Hoeveel websites en mailadressen heeft jullie kerk na de fusie nog?
Een parochiebestuur of college van kerkrentmeesters beheert gebouwen, geld en de ledenadministratie, vaak voor meerdere kerken tegelijk. Dat draait op een paar vrijwilligers. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Op wiens naam staan de accounts van de kerken van vóór de fusie?
- Is er een back-up van de administratie van de begraafplaats?
- Wie beantwoordt de vraag van een lid waar jullie zijn adres voor Kerkbalans vandaan hebben?
- Kan de ledenadministrateur ook gegevens zien van mensen die zijn uitgeschreven?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ledenadministratie, SILA en Actie Kerkbalans
De ledenadministratie van de rooms-katholieke en de protestantse kerk is verbonden met de overheid via SILA, de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie. Verhuist een lid of overlijdt hij, dan komt die wijziging via SILA binnen. Leden kunnen bezwaar maken tegen die koppeling.
Voor Actie Kerkbalans gebruikt de parochie of gemeente adressen uit die ledenadministratie. Daar komen soms vragen over: waarom krijg ik post, en waar komt mijn adres vandaan? Leg vast hoe jullie zulke vragen beantwoorden en wie dat doet.
De ledenadministrateur heeft toegang tot gegevens van alle leden. Ook de mensen die ooit lid waren of zijn uitgeschreven. Uit die gegevens blijkt iemands geloof, en dat zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens.
Meerdere kerken, de begraafplaats en de ANBI-pagina
Na een fusie heeft een parochie of gemeente soms vijf of tien kerkgebouwen. Elke locatie had een eigen website, mailadres, groepsapp en soms een eigen bankrekening. Die bestaan vaak nog, op naam van vrijwilligers van toen. Een lijst van alle accounts en beheerders is de eerste stap naar overzicht.
Hoort er een begraafplaats bij, dan is er een administratie van graven, rechthebbenden en grafrechten. Die gaat soms tientallen jaren terug. Raakt die administratie kwijt, dan weet niemand meer wie waarvoor betaald heeft. Een back-up is hier onmisbaar.
Parochies en kerkelijke gemeenten publiceren vaak ANBI-gegevens op hun website. Leg vast wie die pagina na de jaarrekening aanvult.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie parochie of gemeente kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een kerkbestuur
Maak een lijst van alle accounts en beheerders
Schrijf per kerkgebouw op welke websites, mailadressen, groepsapps en bankrekeningen er zijn, en wie beheerder is. Zo zien jullie wat dubbel of verweesd is.
Spreek af hoe jullie vragen van leden beantwoorden
Leg vast wie vragen over de ledenadministratie en Kerkbalans beantwoordt, en hoe jullie een verzoek om uitschrijving of geen post afhandelen.
Maak een back-up van de begraafplaatsadministratie
Zorg dat de administratie van graven en grafrechten automatisch een tweede kopie krijgt, op een andere plek dan de computer van de beheerder.
Waar de Checkup op let bij jullie bestuur
De Checkup vraagt welke systemen het kerkbestuur gebruikt: de ledenadministratie, de websites en mailadressen van de locaties, de bankrekeningen, de begraafplaatsadministratie, de groepsapps en de ANBI-pagina. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie met gegevens over geloof werken, vraagt de Checkup wie bij de ledenadministratie kan. De inhoud van het geloof valt erbuiten.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de parochie of kerkelijke gemeente, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De ledenadministratie is landelijk geregeld. Wat valt er voor ons te doen?
Het systeem regelt het kerkgenootschap. Jullie bepalen wie lokaal een inlog heeft, en wat er met lijsten gebeurt die daaruit komen, zoals voor Kerkbalans.
Wij hebben al een pagina over de geloofsgemeenschap gezien. Wat is het verschil?
Die pagina gaat over het geloofsleven: diensten, uitzendingen en de gemeenschap. Deze pagina gaat over het bestuur: gebouwen, geld, de begraafplaats en de administratie.
Wie uit het kerkbestuur vult de vragen in?
De secretaris, een kerkrentmeester of een ander bestuurslid. De vrijwilligers per locatie hoeven niets in te vullen.
Wat als een lid niet wil dat zijn adres via SILA wordt bijgewerkt?
Leden kunnen bezwaar maken tegen de koppeling. Hoe dat werkt, staat bij SILA en het eigen kerkgenootschap. De Checkup is geen juridisch advies.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een kerk of parochie, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · Stichting dorpskerk · Koor · alle 113 soorten
Lees ook:
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?