De penningmeester stuurt betaalverzoeken voor het schoolreisje, en de lijst met ouders staat in de eigen mailbox. Zo regel je de IT van je oudervereniging.
Een oudervereniging of ouderraad helpt de school met het schoolreisje, de sportdag en de sinterklaas- en kerstviering, en beheert vaak het geld van de vrijwillige ouderbijdrage. Met de +Z Checkup zie je hoe de lijsten, betalingen, foto's en accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
De ouderbijdrage, betaalverzoeken en ouders die komen en gaan
Soms is de ouderraad een officiële vereniging of stichting, met een eigen budget. Met het geld van de vrijwillige ouderbijdrage betaalt de ouderraad bijvoorbeeld het schoolreisje en de sinterklaas- en kerstviering.
De ouderbijdrage is vrijwillig. Kinderen van ouders die niet betalen, mogen altijd meedoen met extra activiteiten. Houd de lijst van wie betaald heeft daarom bij de penningmeester, en deel hem niet in een groepsapp of met de klas.
Ouders zitten een paar jaar in de oudervereniging, vaak tot hun jongste kind van school gaat. Een voorbeeld: de mail, de bankapp en het account voor betaalverzoeken staan op naam van een penningmeester wiens kind net naar de middelbare school is. Het nieuwe bestuur moet dan veel opnieuw regelen.
Lijsten van ouders, foto's en nepverzoeken
Voor mails en betaalverzoeken heb je namen en mailadressen van ouders nodig. Een school mag gegevens van leerlingen alleen met anderen delen als de ouders of de leerling daar uitdrukkelijk toestemming voor gaven. Vraag de school dus niet zomaar om een adressenlijst. Laat ouders zich zelf aanmelden, of laat mails aan alle ouders via de school lopen.
Bij een schoolfeest of sportdag worden veel foto's gemaakt. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op een website of sociale media is toestemming van de ouders nodig. Ouders mogen die toestemming altijd intrekken. Vraag de school hoe zij toestemming vastlegt, en houd je daaraan.
Een penningmeester krijgt soms een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag snel iets te betalen. Bel bij twijfel die persoon zelf, op het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een oudervereniging
Zet de accounts op naam van de vereniging
Maak een mailadres voor de penningmeester en de secretaris dat blijft als ouders wisselen. Zet het account voor betaalverzoeken en de sociale media daarop.
Houd de betaallijst bij één persoon
Laat alleen de penningmeester, en eventueel een vervanger, zien wie de ouderbijdrage heeft betaald. Zet die lijst niet in een map voor het hele bestuur.
Maak een overdrachtslijst voor het einde van het schooljaar
Zet alle accounts op een rij: waarvoor, wie erbij kan en waar het wachtwoord staat. Loop die lijst door met wie het overneemt.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je oudervereniging gebruikt. Vaak zijn dat een mailadres, de bankrekening, betaalverzoeken, een gedeelde map met draaiboeken, een groepsapp van het bestuur en soms een eigen pagina op de website van de school.
Omdat je met gegevens van kinderen en ouders werkt, vraagt de Checkup naar lijsten, foto's en toestemming, en naar wat je daarover met de school afspreekt. Hij vraagt ook hoe de overdracht gaat als ouders stoppen. Het IT-plan zet dat in stappen die een ouder zelf kan uitvoeren, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. De IT van de school zelf valt erbuiten.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of ouder beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de oudervereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Is de Checkup ook voor een ouderraad die geen officiële vereniging is?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie het geld beheert, waar de lijsten staan en wie de accounts heeft. Of je een vereniging, een stichting of een ouderraad zonder eigen rechtsvorm bent, maakt voor de vragen weinig uit.
Mogen we foto's van het schoolfeest op onze pagina zetten?
Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Stem met de school af hoe die toestemming is vastgelegd. Heb je geen toestemming, kies dan een foto waarop dat kind niet herkenbaar is.
Kijkt de Checkup ook naar de systemen van de school?
Nee. De Checkup kijkt naar wat de oudervereniging zelf gebruikt. Wat je met de school afspreekt over lijsten en mails, komt wel aan bod.
Wat als de penningmeester dit jaar stopt?
Dan helpt het IT-plan je om de betaalverzoeken, de mail en de toegang tot de bank over te dragen aan de nieuwe penningmeester. Het plan groeit een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Scouting · Speeltuinvereniging · Oranjevereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?