Als het gaat vriezen, wil iedereen tegelijk weten of de ijsbaan opengaat. Zo zorg je dat meer dan één vrijwilliger dat bericht kan plaatsen.
Een schaatsvereniging traint in de ijsuren op de kunstijsbaan. Een ijsvereniging maakt bij vorst zelf een natuurijsbaan klaar. In beide gevallen doen vrijwilligers veel online. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
De Verenigingsmanager, ijsuren en de natuurijsbaan
Is je vereniging aangesloten bij de KNSB, de schaatsbond, dan geef je je leden door aan de bond. Dat doe je in de KNSB Verenigingsmanager. De basisversie is gratis voor aangesloten verenigingen. Naast sporters zet je er ook kaderleden in, zoals trainers en bestuursleden. Leden zelf beheren in Mijn KNSB hun gegevens en hun wedstrijd- of trainerslicentie.
Train je op kunstijs, dan huurt je vereniging ijsuren op de baan. Welke groep wanneer schaatst, en welke trainer erbij staat, staat vaak in een spreadsheet van de trainingscoördinator. Bij een ijsvereniging met een natuurijsbaan draait alles om die paar dagen vorst. Dan moet het bericht dat de baan open is snel op de website, op sociale media en in de app-groepen.
Een voorbeeld. Het vriest eindelijk, het ijs is dik genoeg en de ijsmeester geeft groen licht. Maar de enige vrijwilliger die kan inloggen op de website zit op wintersport. Het bericht komt pas 's avonds online. Dat is niemands fout. Er stond alleen nooit op papier wie er nog meer bij kon.
Ledenkaarten, de kassa bij de baan en jeugdschaatsen
Bij een natuurijsbaan laten leden bij de ingang hun ledenkaart zien, en niet-leden betalen entree. Vaak staat er ook een koek-en-zopie met een pinautomaat. Die kassa gebruik je maar een paar dagen per jaar. Kijk daarom voor de winter of hij nog werkt, en of het wachtwoord nog bekend is.
Veel verenigingen hebben jeugdschaatsen. Kinderen van de lessen staan graag op de foto, en ouders delen beelden van de eerste rondjes. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media vraag je toestemming aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders kunnen hun toestemming altijd weer intrekken.
Trainers en begeleiders van de jeugd werken met kinderen. Voor hen kan je vereniging een VOG vragen, een Verklaring Omtrent het Gedrag. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met kinderen werkt daar niets voor. De KNSB heeft informatie over VOG's en een veilig sportklimaat voor verenigingen.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een schaats- of ijsvereniging
Geef twee mensen toegang tot de website en sociale media
Zorg dat minstens twee vrijwilligers het bericht kunnen plaatsen dat de baan open is. Doe dat in de zomer, dan ben je klaar als het gaat vriezen.
Test de kassa voor het seizoen
Zet de kassa en de pinautomaat in het najaar een keer aan. Kijk of ze werken, of de software nog bijgewerkt wordt en wie het wachtwoord weet.
Loop de kaderleden in de Verenigingsmanager na
Kijk of de trainers en bestuursleden die er staan nog actief zijn. Haal wie gestopt is eruit, en zet nieuwe trainers er op tijd in.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt. Bij schaatsen en ijs zijn dat vaak de ledenadministratie van de bond, de indeling van de ijsuren, de website, de sociale media, de app-groepen en de kassa bij de baan. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een mailadres van de vereniging staat.
Omdat een natuurijsbaan maar een paar dagen per jaar open is, vraagt de Checkup ook naar wat je maar af en toe gebruikt: de kassa, het account voor berichten en de inlog van de website. Heb je jeugdleden, dan komen hun gegevens en foto's aan bod. In het IT-plan staan handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze natuurijsbaan is sommige winters helemaal niet open. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. Juist omdat je de baan weinig gebruikt, is het fijn als alles klaarstaat zodra het vriest. Het IT-plan helpt je dat in de rustige maanden te regelen.
We schaatsen op een kunstijsbaan die niet van ons is. Hoort die ook in ons plan?
Alleen voor zover jullie iets van de baan gebruiken. De Checkup gaat over de systemen van de vereniging: je leden, je trainingsgroepen, je accounts en je berichten.
Mogen we foto's van de schaatslessen van de jeugd online zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die aan de ouders. Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Wielervereniging · Atletiekvereniging · Zwemvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij