Wat staat er nog op de laptops die bij jullie binnenkomen?
Een kringloop draait op giften, vrijwilligers en een winkel die elke dag open is. Daarbij komt meer IT kijken dan alleen de kassa. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gaat een gedoneerde telefoon pas de winkel in als hij is teruggezet naar de fabrieksinstellingen?
- Wordt vastgelegd wie een apparaat heeft gewist?
- Hangen de kassa en de pin aan dezelfde wifi als de telefoon van een bezoeker?
- Hoe lang bewaren jullie de adressen van de ophaaldienst?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Gedoneerde apparaten en de gegevens erop
Mensen brengen laptops, telefoons, tablets, camera's en usb-sticks. Vaak staan er nog foto's, mail, wachtwoorden of administratie op. Wie zo'n apparaat koopt, kan die gegevens soms zo openen. Voor de vorige eigenaar is dat een nare verrassing, en voor de kringloop een risico voor de naam.
Spreek daarom af wat er met apparaten gebeurt die gegevens kunnen bevatten. Bijvoorbeeld: ze gaan pas de winkel in als iemand ze heeft teruggezet naar de fabrieksinstellingen. Lukt dat niet, dan gaan ze naar de recycling. Leg vast wie dat doet en dat het gebeurd is.
Veel kringlopen hebben ook een ophaaldienst. Daarvoor noteren ze naam, adres en telefoonnummer van wie iets kwijt wil. Die lijst groeit elke week. Spreek af hoe lang jullie die adressen bewaren.
De kassa, de pinautomaat en mensen die werkervaring opdoen
In de winkel staat een kassa met een pinautomaat. Hangt die aan dezelfde wifi als de laptop van de vrijwilligers of de telefoon van een bezoeker, dan kan een probleem op het ene apparaat het andere raken. Een apart netwerk voor kassa en pin is veiliger.
Werken er mensen die via de gemeente werkervaring opdoen, dan houden jullie soms aanwezigheid en voortgang bij voor de gemeente. Dat zijn gevoelige gegevens. Alleen de begeleiders horen erbij te kunnen.
Kringloopbedrijven die lid zijn van de Branchevereniging Kringloop Nederland werken met een keurmerk. Daarin staat onder meer dat ze hun werkprocessen goed vastleggen. Dat helpt ook bij de IT: wie weet waar alles staat, kan het makkelijker overdragen.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een kringloopwinkel
Wis apparaten voordat ze de winkel in gaan
Zet gedoneerde laptops, telefoons en tablets terug naar de fabrieksinstellingen, of breng ze naar de recycling. Houd bij welk apparaat gewist is en door wie.
Geef kassa en pin een eigen netwerk
Zet de kassa en de pinautomaat op een eigen netwerk, los van de wifi voor vrijwilligers en bezoekers.
Ruim de lijst van de ophaaldienst op
Spreek af hoe lang jullie adressen van de ophaaldienst bewaren, bijvoorbeeld drie maanden na het ophalen, en ruim oudere regels op.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: de kassa en de pinautomaat, de planning van de ophaaldienst, het rooster van vrijwilligers, de mail, de website, eventuele verkoop via internet en de bankrekening. Per systeem vragen we op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Voor de winkel vraagt de Checkup of kassa en pin apart zitten van de andere apparaten. Voor gedoneerde apparaten vraagt hij wat jullie doen met de gegevens erop. Werken er beroepskrachten, dan vraagt hij ook naar hun laptops en accounts.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de kringloop, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij verkopen bijna geen elektronica. Past de Checkup dan wel?
Ja. De kassa, de ophaaldienst, het rooster en de mail van het bestuur zijn er ook. Vragen over apparaten die niet bij jullie spelen, slaan jullie over.
Is terugzetten naar de fabrieksinstellingen genoeg?
Bij de meeste moderne telefoons en laptops is dat een goede eerste stap. Bij twijfel, of bij oude apparaten en losse harde schijven, kiezen jullie beter voor recycling. Het IT-plan geeft jullie een handleiding.
Wie doet de Checkup bij een kringloop met veel vrijwilligers?
Eén persoon, bijvoorbeeld de coördinator of een bestuurslid. De vrijwilligers merken vooral de afspraken die eruit komen.
Moeten we een kopie bewaren van de gegevens van mensen die werkervaring opdoen?
Bewaar alleen wat nodig is voor de afspraken met de gemeente, op een plek waar alleen de begeleiders bij kunnen. De Checkup is geen juridisch advies.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een kringloopstichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Repair café · Voedselbank · Vrijwilligersorganisatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?