailadres.
Unify, tourlijsten en spreadsheets
De zwakke plek: naast Unify staat veel in spreadsheets en in de mail van teammanagers.
Zo gaat het mis: na een tour staan noodnummers en paspoortgegevens nog jaren in iemands mailbox, en de club weet niet waar.
Wat jullie doen: spreek vooraf af wie tourgegevens na de reis verwijdert, en wanneer.
Blessurelijsten en oud-trainers
De zwakke plek: een overzicht van hersenschuddingen, gedeeld met een open link.
Zo gaat het mis: iedereen met die link kan het openen, ook een oud-trainer of een ouder die de link doorgestuurd kreeg. En een vertrokken trainer kan nog in Unify.
Wat jullie doen: deel blessurelijsten op naam, niet met een open link, en haal trainers die stoppen uit Unify en de gedeelde mappen.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: gegevens op veel plekken tegelijk: Unify, spreadsheets en de teamapp.
Zo gaat het mis: een noodnummer in een tourlijst klopt niet meer, of een nepmail van de voorzitter vraagt de penningmeester om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd de ledenadministratie bij in Unify, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals Unify, de kassa in het clubhuis, de website en de sociale media, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een rugbyclub
Deel blessurelijsten op naam
Zet het overzicht van blessures en hersenschuddingen in een map waar je mensen op naam toegang geeft, niet met een open link. Zo haal je een trainer die stopt er ook weer uit.
Zet clubaccounts op een clubmailadres
Verhuis de accounts van de website, de sociale media en de kassa naar een algemeen clubmailadres. Dan blijven ze van de club, ook als een vrijwilliger stopt.
Ruim tourgegevens op na de reis
Noodnummers en paspoortgegevens voor een tour heb je na afloop niet meer nodig. Spreek vooraf af wie ze verwijdert, en wanneer.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de rugbyclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Mogen we bijhouden wie een hersenschudding heeft gehad?
Voor een veilige terugkeer wil je dat weten. Het zijn wel gegevens over gezondheid, en die zijn extra beschermd. Houd alleen bij wat nodig is, bewaar het op een plek waar alleen de betrokken trainers bij kunnen, en ruim het op als het niet meer nodig is.
De Checkup vraagt waar jullie dit nu bijhouden en wie erbij kan. Staat het in een bestand met een open link, dan zet jullie plan het delen op naam als stap. De Checkup is geen juridisch of medisch advies.
Onze bar heeft een eigen kassa met pin. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Naar de IT eromheen: wie kan inloggen, wie beheert het account bij de leverancier, en hangt de kassa los van andere apparaten? De werking van de kassa zelf valt erbuiten.
Staat het account bij de leverancier op het mailadres van één vrijwilliger, dan komt het overzetten naar een clubmailadres in jullie plan. Moet de leverancier iets doen, dan staat er een voorbeeldmail klaar.
Veel accounts staan op het privé-mailadres van één vrijwilliger. Hoe lossen we dat op?
Dat komt veel voor, en het is zo gegroeid. Begin met een lijst van alle accounts: Unify, de website, de sociale media, de kassa en de bankrekening. Zet erbij wie beheerder is.
Daarna zet je ze een voor een over naar een clubmailadres. Het IT-plan geeft de volgorde en de handleidingen, en wat klaar is, vinken jullie af.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Hockeyclub · Voetbalvereniging · Handbalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een rugbyclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.