Betaalt jullie fonds zomaar naar een nieuw rekeningnummer?
Een ondernemersfonds of BIZ beheert geld dat alle ondernemers in een gebied samen opbrengen. Daar horen aanvragen, betalingen en verantwoording bij. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Keurt één persoon de betalingen goed, of zijn dat er twee?
- Kunnen jullie aan elke ondernemer laten zien waar het geld heen ging?
- Waar staan de aanvragen en besluiten van vorig jaar?
- Wie ziet de beelden van de camera's die het fonds betaalt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Geld van iedereen, aanvragen en betalingen
Bij een ondernemersfonds int de gemeente een heffing, vaak via een opslag op de onroerendezaakbelasting of via reclamebelasting. Een stichting verdeelt het geld, met afspraken in een convenant met de gemeente. Bij een bedrijveninvesteringszone, een BIZ, stemmen de ondernemers eerst of ze meedoen. De gemeente int daarna de bijdrage en geeft het geld aan een vereniging of stichting van de ondernemers.
Het gaat vaak om tienduizenden euro's per jaar, voor sfeerverlichting, evenementen, schoonmaak, camera's of marketing. Leveranciers sturen facturen, en ondernemers vragen geld aan voor een plan. Dat maakt het fonds een doelwit voor valse facturen en mails die van de voorzitter lijken te komen.
Een voorbeeld: een mail die van de vaste leverancier lijkt te komen, meldt een nieuw rekeningnummer. Het logo klopt, de toon ook. Wie dan niet even belt op het bekende nummer, betaalt de volgende factuur aan een oplichter.
Verantwoording, adressen van ondernemers en camera's
De gemeente wil weten waar het geld heen ging. Daarvoor bewaren jullie aanvragen, besluiten van het bestuur, facturen en jaarverslagen. Staan die verspreid over de mailboxen van bestuursleden, dan is de verantwoording elk jaar zoeken. En bij een bestuurswissel raakt er iets kwijt.
Jullie hebben een lijst met de ondernemers in het gebied, met contactpersonen en mailadressen. Dat zijn ook persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak. Gebruik ze voor het fonds, niet voor een aanbieding van een bestuurslid.
Betaalt het fonds of de BIZ camera's in het winkelgebied, spreek dan af wie ze beheert en wie de beelden ziet. Voor camera's die de openbare weg filmen gelden strenge regels. Overleg daarover met de gemeente.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een ondernemersfonds of BIZ
Keur elke betaling met z'n tweeën goed
Stel bij de bank in dat elke betaling van het fonds door een tweede bestuurslid wordt goedgekeurd.
Bel bij een nieuw rekeningnummer altijd na
Meldt een leverancier of aanvrager een nieuw rekeningnummer, bel dan eerst op het nummer dat jullie al hadden. Niet op het nummer in de mail.
Bewaar aanvragen en besluiten op één plek
Zet aanvragen, besluiten en facturen in een gedeelde map van het fonds, met een automatische tweede kopie. Dan ligt de verantwoording aan de gemeente klaar.
Waar de Checkup op let bij jullie fonds
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen het fonds gebruikt: de bankrekening, de mail van het bestuur, de map met aanvragen en besluiten, de lijst met ondernemers, de website en eventueel camera's. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Voor de penningmeester vraagt de Checkup hoe betalingen worden goedgekeurd, of een nieuw rekeningnummer wordt nagebeld en of de bankrekening een tweede inlogstap heeft.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over het fonds, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een ondernemersvereniging met een BIZ erbij. Welke pagina past?
Beide kunnen. Gaat het vooral om het geld van de BIZ, dan past deze pagina. Gaat het om de vereniging en haar leden, kijk dan ook bij de ondernemers- en winkeliersvereniging.
Het geld komt van de gemeente. Moeten wij dan nog iets regelen?
Ja. De gemeente int het geld, maar jullie betalen het uit. Wie bij de bankrekening kan en hoe jullie betalingen controleren, regelen jullie zelf.
Welk bestuurslid van het fonds vult de vragen in?
Meestal de penningmeester, soms de secretaris. Andere bestuursleden hoeven niets in te vullen.
Hoe lang bewaren we facturen en besluiten?
Spreek een termijn af met de gemeente en jullie boekhouder. Voor de belasting gelden vaak zeven jaar. De Checkup is geen juridisch advies.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een ondernemersfonds of BIZ, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van de ondernemers die bijdragen, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.