Hangt de subsidie voor de molen aan één telefoon?
Een molen- of monumentenstichting zorgt met een klein bestuur en een groep vrijwilligers voor een molen, een kerk, een gemaal of een ander oud gebouw. Het werk draait om het monument, maar er komt steeds meer IT bij: de subsidieaanvraag, foto's en rapporten, de agenda van de draaidagen en rondleidingen, en de website. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Wie beheert de eHerkenning van de stichting, en weet een tweede bestuurder dat ook?
- Waar ligt het laatste inspectierapport als de secretaris stopt?
- Staan er telefoonnummers van vrijwilligers in de openbare agenda van de draaidagen?
- Wie kan er inloggen op de kassa van de winkel in de molen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De instandhoudingssubsidie, het inspectierapport en de foto's
Is de molen of het gebouw een rijksmonument en geen woonhuis, dan kan de eigenaar bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) subsidie aanvragen voor het onderhoud: de instandhoudingssubsidie. Een molen of gemaal telt daarbij niet als woonhuis. Aanvragen kan elk jaar van 1 februari tot en met 31 maart, digitaal via het subsidieportaal van de RCE. Een stichting logt daar in met eHerkenning, een inlogmiddel voor organisaties.
Bij de aanvraag horen bijlagen. De RCE vraagt onder meer een inspectierapport dat niet ouder is dan 2 jaar, en genummerde foto's met datum en toelichting: 4 tot 10 overzichtsfoto's en 10 tot 25 detailfoto's. Die stukken heb je bij elke aanvraag opnieuw nodig. Het helpt als ze op één vaste plek van de stichting staan.
Bij veel stichtingen doet één bestuurslid de aanvraag al jaren, met de eHerkenning en de stukken bij zichzelf. Dat is zo gegroeid. Een voorbeeld: de secretaris die altijd de aanvraag deed, stopt in januari. In februari weet niemand waar de foto's van het wiekenkruis en het inspectierapport staan, en wie met de eHerkenning van de stichting kan inloggen.
Draaidagen, rondleidingen en de winkel in de molen
Een monument trekt bezoekers. Vrijwilligers spreken af wie op welke dag de molen laat draaien of een rondleiding geeft, vaak in een gedeelde agenda of een groepsapp. Groepen boeken een rondleiding via de website of per mail. Bij een korenmolen komt er soms een winkeltje bij, met meel en een pinautomaat.
Bij die agenda en de boekingen horen gegevens van mensen: de namen en telefoonnummers van vrijwilligers, en de contactgegevens van groepen die een rondleiding boeken. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Telefoonnummers van vrijwilligers horen niet in een agenda die bezoekers op de website kunnen zien.
De website en de sociale media zijn vaak door één vrijwilliger gemaakt. Staat de domeinnaam op naam van die vrijwilliger en betaalt die de rekening zelf, dan kan de website verdwijnen als die stopt. Voor de lijst met donateurs en vrienden van de molen geldt hetzelfde: bewaar die op een plek van de stichting, niet op een privécomputer.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
- Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: voor wie is de instandhoudingssubsidie bedoeld?
- Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: instandhoudingssubsidie aanvragen
- Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: aanvraag instandhoudingssubsidie voorbereiden
- Autoriteit Persoonsgegevens: wat zijn persoonsgegevens? (met bijzondere persoonsgegevens)
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
We kijken naar wat bij een molenstichting telt: dat de stichting blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
De subsidie aanvragen als de secretaris stopt
De zwakke plek: één bestuurslid doet de aanvraag al jaren, met de eHerkenning en de stukken bij zichzelf.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris in januari, dan weet in februari niemand waar het inspectierapport en de foto's staan, of wie kan inloggen.
Wat jullie doen: regel dat een tweede bestuurslid met de eHerkenning kan inloggen, ruim voor 1 februari.
Rapporten, foto's en de lijst met donateurs
De zwakke plek: het inspectierapport, de genummerde foto's en de lijst met donateurs staan op een privécomputer.
Zo gaat het mis: gaat die computer stuk of stopt de vrijwilliger, dan moeten jullie alles voor de volgende aanvraag opnieuw maken.
Wat jullie doen: zet de stukken voor de subsidie en de lijst met donateurs in een gedeelde map van de stichting.
De agenda, de website en de kassa
De zwakke plek: telefoonnummers van vrijwilligers in een openbare agenda, een website op naam van één vrijwilliger en een kassa in de winkel.
Zo gaat het mis: bezoekers zien de nummers van vrijwilligers. Stopt de maker van de website, dan kan de website verdwijnen.
Wat jullie doen: houd de openbare agenda bij tijden, zet de domeinnaam op de stichting, en spreek af wie op de kassa kan inloggen.
Kloppende stukken en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: foto's zonder nummer of datum, en een inspectierapport dat ouder is dan 2 jaar.
Zo gaat het mis: bij de aanvraag blijkt het rapport te oud, of weet niemand meer welke foto bij welk deel hoort. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: geef nieuwe foto's meteen een nummer, een datum en een uitleg, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de eHerkenning, de map met rapporten en foto's, de agenda van de vrijwilligers en de pinautomaat in de winkel, en de vragen gaan over de stichting, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een molen- of monumentenstichting
Maak een map voor de subsidieaanvraag
Zet het inspectierapport, de foto's, de begroting en de vorige aanvraag in een gedeelde map van de stichting. Geef nieuwe foto's meteen een nummer, een datum en een korte uitleg.
Schrijf op wie de eHerkenning beheert
Noteer bij welk bedrijf de eHerkenning van de stichting loopt, wie ermee kan inloggen en wanneer hij verloopt. Regel dat een tweede bestuurslid ook kan inloggen, ruim voor 1 februari.
Haal telefoonnummers uit de openbare agenda
Kijk of de agenda van draaidagen en rondleidingen voor bezoekers zichtbaar is. Zet daar alleen de tijden in, en houd de namen en nummers van vrijwilligers in een versie voor de vrijwilligers zelf.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de stichting, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Helpt de Checkup ons met de subsidieaanvraag bij de RCE?
De aanvraag zelf doen jullie als stichting. De Checkup helpt met de IT eromheen: waar de foto's en rapporten staan, wie met eHerkenning kan inloggen en wat er gebeurt als die persoon stopt.
Zo ligt alles klaar als de aanvraagperiode begint, van 1 februari tot en met 31 maart. De Checkup is geen juridisch advies.
Ons bestuur heeft weinig ervaring met computers. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over de stichting en het monument: wie de mail doet, waar de stukken staan en wie de website bijhoudt.
Weet je iets niet, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in het plan, met uitleg hoe je het uitzoekt.
Kijkt de Checkup ook naar de pinautomaat in de molenwinkel?
Naar de IT eromheen: op wiens naam het contract staat, wie het overzicht van de betalingen ziet en wie je belt bij een storing. Het apparaat zelf beheert de leverancier.
Ligt een stap bij de leverancier, dan staat er in jullie plan een voorbeeldbericht klaar om het te vragen.
Wat gebeurt er met het plan als het bestuur wisselt?
Het IT-plan gaat over de stichting, niet over één persoon. Een nieuw bestuurslid ziet in het plan welke accounts er zijn, waar de stukken voor de subsidie staan en wie wat beheert.
Wat al gedaan is, staat afgevinkt, en wat nog moet, staat op volgorde. Zo kan het nieuwe bestuur verder zonder opnieuw te beginnen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Historische vereniging · Museum · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een molen- of monumentenstichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van vrijwilligers en bezoekers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.