Hangt het ijsbericht van jullie club aan één vrijwilliger?
Een schaatsvereniging traint in de ijsuren op de kunstijsbaan. Een ijsvereniging maakt bij vorst zelf een natuurijsbaan klaar. In beide gevallen doen vrijwilligers veel online. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Doet de kassa bij de baan het nog na een zomer in de kast?
- Staan er kaderleden in de Verenigingsmanager die al jaren gestopt zijn?
- Wie kan bij de ledenkaarten en de foto's van jeugdleden?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De Verenigingsmanager, ijsuren en de natuurijsbaan
Is jullie vereniging aangesloten bij de KNSB, de schaatsbond, dan geef je je leden door aan de bond. Dat doe je in de KNSB Verenigingsmanager. De basisversie kost aangesloten verenigingen niets. Naast sporters zet je er ook kaderleden in, zoals trainers en bestuursleden. Leden zelf beheren in Mijn KNSB hun gegevens en hun wedstrijd- of trainerslicentie.
Train je op kunstijs, dan huurt jullie vereniging ijsuren op de baan. Welke groep wanneer schaatst, en welke trainer erbij staat, staat vaak in een spreadsheet van de trainingscoördinator. Bij een ijsvereniging met een natuurijsbaan draait alles om die paar dagen vorst. Dan moet het bericht dat de baan open is snel op de website, op sociale media en in de app-groepen.
Een voorbeeld. Het vriest eindelijk, het ijs is dik genoeg en de ijsmeester geeft groen licht. Maar de enige vrijwilliger die kan inloggen op de website zit op wintersport. Het bericht komt pas 's avonds online. Dat is niemands fout. Er stond alleen nooit op papier wie er nog meer bij kon.
Ledenkaarten, de kassa bij de baan en jeugdschaatsen
Bij een natuurijsbaan laten leden bij de ingang hun ledenkaart zien, en niet-leden betalen entree. Vaak staat er ook een koek-en-zopie met een pinautomaat. Die kassa gebruik je maar een paar dagen per jaar. Kijk daarom voor de winter of hij nog werkt, en of het wachtwoord nog bekend is.
Veel verenigingen hebben jeugdschaatsen. Kinderen van de lessen staan graag op de foto, en ouders delen beelden van de eerste rondjes. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media vraag je toestemming aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders kunnen hun toestemming altijd weer intrekken.
Trainers en begeleiders van de jeugd werken met kinderen. Voor hen kan jullie vereniging een VOG vragen, een Verklaring Omtrent het Gedrag. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met kinderen werkt daar niets voor.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een schaats- of ijsvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien als het gaat vriezen, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Klaar als het gaat vriezen
De zwakke plek: het bericht dat de baan open is, hangt vaak aan één vrijwilliger die kan inloggen.
Zo gaat het mis: zit die vrijwilliger op wintersport, dan komt het bericht pas 's avonds online.
Wat jullie doen: zorg in de zomer dat minstens twee vrijwilligers het bericht op de website en sociale media kunnen plaatsen.
IJsuren, ledenlijst en de kassa
De zwakke plek: de indeling van de ijsuren staat in een spreadsheet van de trainingscoördinator, en de kassa staat een zomer in de kast.
Zo gaat het mis: stopt de coördinator, dan is de indeling weg. Of de kassa doet het niet meer, en niemand weet het wachtwoord.
Wat jullie doen: zet de indeling op een plek van de vereniging, en zet de kassa en de pinautomaat in het najaar een keer aan.
Kaderleden, ledenkaarten en jeugd
De zwakke plek: trainers en bestuursleden blijven in de Verenigingsmanager staan, ook na jaren.
Zo gaat het mis: kaderleden die al jaren gestopt zijn, staan er nog in. En niemand weet wie bij de ledenkaarten en de foto's van jeugdleden kan.
Wat jullie doen: loop de kaderleden in de Verenigingsmanager na, en spreek af wie bij de foto's van jeugdleden kan.
Kloppende gegevens van leden
De zwakke plek: gegevens op meer plekken: de Verenigingsmanager, Mijn KNSB en spreadsheets.
Zo gaat het mis: een lijst in een spreadsheet loopt achter op wat leden zelf in Mijn KNSB bijhouden, of toestemming voor foto's is niet vastgelegd.
Wat jullie doen: houd de ledenlijst bij in de Verenigingsmanager, en leg vast welke ouders toestemming gaven voor foto's.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de Verenigingsmanager, de indeling van de ijsuren, de website en de kassa bij de baan, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een schaats- of ijsvereniging
Geef twee mensen toegang tot de website en sociale media
Zorg dat minstens twee vrijwilligers het bericht kunnen plaatsen dat de baan open is. Doe dat in de zomer, dan ben je klaar als het gaat vriezen.
Test de kassa voor het seizoen
Zet de kassa en de pinautomaat in het najaar een keer aan. Kijk of ze werken, of de software nog bijgewerkt wordt en wie het wachtwoord weet.
Loop de kaderleden in de Verenigingsmanager na
Kijk of de trainers en bestuursleden die er staan nog actief zijn. Haal wie gestopt is eruit, en zet nieuwe trainers er op tijd in.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze natuurijsbaan is sommige winters helemaal niet open. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. Juist omdat jullie de baan weinig gebruiken, is het fijn als alles klaarstaat zodra het vriest: twee mensen die het bericht kunnen plaatsen, een kassa die werkt, en een wachtwoord dat bekend is.
Het IT-plan helpt dat in de rustige maanden te regelen, op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Wat klaar is, vinken jullie af.
We schaatsen op een kunstijsbaan die niet van ons is. Hoort die ook in ons plan?
Alleen voor zover jullie iets van de baan gebruiken. De systemen van de baan zelf beheert de baan.
De Checkup gaat over de systemen van de vereniging: jullie leden, de trainingsgroepen en de ijsuren, de accounts en de berichten.
Mogen we foto's van de schaatslessen van de jeugd online zetten?
Ja, als jullie toestemming hebben. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt.
Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken. De Checkup vraagt hoe jullie dat nu regelen, maar is geen juridisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Wielervereniging · Atletiekvereniging · Zwemvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een schaats- of ijsvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.