Kan het bestuur nog bij de accounts van de soos als een vrijwilliger stopt?
Een jongerencentrum of jeugdsoos is vaak een stichting met een bestuur, vrijwilligers en soms een jongerenwerker. Jongeren komen er om te chillen, te gamen, muziek te maken of een feest te organiseren. Met de +Z Checkup zie je hoe de accounts, de apparaten en de gegevens van de jongeren geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Zitten bezoekers op hetzelfde wifi-netwerk als de computer van de bar?
- Staan de spellen en het abonnement van de gameconsole op het account van een vrijwilliger?
- Appen vrijwilligers één op één met jongeren, of in groepen van de soos?
- Is er toestemming van ouders voor het filmpje van de feestavond?
- Wie heeft de inlog van het Instagram-account van jullie soos?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Sociale media, gameconsoles en wifi in de soos
De soos is zichtbaar op Instagram of TikTok. Daar staan de openingstijden, het programma en filmpjes van feestavonden. Vaak heeft een jongere of een vrijwilliger het account ooit aangemaakt, op een eigen mailadres en met een eigen telefoonnummer. Stopt die persoon, dan kan het bestuur er niet meer bij.
In de soos staan vaak een gameconsole, een computer, een muziekinstallatie en wifi voor bezoekers. Daar draait een avond om. Let wel op hoe het is ingericht. Een voorbeeld: bezoekers zitten op hetzelfde wifi-netwerk als de computer van de bar of de administratie. Een apart netwerk voor gasten houdt die twee van elkaar gescheiden.
Ook de accounts op de gameconsole horen bij de soos. Staan de spellen en het abonnement op het privé-account van een vrijwilliger, dan zijn ze weg als die vertrekt.
Minderjarige bezoekers, groepsapps en VOG's
De meeste bezoekers zijn minderjarig. Voor een foto of filmpje waarop een jongere herkenbaar staat, heb je toestemming nodig. Is de jongere jonger dan 16 jaar, dan vraag je die toestemming aan de ouders. Die moeten hun toestemming ook weer kunnen intrekken. Een filmpje van de dansvloer waarop niemand herkenbaar is, is daarom een stuk makkelijker.
Vrijwilligers en jongerenwerkers appen vaak met jongeren. Spreek af dat dit zo veel mogelijk gebeurt in groepen van de soos, met minstens twee volwassen beheerders, en liever niet één op één vanaf een privénummer. Dat beschermt de jongeren en de vrijwilligers.
Voor vrijwilligers die met minderjarigen werken, kun je een VOG vragen: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Minderjarigen gelden in de Regeling Gratis VOG als kwetsbare groep. Voldoet jullie stichting aan de voorwaarden, dan kunnen vrijwilligers de VOG zonder kosten aanvragen. Je hebt daarvoor onder meer eHerkenning nodig, het inlogmiddel voor organisaties bij de overheid. Spreek af wie in het bestuur dat beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
We kijken naar wat bij een jongerencentrum telt: dat de soos blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: Instagram, TikTok en de gameconsole zijn vaak aangemaakt op een eigen mailadres van een jongere of vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die persoon, dan kan het bestuur niet meer bij de sociale media, en zijn de spellen en het abonnement weg.
Wat jullie doen: zet de accounts op een mailadres van de soos, met twee mensen uit het bestuur of het team die erbij kunnen.
Accounts, filmpjes en spellen
De zwakke plek: het programma, de filmpjes en de spellen staan op accounts die niet van de soos zijn.
Zo gaat het mis: kan het bestuur niet meer bij zo'n account, dan is alles wat erop stond weg voor de soos.
Wat jullie doen: zet de accounts op de stichting, en schrijf op welke accounts de soos heeft en wie erbij kan.
Wifi, groepsapps en foto's van jongeren
De zwakke plek: bezoekers op hetzelfde wifi als de computer van de bar, appjes één op één en filmpjes van feestavonden.
Zo gaat het mis: een bezoeker zit op hetzelfde netwerk als de administratie. Een herkenbaar filmpje van een jongere komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: maak een apart netwerk voor gasten, app in groepen van de soos met twee volwassen beheerders, en vraag toestemming voor foto's.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: gegevens van jongeren en ouders op meer plekken, en de bar, de kassa en de bankrekening.
Zo gaat het mis: een telefoonnummer van een ouder klopt niet meer als er iets gebeurt. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd de gegevens van jongeren en ouders op één plek bij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de sociale media, de gameconsoles, het wifi-netwerk en de bar, en de vragen gaan over de stichting, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een jongerencentrum of jeugdsoos
Zet Instagram en TikTok op de stichting
Maak een mailadres van de soos en zet de accounts daarop. Zet er een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op, en zorg dat twee mensen uit het bestuur of het team erbij kunnen.
Maak een netwerk voor gasten
Kijk in de instellingen van de router of die een apart netwerk voor gasten heeft. Zet de bezoekers daarop, en houd het andere netwerk voor de computers van de soos.
Maak een fotoafspraak
Leg vast wanneer je foto's maakt en waar ze komen. Vraag bij de inschrijving of op een formulier om toestemming, bij jongeren onder de 16 aan de ouders.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over het jongerencentrum, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur of de vrijwilligers wisselen.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De jongeren beheren zelf het Instagram-account. Is dat een probleem?
Nee, dat kan juist goed werken. Zorg wel dat het account op een mailadres van de soos staat, dat het bestuur erbij kan en dat er afspraken zijn over foto's van anderen.
Zet er ook een tweede inlogstap op, en zorg dat twee mensen uit het bestuur of het team erbij kunnen. Jullie plan helpt die afspraken op te schrijven, zodat het account blijft als de jongeren die het nu doen stoppen.
Hebben al onze vrijwilligers een VOG nodig?
Dat beslist het bestuur. Justis noemt de VOG een belangrijk onderdeel van het preventiebeleid van vrijwilligersorganisaties, zeker bij werk met kinderen of kwetsbare mensen.
Voldoet de stichting aan de voorwaarden van de regeling, dan vragen vrijwilligers die met minderjarigen werken de VOG zonder kosten aan. Daarvoor is onder meer eHerkenning nodig. Spreek af wie in het bestuur dat beheert.
De Checkup vraagt hoe jullie dit regelen en zet het in het plan als het nog openstaat. Het is geen juridisch advies.
Mag de jongerenwerker de Checkup invullen?
Ja. Iemand die weet hoe het in de soos gaat, kan de vragen beantwoorden. Het IT-plan is wel voor het bestuur, want de stichting is verantwoordelijk voor de accounts en de gegevens.
Vul het daarom liefst samen in met een bestuurslid. Weet je iets niet, zoals wie de bankrekening beheert, dan kies je Weet ik niet. Dat wordt een stap om uit te zoeken.
Wat als de vrijwilliger die de gameconsoles heeft ingericht stopt?
Dan wil je weten op welke accounts de spellen staan en wie de wachtwoorden heeft. Staan ze op het privé-account van die vrijwilliger, dan zijn ze weg als die vertrekt.
Jullie plan helpt dat nu vast te leggen, zodat iemand anders het kan overnemen: de accounts op de stichting, en twee mensen die erbij kunnen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Scouting · Speeltuinvereniging · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een jongerencentrum of jeugdsoos, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van jongeren en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.