Wie kent het wachtwoord van het scherm met de gebedstijden?
Een moskee is een gebedshuis, maar ook een plek voor lessen, bijeenkomsten en hulp aan elkaar. Het bestuur en vrijwilligers regelen veel tegelijk. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Hangt dat scherm aan hetzelfde netwerk als de computer van het bestuur?
- Waar staat de lijst met leerlingen van de lessen, en wie kan erbij?
- Ziet een tweede bestuurslid wat er van de rekening van de moskee afgaat?
- Wie beheert het account van de livestream als die vrijwilliger stopt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Lessen voor kinderen en contact met ouders
Veel moskeeën geven in het weekend les aan kinderen, in de Koran, het Arabisch of de eigen taal. Daarvoor houden jullie een lijst bij met namen van kinderen, hun leeftijd, de klas en de telefoonnummers van ouders. Ouders betalen vaak lesgeld, met een betaalverzoek of een overschrijving.
Docenten maken groepsapps met de ouders van hun klas. Stopt een docent, dan blijft hij soms beheerder van die groep, met alle nummers erin. Spreek af dat er altijd iemand van het bestuur mede-beheerder is.
Docenten en vrijwilligers die met kinderen werken, kan het bestuur vragen om een VOG: een verklaring omtrent het gedrag. Hoe dat aanvragen gaat, beschrijft Justis voor vrijwilligersorganisaties. Leg vast wie een VOG heeft ingeleverd en wanneer.
Donaties, het scherm in de gebedsruimte en de livestream
Donaties komen binnen met een QR-code, een pinautomaat bij de ingang of contant in de bus. Banken stellen vragen bij grote stortingen, vooral bij contant geld. Een goede administratie van wie wat gaf en waarvoor, met twee bestuursleden die meekijken, maakt die vragen makkelijk te beantwoorden.
In de gebedsruimte hangt vaak een scherm met de gebedstijden, aangestuurd door een kleine computer of een slimme tv. Zo'n apparaat hangt aan het internet en krijgt zelden updates. Met het standaardwachtwoord van de fabriek kan iemand anders het overnemen. Een apart netwerk voor zulke apparaten beperkt de schade.
Zenden jullie de vrijdagpreek of een les uit, dan komen bezoekers en kinderen soms in beeld. Laat zien dat er een camera draait, en richt hem op de imam of de spreker.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie moskee kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een moskee
Zet het scherm op een apart netwerk
Verander het fabriekswachtwoord van het scherm met gebedstijden en andere slimme apparaten, en zet ze op een eigen netwerk, los van de computers van het bestuur.
Bewaar de leerlingenlijst op een plek van de moskee
Zet de lijst met kinderen en ouders in een map van de moskee. Alleen het bestuur en de docenten van die klas kunnen erbij.
Laat twee bestuursleden meekijken met de bank
Stel in dat grote betalingen van de moskee door een tweede bestuurslid worden goedgekeurd.
Waar de Checkup op let bij jullie moskee
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie moskee gebruikt: de leerlingenlijst en het lesgeld, de groepsapps, de donaties, het scherm met gebedstijden, de livestream, de website en sociale media, de mail van het bestuur en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie met kinderen werken, vraagt de Checkup waar hun gegevens staan en hoe jullie omgaan met foto's. Wat er in de moskee geloofd en onderwezen wordt, valt erbuiten.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de moskee, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Ons bestuur spreekt niet allemaal goed Nederlands. Is de Checkup dan te doen?
De vragen zijn in eenvoudig Nederlands. Eén bestuurslid of vrijwilliger vult ze in, eventueel samen met iemand anders.
Mogen we foto's van de lessen op Instagram zetten?
Alleen met toestemming van de ouders als kinderen jonger zijn dan 16. Het makkelijkst is om dat bij de inschrijving te vragen, en het ieder jaar na te lopen.
Moeten docenten een VOG hebben?
Dat is geen wet voor elke moskee, maar wel een goede gewoonte als vrijwilligers met kinderen werken. Het bestuur besluit erover.
Wie in de moskee vult de Checkup in?
Vaak de secretaris. Docenten en vrijwilligers hoeven niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een moskee, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · Jongerencentrum · Kerkbestuur of parochie · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?