Staat de lijst met alle ouders in iemands privémailbox?
Een oudervereniging of ouderraad helpt de school met het schoolreisje, de sportdag en de sinterklaas- en kerstviering, en beheert vaak het geld van de vrijwillige ouderbijdrage. Met de +Z Checkup zie je hoe de lijsten, betalingen, foto's en accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Zou een ouder een nep-betaalverzoek voor het schoolreisje herkennen?
- Hoeveel mensen hebben de betaallijst van de ouderbijdrage?
- Wie weet in juni welke ouders vertrekken, en welke accounts zij beheren?
- Staan er foto's van kinderen in mappen van ouders die al weg zijn?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De ouderbijdrage, betaalverzoeken en ouders die komen en gaan
Met het geld van de ouderbijdrage betaalt de ouderraad bijvoorbeeld het schoolreisje en de sinterklaas- en kerstviering. Die bijdrage is vrijwillig. Kinderen van ouders die niet betalen, mogen altijd meedoen met extra activiteiten. Houd de lijst van wie betaald heeft daarom bij de penningmeester, en deel hem niet in een groepsapp of met de klas.
Ouders zitten een paar jaar in de oudervereniging, vaak tot hun jongste kind van school gaat. Een voorbeeld: de mail, de bankapp en het account voor betaalverzoeken staan op naam van een penningmeester wiens kind net naar de middelbare school is. Het nieuwe bestuur moet dan veel opnieuw regelen.
Lijsten van ouders, foto's en nepverzoeken
Voor mails en betaalverzoeken heb je namen en mailadressen van ouders nodig. Een school mag gegevens van leerlingen alleen met anderen delen als de ouders of de leerling daar uitdrukkelijk toestemming voor gaven. Vraag de school dus niet zomaar om een adressenlijst. Laat ouders zich zelf aanmelden, of laat mails aan alle ouders via de school lopen.
Bij een schoolfeest of sportdag worden veel foto's gemaakt. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op een website of sociale media is toestemming van de ouders nodig. Ouders mogen die toestemming altijd intrekken. Vraag de school hoe zij toestemming vastlegt, en houd je daaraan.
Een penningmeester krijgt soms een mail of appje dat van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag snel iets te betalen. Bel bij twijfel die persoon zelf, op het nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een oudervereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorwerken als ouders vertrekken
De zwakke plek: de mail, de bankapp en het account voor betaalverzoeken staan op naam van één penningmeester.
Zo gaat het mis: gaat het jongste kind van de penningmeester naar de middelbare school, dan moet het nieuwe bestuur veel opnieuw regelen.
Wat jullie doen: maak een mailadres voor de penningmeester en de secretaris dat blijft als ouders wisselen, en zet de accounts daarop.
Draaiboeken, lijsten en foto's bij de vereniging
De zwakke plek: draaiboeken, lijsten en foto's staan in mappen en mailboxen van ouders.
Zo gaat het mis: vertrekt een ouder, dan gaat het draaiboek van het schoolreisje mee, en blijven foto's van kinderen in de map van die ouder staan.
Wat jullie doen: zet draaiboeken en lijsten in een gedeelde map van de vereniging, en loop aan het eind van het schooljaar een overdrachtslijst door.
De betaallijst, foto's van kinderen en de school
De zwakke plek: een betaallijst van de ouderbijdrage bij te veel mensen, foto's van kinderen en adressenlijsten van de school.
Zo gaat het mis: de lijst van wie betaald heeft komt in een groepsapp. Een foto van een kind komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: houd de betaallijst bij de penningmeester, laat ouders zich zelf aanmelden, en stem met de school af hoe toestemming voor foto's is vastgelegd.
Geen nep-betaalverzoeken
De zwakke plek: veel ouders die betaalverzoeken krijgen, en een penningmeester die betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: een ouder betaalt op een nep-betaalverzoek voor het schoolreisje. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: laat betaalverzoeken altijd van hetzelfde account komen, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het mailadres, de bankrekening, de betaalverzoeken en de gedeelde map met draaiboeken, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een oudervereniging
Zet de accounts op naam van de vereniging
Maak een mailadres voor de penningmeester en de secretaris dat blijft als ouders wisselen. Zet het account voor betaalverzoeken en de sociale media daarop.
Houd de betaallijst bij één persoon
Laat alleen de penningmeester, en eventueel een vervanger, zien wie de ouderbijdrage heeft betaald. Zet die lijst niet in een map voor het hele bestuur.
Maak een overdrachtslijst voor het einde van het schooljaar
Zet alle accounts op een rij: waarvoor, wie erbij kan en waar het wachtwoord staat. Loop die lijst door met wie het overneemt.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of ouder beantwoordt in eigen tempo de vragen over de oudervereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Is de Checkup ook voor een ouderraad die geen officiële vereniging is?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie het geld beheert, waar de lijsten staan en wie de accounts heeft.
Of jullie een vereniging, een stichting of een ouderraad zonder eigen rechtsvorm zijn, maakt voor de vragen weinig uit.
Mogen we foto's van het schoolfeest op onze pagina zetten?
Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Stem met de school af hoe die toestemming is vastgelegd.
Heb je geen toestemming, kies dan een foto waarop dat kind niet herkenbaar is. Ouders mogen hun toestemming altijd intrekken. De Checkup is geen juridisch advies.
Kijkt de Checkup ook naar de systemen van de school?
Nee. De Checkup kijkt naar wat de oudervereniging zelf gebruikt. Wat jullie met de school afspreken over lijsten en mails, komt wel aan bod.
Ligt een stap bij de school, zoals een mail aan alle ouders, dan staat er in jullie plan een voorbeeldbericht klaar om het te vragen.
Wat als de penningmeester dit jaar stopt?
Dan helpt het IT-plan om de betaalverzoeken, de mail en de toegang tot de bank over te dragen aan de nieuwe penningmeester.
Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt, en wat nog moet, staat op volgorde.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Scouting · Speeltuinvereniging · Oranjevereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een oudervereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van ouders en kinderen, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.