Hoeveel beheerders heeft jullie club in Club.Basketball.nl, en weten jullie wie?
De ledenadministratie, de competitie en het digitale wedstrijdformulier lopen nu via het platform van de bond. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Waar staat de export van jullie oude ledenlijst nu nog?
- Ziet iemand op tijd wanneer de VOG van een jeugdcoach afloopt?
- Gaat het rijschema met adressen van ouders verder dan het eigen team?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het platform van de bond en de overstap
De Nederlandse Basketball Bond (NBB) werkte met Sportlink. Op 16 juni 2025 is de bond overgestapt naar een eigen platform: Basketball.nl. Leden gebruiken de app en Mijn Basketball.nl, clubs werken in Club.Basketball.nl. Daar zit de leden- en competitieadministratie, en een digitaal wedstrijdformulier. Je logt in met je NBB-nummer, dat bij de overstap is veranderd in een nummer van zes cijfers.
Bij de overstap zette de bond de gegevens van bondsleden en teams over. Gegevens die de bond niet kende, zoals notities bij leden en de gegevens uit de module voor vrijwilligers, gingen niet vanzelf mee. Die moest de club zelf uit Sportlink halen en weer invoeren.
Een voorbeeld: de ledenadministrateur maakt voor de overstap een export uit Sportlink. Dat is een bestand met alle leden, adressen, geboortedata en notities. Het nieuwe systeem draait inmiddels, maar het bestand staat nog op haar laptop en in de mail naar de secretaris. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nog niet opgeruimd.
Rollen, jeugdteams en statistieken
In Club.Basketball.nl hangen de beheerrechten aan een persoon in de administratie. De bond adviseert om binnen de club een of twee beheerders te hebben. Zij verdelen de rollen over de andere vrijwilligers. In het platform kun je ook de VOG van een vrijwilliger registreren, met een begin- en einddatum.
Bij jeugdteams overleggen coaches en ouders vaak in groepsapps, en er gaat een rijschema rond voor uitwedstrijden. Daarin staan telefoonnummers van ouders en soms adressen. Deel zo'n schema alleen met de ouders van dat team.
In de app van de bond kunnen spelers hun wedstrijden en statistieken volgen. Daarnaast plaatst jullie club foto's op de website en op sociale media. Vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd. Leg vast wie toestemming gaf, en maak intrekken net zo makkelijk.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een basketbalclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als de ledenadministrateur stopt
De zwakke plek: in Club.Basketball.nl hangen de beheerrechten aan een persoon, en de ledenadministratie doet vaak één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan kan niemand meer rollen verdelen of nieuwe leden invoeren.
Wat jullie doen: zorg voor een of twee beheerders in Club.Basketball.nl, zoals de bond adviseert, en leg vast welke gegevens waar staan.
Wat na de overstap nog ergens staat
De zwakke plek: notities bij leden en de gegevens uit de module voor vrijwilligers gingen niet vanzelf mee naar het nieuwe platform.
Zo gaat het mis: wat jullie nog nodig hebben, staat alleen in een export op de laptop van één vrijwilliger. Gaat die laptop kapot of stopt zij, dan is het weg.
Wat jullie doen: bewaar wat jullie nodig hebben op een plek van de club, en verwijder de oude exportbestanden van laptops en uit de mail.
Rollen, jeugdteams en het rijschema
De zwakke plek: rollen van gestopte bestuursleden en coaches blijven staan, en het rijschema met adressen van ouders gaat rond in groepsapps.
Zo gaat het mis: een oud-coach kan nog in de ledenadministratie, of het rijschema komt bij mensen buiten het team.
Wat jullie doen: loop de rollen in Club.Basketball.nl elk seizoen na, en deel het rijschema alleen met de ouders van het team.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: gegevens die bij de overstap opnieuw zijn ingevoerd, VOG's met een einddatum, en een penningmeester die betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: bij het overtypen is een gegeven verkeerd gegaan, of de VOG van een jeugdcoach is verlopen zonder dat iemand het ziet. Of een nepmail van de voorzitter vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: registreer de VOG met begin- en einddatum in het platform, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het platform van de bond, de website, de sociale media, de mail en de bankrekening, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een basketbalvereniging
Ruim oude exportbestanden op
Zoek op laptops en in de mail van bestuursleden naar ledenlijsten die bij de overstap zijn gemaakt. Wat je niet meer nodig hebt, verwijder je. Kijk ook in de map met downloads.
Kijk wie beheerder is
Loop in Club.Basketball.nl na wie beheerder is en wie welke rol heeft. Haal rollen weg bij bestuursleden en coaches die gestopt zijn, en zorg dat er altijd een tweede beheerder is.
Houd het rijschema binnen het team
Deel het rijschema voor uitwedstrijden alleen met de ouders van het team. Zet er geen adressen in als dat niet nodig is, en maak elk seizoen een nieuw schema.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de basketbalclub, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn net overgestapt naar het nieuwe platform. Heeft de Checkup nu zin?
Ja, juist na een overstap. Dan zie je wat er nog van het oude systeem over is, zoals exports uit Sportlink op laptops en in de mail, en wie er in het nieuwe systeem bij kan.
De Checkup vraagt ook naar oude systemen en bestanden. Jullie plan zet de stappen op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, bijvoorbeeld oude exports opruimen, een tweede beheerder in Club.Basketball.nl en de rollen nalopen. Bij elke stap staat uitleg en een handleiding.
Mogen we wedstrijdfoto's van jeugdspelers op sociale media zetten?
Vraag je toestemming voor foto's van een lid jonger dan 16, dan vraag je die aan de ouders of de voogd. Leg vast wie toestemming gaf, en maak intrekken net zo makkelijk.
De Checkup vraagt hoe jullie dat nu regelen, en jullie plan helpt het vast te leggen. Het is geen juridisch advies.
Onze ledenadministrateur doet alles alleen. Wat als zij stopt?
Dat komt bij veel clubs voor, en het gaat vaak lang goed. Maar in Club.Basketball.nl hangen de beheerrechten aan een persoon. Stopt zij, dan kan niemand meer rollen verdelen.
Zorg dat een tweede bestuurslid beheerder is, zoals de bond adviseert, en dat duidelijk is welke gegevens waar staan. Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt.
Het plan blijft van de club, ook als het bestuur wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Ruimt Insert Z de oude bestanden voor ons op?
Nee. Het uitvoeren doen jullie zelf. De Checkup geeft jullie een plan op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met uitleg en een handleiding per stap.
Wat klaar is, vinken jullie af. Zo ziet ook een nieuw bestuurslid wat er al is opgeruimd en wat nog moet.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Volleybalvereniging · Handbalvereniging · Korfbalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een basketbalvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.