Aan de tafel in de sporthal zitten elk weekend andere vrijwilligers. Zo houd je de IT van je handbalclub op orde.
Teammanagers werken in de app, de ledenadministratie loopt via de bond en je speelt in een zaal die ook anderen gebruiken. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
De HandbalNL-app en de ledenadministratie
De HandbalNL-app is een gezamenlijk initiatief van het Nederlands Handbal Verbond (NHV) en Sportlink. De app kan gekoppeld worden aan de ledengegevens in Sportlink Club. Je vult er onder meer het digitale wedstrijdformulier in, en teammanagers kunnen foto's toevoegen bij de leden van hun team.
Zo hebben veel mensen een rol: de ledenadministrateur, de wedstrijdsecretaris, trainers, teammanagers en de vrijwilligers aan de tafel. Ieder logt in met een eigen account. Dat is goed geregeld. Het vraagt wel dat iemand bijhoudt wie welke rechten heeft, en die weer weghaalt als iemand stopt.
Handbal speel je in een sporthal. Vaak huurt de club die, en deelt hij de zaal met andere sporten. Een laptop aan de tafel, het scorebord en de wifi zijn soms van de club en soms van de verhuurder. Het helpt als je weet wat van wie is.
Spelersfoto's, jeugdteams en de penningmeester
Een foto in de app is een persoonsgegeven, net als een foto op de website of op sociale media. Vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd. Leg vast wie toestemming gaf, en maak intrekken net zo makkelijk.
Een voorbeeld: de penningmeester krijgt een appje van iemand die zich voordoet als de voorzitter. De zaalhuur moet vandaag nog betaald worden, naar een nieuw rekeningnummer. Het bericht ziet er gewoon uit, met de naam en de foto van de voorzitter. Spreek daarom af dat je een nieuw rekeningnummer altijd controleert via een ander kanaal, bijvoorbeeld door even te bellen.
Werken vrijwilligers met jeugdteams, dan kan je club om een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Voor de Regeling Gratis VOG heeft de club onder meer een KVK-nummer, preventiebeleid en eHerkenning nodig. eHerkenning is het inlogmiddel waarmee een organisatie online zaken doet met de overheid.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een handbalvereniging
Loop de rollen na bij de start van het seizoen
Kijk met de ledenadministrateur wie welke rol heeft in de app en in de ledenadministratie. Haal rechten weg bij trainers en teammanagers die gestopt zijn.
Vraag bij de aanmelding naar foto's
Vraag bij de inschrijving of foto's in de app, op de website en op sociale media mogen. Bij leden jonger dan 16 vraag je het aan de ouders.
Bel na bij een nieuw rekeningnummer
Spreek in het bestuur af dat de penningmeester een nieuw rekeningnummer of een spoedbetaling altijd natrekt met een belletje naar de afzender, ook als het bericht van een bestuurslid lijkt te komen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt, zoals de ledenadministratie van de bond, de app voor wedstrijdzaken, de website, de sociale media en de bankrekening. Per systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een clubmailadres staat.
Omdat je in een gehuurde zaal speelt, vraagt de Checkup ook naar de apparatuur en de wifi daar. En omdat de penningmeester betalingen doet, vraagt hij hoe jullie betaalverzoeken controleren. Heb je jeugdteams, dan komen foto's en gegevens van ouders aan bod. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met de handleidingen en voorbeeldmails uit het plan.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de handbalclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Teammanagers werken in de app op hun eigen telefoon. Is dat erg?
Nee, zo is de app bedoeld. Let wel op dat de telefoon een schermslot heeft, en dat iemand die stopt geen rol meer heeft. Het IT-plan helpt je dat elk seizoen na te lopen.
Mogen we spelersfoto's in de app zetten?
Een foto is een persoonsgegeven. Vraag bij de aanmelding om toestemming, bij leden jonger dan 16 aan de ouders of de voogd, en leg vast wie wat heeft gezegd. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
De sporthal is niet van ons. Wat kan de Checkup dan doen?
De Checkup kijkt naar wat de club zelf gebruikt: een laptop aan de tafel, een tablet of het clubaccount op de wifi. Het netwerk en de apparatuur van de verhuurder vallen erbuiten. In het plan staat wat je met de verhuurder kunt afspreken.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Korfbalvereniging · Volleybalvereniging · Basketbalvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij