Wie heeft de telefoonnummers van honderd ouders op het rooster?
Een school, sportclub of muziekvereniging haalt oud papier op en verdient zo geld. Soms regelt een stichting dat voor meerdere clubs samen. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gaat het rooster voor de papierwagen rond met alle nummers erop?
- Kijken twee mensen naar de opbrengst voordat die wordt uitbetaald?
- Als de weegbonnen kwijt zijn, hoe tonen jullie de opbrengst dan aan?
- Wie mailt met de gemeente, en vanaf welk adres?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het rooster, de wagen en de groepsapp
Elke ophaalronde heeft vrijwilligers nodig: ouders, leden of supporters die meelopen achter de wagen. Het rooster staat vaak in een gedeelde spreadsheet met namen en telefoonnummers. Wie de link heeft, ziet alles. En die link gaat makkelijk rond.
Ruilen gaat via de groepsapp. Daar zitten na een paar jaar ook ouders van kinderen die allang van school zijn. Spreek af wie beheerder is, en haal mensen eruit die niet meer meedoen.
Een rooster waarin alleen voornamen en de ronde staan, werkt vaak net zo goed. De telefoonnummers heeft de coördinator.
Weegbonnen, de gemeente en de opbrengst
Na elke ronde komt er een weegbon. Op basis daarvan krijgt de club of stichting een vergoeding, van de gemeente of van de verwerker. De afspraken daarover staan in een contract of convenant. Bewaar weegbonnen en afspraken op één plek, zodat jullie kunnen nakijken of de uitbetaling klopt.
Verdeelt een stichting de opbrengst over meerdere clubs, dan gaat er geregeld geld naar verschillende rekeningen. Een valse mail met een gewijzigd rekeningnummer van een club valt dan niet direct op. Laat uitbetalingen daarom door twee mensen controleren.
De ophaaldata staan op de website of in een app van de gemeente. Klopt daar iets niet, dan staan bewoners met hun papier buiten voor niets. Spreek af wie dat met de gemeente regelt.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een oudpapierinzameling
Deel het rooster zonder telefoonnummers
Zet in het gedeelde rooster alleen voornamen en rondes. Bewaar de telefoonnummers in een lijst waar alleen de coördinatoren bij kunnen.
Laat uitbetalingen door twee mensen controleren
Stel in dat een tweede bestuurslid elke uitbetaling aan de deelnemende clubs goedkeurt, en bel na bij een nieuw rekeningnummer.
Bewaar weegbonnen en afspraken met een back-up
Scan weegbonnen en zet ze met de afspraken met de gemeente in een map van de stichting, met een automatische tweede kopie.
Waar de Checkup op let bij jullie inzameling
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: het rooster, de groepsapps, de map met weegbonnen en afspraken, de mail en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Voor de penningmeester vraagt de Checkup hoe uitbetalingen worden gecontroleerd. Voor het rooster vraagt hij wie de gegevens van vrijwilligers kan zien.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de inzameling, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De papierinzameling is maar een klein onderdeel van onze club. Waar past dit?
Neem het rooster en de weegbonnen mee in de Checkup van jullie club. Is er een aparte stichting, dan kan die de Checkup zelf doen.
Is een gedeelde spreadsheet niet gewoon handig?
Zeker. Het gaat erom wie erbij kan. Deel hem met namen van vrijwilligers in plaats van met een open link, en laat de telefoonnummers eruit.
Wie regelt de Checkup voor de inzameling?
De coördinator van de inzameling of de penningmeester. Wie achter de wagen meeloopt, merkt alleen het nieuwe rooster.
Moeten we weegbonnen bewaren?
Bewaar ze in elk geval tot de uitbetaling klopt en de jaarrekening klaar is. Vraag de boekhouder of de gemeente hoe lang verder.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een stichting voor oud papier, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van vrijwilligers en de deelnemende clubs, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kringloopstichting · Oudervereniging · Harmonie, fanfare en drumband · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?