Hoeveel oud-teammanagers kunnen nog in jullie ledenadministratie?
Teammanagers werken in de app, de ledenadministratie loopt via de bond en je speelt in een zaal die ook anderen gebruiken. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Is de laptop aan de tafel van de club, of van de verhuurder van de sporthal?
- Hebben ouders toestemming gegeven voor de spelersfoto's in de app?
- Wat doet de penningmeester als de zaalhuur "vandaag nog" naar een nieuw rekeningnummer moet?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De HandbalNL-app en de ledenadministratie
De HandbalNL-app is een gezamenlijk initiatief van het Nederlands Handbal Verbond (NHV) en Sportlink. De app kan gekoppeld worden aan de ledengegevens in Sportlink Club. Je vult er onder meer het digitale wedstrijdformulier in, en teammanagers kunnen foto's toevoegen bij de leden van hun team.
Zo hebben veel mensen een rol: de ledenadministrateur, de wedstrijdsecretaris, trainers, teammanagers en de vrijwilligers aan de tafel. Ieder logt in met een eigen account. Dat is goed geregeld. Het vraagt wel dat iemand bijhoudt wie welke rechten heeft, en die weer weghaalt als iemand stopt.
Handbal speel je in een sporthal. Vaak huurt de club die, en deelt hij de zaal met andere sporten. Een laptop aan de tafel, het scorebord en de wifi zijn soms van de club en soms van de verhuurder. Het helpt als je weet wat van wie is.
Spelersfoto's, jeugdteams en de penningmeester
Een foto in de app is een persoonsgegeven, net als een foto op de website of op sociale media. Vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd. Leg vast wie toestemming gaf, en maak intrekken net zo makkelijk.
Een voorbeeld: de penningmeester krijgt een appje van iemand die zich voordoet als de voorzitter. De zaalhuur moet vandaag nog betaald worden, naar een nieuw rekeningnummer. Het bericht ziet er gewoon uit, met de naam en de foto van de voorzitter. Spreek daarom af dat je een nieuw rekeningnummer altijd controleert via een ander kanaal, bijvoorbeeld door even te bellen.
Werken vrijwilligers met jeugdteams, dan kan jullie club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Voor de Regeling Gratis VOG heeft de club onder meer eHerkenning nodig, het inlogmiddel waarmee een organisatie online zaken doet met de overheid. Spreek af wie in het bestuur dat beheert.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een handbalclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de website, de sociale media en het eHerkenning-inlogmiddel hangen vaak aan één vrijwilliger of bestuurslid.
Zo gaat het mis: stopt die persoon, dan weet niemand meer hoe je inlogt, of wie de VOG-regeling beheert.
Wat jullie doen: spreek af wie in het bestuur wat beheert, en zet de accounts op een clubmailadres.
Wat van de club is in de sporthal
De zwakke plek: de laptop aan de tafel, het scorebord en de wifi zijn soms van de club en soms van de verhuurder.
Zo gaat het mis: gaat de laptop aan de tafel stuk of mee met de verhuurder, dan weet niemand wat van de club was en wat erop stond.
Wat jullie doen: schrijf op wat van de club is en wat van de verhuurder, en wat jullie met de verhuurder afspreken.
Rollen in de app en spelersfoto's
De zwakke plek: ledenadministrateur, wedstrijdsecretaris, trainers, teammanagers en tafelvrijwilligers hebben elk een rol.
Zo gaat het mis: oud-teammanagers kunnen nog in de ledenadministratie. Of een spelersfoto van een kind staat in de app zonder toestemming.
Wat jullie doen: loop de rollen na bij de start van het seizoen, en vraag bij de aanmelding naar foto's.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: de penningmeester betaalt de zaalhuur op een bericht.
Zo gaat het mis: een appje van iemand die zich voordoet als de voorzitter, met naam en foto, vraagt de zaalhuur vandaag nog naar een nieuw rekeningnummer te betalen.
Wat jullie doen: controleer een nieuw rekeningnummer altijd via een ander kanaal, bijvoorbeeld door even te bellen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie van de bond, de app voor wedstrijdzaken, de website, de sociale media en de bankrekening, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een handbalvereniging
Loop de rollen na bij de start van het seizoen
Kijk met de ledenadministrateur wie welke rol heeft in de app en in de ledenadministratie. Haal rechten weg bij trainers en teammanagers die gestopt zijn.
Vraag bij de aanmelding naar foto's
Vraag bij de inschrijving of foto's in de app, op de website en op sociale media mogen. Bij leden jonger dan 16 vraag je het aan de ouders.
Bel na bij een nieuw rekeningnummer
Spreek in het bestuur af dat de penningmeester een nieuw rekeningnummer of een spoedbetaling altijd natrekt met een belletje naar de afzender, ook als het bericht van een bestuurslid lijkt te komen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de handbalclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Teammanagers werken in de app op hun eigen telefoon. Is dat erg?
Nee, zo is de app bedoeld. Let wel op dat de telefoon een schermslot heeft, en dat iemand die stopt geen rol meer heeft.
Jullie plan helpt je dat elk seizoen na te lopen, met de ledenadministrateur, zodat oud-teammanagers niet meer in de ledenadministratie kunnen.
Mogen we spelersfoto's in de app zetten?
Een foto is een persoonsgegeven. Vraag bij de aanmelding om toestemming, bij leden jonger dan 16 aan de ouders of de voogd, en leg vast wie wat heeft gezegd.
Maak intrekken net zo makkelijk als toestemming geven. De Checkup vraagt hoe jullie dat regelen, maar is geen juridisch advies.
De sporthal is niet van ons. Wat kan de Checkup dan doen?
De Checkup kijkt naar wat de club zelf gebruikt: een laptop aan de tafel, een tablet of het clubaccount op de wifi. Het netwerk en de apparatuur van de verhuurder vallen erbuiten.
In jullie plan staat wat jullie met de verhuurder kunnen afspreken, met een voorbeeldbericht om het na te vragen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Korfbalvereniging · Volleybalvereniging · Basketbalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een handbalvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.