Wie kan de verwarming van jullie kerk aanzetten?
Een stichting die een dorpskerk beheert, verhuurt het gebouw voor concerten, trouwerijen en exposities, en zoekt vrienden en gevers voor het onderhoud. Het bestuur is klein, en alles draait op een paar mensen. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Heeft de bediening van de verwarming of het alarm nog het standaardwachtwoord?
- Staan de agenda en de contracten van de verhuur bij één persoon?
- Is er een reservekopie van de lijst met vrienden en hun giften?
- Wie werkt de ANBI-pagina bij, en wanneer was dat voor het laatst?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Verhuur, concerten en apparaten in het gebouw
Wie de kerk huurt, regelt dat meestal per mail of telefoon met één bestuurslid. Voor concerten verkopen jullie kaarten, soms via een online kaartverkoop. De agenda, de contracten en de betalingen staan dan bij die ene persoon.
In het gebouw hangen steeds vaker apparaten met internet: de bediening van de verwarming, soms de klokken, een camera of een alarm. Zo'n apparaat krijgt vaak een standaardwachtwoord en daarna nooit meer aandacht. Met dat wachtwoord kan iemand anders het overnemen.
Ligt die bediening op de telefoon van één bestuurslid, dan staat de kerk koud als hij op vakantie is of zijn telefoon kwijt is. Geef een tweede bestuurslid ook toegang.
Vrienden van de kerk, de ANBI-pagina en een klein bestuur
Veel stichtingen hebben een vriendenkring die elk jaar een bedrag geeft. De lijst met vrienden, adressen en giften staat vaak in één spreadsheet. Raakt die kwijt, dan weten jullie niet meer wie jullie steunt. Bewaar daarom altijd een reservekopie, buiten de computer van de penningmeester.
Heeft de stichting een ANBI-status, dan publiceert ze een aantal gegevens op internet, zoals het beleid, de bestuurders en de financiële verantwoording. Zet in de jaarplanning van het bestuur wanneer die pagina wordt bijgewerkt, en door wie.
Sinds de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, de WBTR, moeten de statuten regelen wie de stichting bestuurt als alle bestuurders wegvallen. Dat heet een regeling voor belet en ontstentenis. Ze moet erin bij de eerstvolgende wijziging van de statuten. Denk dan ook aan de praktijk: wie kan er dan bij de bank, de mail en de bediening van het gebouw?
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een stichting dorpskerk
Verander de standaardwachtwoorden van apparaten
Verander het wachtwoord van de bediening van verwarming, klokken, camera en alarm, en schrijf op welke apparaten er zijn en wie ze beheert.
Zorg dat het niet bij één persoon zit
Leg vast wie bij welk account en apparaat kan, en geef voor alles een tweede bestuurslid toegang. Zo kan de stichting door als iemand wegvalt.
Maak een back-up van de vriendenlijst
Zet de lijst met vrienden en giften op een plek van de stichting, met een automatische tweede kopie.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: de mail, de verhuuragenda, de kaartverkoop, de vriendenlijst, de ANBI-pagina, de apparaten in het gebouw en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat het bestuur klein is, vraagt de Checkup wat er gebeurt als iemand onverwacht stopt. Voor apparaten met internet vraagt hij naar standaardwachtwoorden en wie ze beheert.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de stichting, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij hebben maar drie bestuursleden. Is de Checkup dan niet te veel?
Nee. Hoe kleiner het bestuur, hoe belangrijker het is dat niet alles bij één persoon ligt. Het plan wordt korter als jullie weinig systemen hebben.
De kerk wordt nog af en toe gebruikt voor diensten. Welke pagina past?
Gaat het om de geloofsgemeenschap, kijk dan bij geloofsgemeenschap of kerkbestuur. Is de stichting eigenaar en verhuurder van het gebouw, dan past deze pagina.
Moeten we de statuten aanpassen voor de WBTR?
De regeling voor belet en ontstentenis moet erin bij de eerstvolgende statutenwijziging. Vraag de notaris wat dat voor jullie betekent. De Checkup is geen juridisch advies.
Wie uit het bestuur pakt dit op?
Eén bestuurslid, bijvoorbeeld de secretaris. Vrijwilligers en vrienden hoeven niets te doen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een stichting dorpskerk, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van vrienden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Kerkbestuur of parochie · Molen- en monumentenstichting · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?