Op wiens mailadres staat jullie Instagram met tienduizend volgers?
Een VVV of toeristische stichting laat bezoekers zien wat er te doen is. Dat gebeurt aan de balie, op de website en op sociale media. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Werken baliemedewerkers met een eigen inlog op de kassa?
- Kunnen ondernemers die al gestopt zijn nog inloggen op de website?
- Heeft elk kanaal op sociale media twee beheerders van de stichting?
- Van wie zijn de foto's op de website, en mogen jullie ze gebruiken?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De balie, de kassa en de website
Aan de balie werken vaak vrijwilligers. Ze verkopen kaarten, fietsroutes en streekproducten, met een kassa en een pinautomaat. Als iedereen dezelfde inlog gebruikt, weet niemand wie welke verkoop deed of wie de kassa heeft afgesloten.
De website met de agenda, de routes en de overnachtingsadressen is het visitekaartje van de streek. Ondernemers en organisatoren houden vaak zelf hun vermelding of evenement bij, met een eigen inlog. Na een paar jaar zijn er honderden inlogs, ook van bedrijven die allang gestopt zijn.
Verkopen jullie kaarten of excursies via de website, dan komen er namen, mailadressen en betalingen van bezoekers bij. Met de leverancier van zo'n systeem sluiten jullie een verwerkersovereenkomst: een contract over wat die met de gegevens doet.
Sociale media, de nieuwsbrief en foto's
De sociale media van een toeristische stichting hebben vaak duizenden volgers. Wie zo'n account overneemt, kan namens de streek berichten plaatsen of het account verkopen. Een tweede inlogstap en twee vaste beheerders maken dat veel moeilijker.
Een nieuwsbrief aan toeristen mag in principe alleen naar mensen die zich zelf hebben aangemeld. Zet bij elke nieuwsbrief een manier om zich af te melden.
Foto's en filmpjes van de streek komen van fotografen, ondernemers en bezoekers. Leg vast wie een foto maakte en of jullie hem mogen gebruiken. Staan er herkenbare mensen op, dan is ook hun toestemming nodig als jullie de foto voor reclame gebruiken.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een toeristische stichting
Geef elke baliemedewerker een eigen inlog
Laat elke vrijwilliger of medewerker aan de balie met een eigen code inloggen op de kassa en de computer.
Zet sociale media op de stichting, met twee beheerders
Maak de sociale media en de nieuwsbrief eigendom van een account van de stichting. Kies twee vaste beheerders en zet een tweede inlogstap aan.
Ruim inlogs van ondernemers op
Loop één keer per jaar na welke ondernemers en organisatoren een inlog op de website hebben. Zet inlogs uit van wie gestopt is.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: de kassa en de pinautomaat, de website met agenda en vermeldingen, het kaartverkoopsysteem, de nieuwsbrief, de sociale media, de mail en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat veel mensen buiten de stichting een inlog hebben, vraagt de Checkup hoe vaak jullie nakijken wie er nog bij kan. Voor de balie vraagt hij of kassa en pinautomaat apart zitten van de wifi voor bezoekers.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de stichting, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De website is van een bureau. Waar hebben wij dan nog invloed op?
Jullie kunnen afspreken op wiens naam de domeinnaam en het beheer staan, en wie bij het bureau de inlogs uitdeelt. Het IT-plan helpt met een voorbeeldmail aan het bureau.
Wij hebben geen eigen balie meer. Heeft de Checkup dan nog zin?
Ja. De website, de sociale media en de nieuwsbrief zijn vaak juist het belangrijkst. Vragen over een balie slaan jullie over.
Mogen we foto's van bezoekers van onze Instagram gebruiken?
Vraag de maker eerst toestemming. Staan er herkenbare mensen op, vraag die dan ook. Een foto overnemen zonder toestemming kan leiden tot een rekening van de maker.
Wie bij de VVV beantwoordt de vragen?
De coördinator, een medewerker of een bestuurslid. De baliemedewerkers hoeven niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een VVV of toeristische stichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bezoekers en partners, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Museum · Evenementenstichting · Ondernemersfonds of BIZ · alle 113 soorten
Lees ook:
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?