De foto's voor de subsidieaanvraag van de molen staan op de telefoon van één vrijwilliger. Zo houd je de IT van je molenstichting op orde.

Een molen- of monumentenstichting zorgt met een klein bestuur en een groep vrijwilligers voor een molen, een kerk, een gemaal of een ander oud gebouw. Het werk draait om het monument, maar er komt steeds meer IT bij: de subsidieaanvraag, foto's en rapporten, de agenda van de draaidagen en rondleidingen, en de website. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.

De instandhoudingssubsidie, het inspectierapport en de foto's

Is de molen of het gebouw een rijksmonument en geen woonhuis, dan kan de eigenaar bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) subsidie aanvragen voor het onderhoud: de instandhoudingssubsidie. Een molen of gemaal telt daarbij niet als woonhuis. Aanvragen kan elk jaar van 1 februari tot en met 31 maart, digitaal via het subsidieportaal van de RCE. Een stichting logt daar in met eHerkenning, een inlogmiddel voor organisaties.

Bij de aanvraag horen bijlagen. De RCE vraagt onder meer een inspectierapport dat niet ouder is dan 2 jaar, en genummerde foto's met datum en toelichting: 4 tot 10 overzichtsfoto's en 10 tot 25 detailfoto's. Die stukken heb je bij elke aanvraag opnieuw nodig. Het helpt als ze op één vaste plek van de stichting staan.

Bij veel stichtingen doet één bestuurslid de aanvraag al jaren, met de eHerkenning en de stukken bij zichzelf. Dat is zo gegroeid. Een voorbeeld: de secretaris die altijd de aanvraag deed, stopt in januari. In februari weet niemand waar de foto's van het wiekenkruis en het inspectierapport staan, en wie met de eHerkenning van de stichting kan inloggen.

Draaidagen, rondleidingen en de winkel in de molen

Een monument trekt bezoekers. Vrijwilligers spreken af wie op welke dag de molen laat draaien of een rondleiding geeft, vaak in een gedeelde agenda of een groepsapp. Groepen boeken een rondleiding via de website of per mail. Bij een korenmolen komt er soms een winkeltje bij, met meel en een pinautomaat.

Bij die agenda en de boekingen horen gegevens van mensen: de namen en telefoonnummers van vrijwilligers, en de contactgegevens van groepen die een rondleiding boeken. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Telefoonnummers van vrijwilligers horen niet in een agenda die bezoekers op de website kunnen zien.

De website en de sociale media zijn vaak door één vrijwilliger gemaakt. Staat de domeinnaam op zijn naam en betaalt hij de rekening zelf, dan kan de website verdwijnen als hij stopt. Voor de lijst met donateurs en vrienden van de molen geldt hetzelfde: bewaar die op een plek van de stichting, niet op een privécomputer.

De Checkup signaleert welke regels voor je stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.

Drie eerste stappen voor een molen- of monumentenstichting

Stap 1

Maak een map voor de subsidieaanvraag

Zet het inspectierapport, de foto's, de begroting en de vorige aanvraag in een gedeelde map van de stichting. Geef nieuwe foto's meteen een nummer, een datum en een korte uitleg.

Stap 2

Schrijf op wie de eHerkenning beheert

Noteer bij welk bedrijf de eHerkenning van de stichting loopt, wie ermee kan inloggen en wanneer hij verloopt. Regel dat een tweede bestuurslid ook kan inloggen, ruim voor 1 februari.

Stap 3

Haal telefoonnummers uit de openbare agenda

Kijk of de agenda van draaidagen en rondleidingen voor bezoekers zichtbaar is. Zet daar alleen de tijden in, en houd de namen en nummers van vrijwilligers in een versie voor de vrijwilligers zelf.

Waar de Checkup op let bij je stichting

Een bestuurslid vult de vragen in over de stichting en het monument, niet over techniek. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de mail van het bestuur, de eHerkenning, de map met rapporten en foto's, de agenda van de vrijwilligers, de website, de pinautomaat in de winkel en de bankrekening. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.

In het IT-plan staat dan wat eerst kan. Bijvoorbeeld de stukken voor de subsidieaanvraag op één plek zetten, een tweede inlogstap op de mail van het bestuur, en een lijstje voor de overdracht als een bestuurslid stopt. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij voert zelf niets uit.

+Z Checkup voor verenigingen en stichtingen

€45,38 p/m

+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel

Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de stichting, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.

Houd me op de hoogte →Je krijgt één mail zodra de Checkup voor verenigingen en stichtingen klaar is.

Veelgestelde vragen

Helpt de Checkup ons met de subsidieaanvraag bij de RCE?

De aanvraag zelf doe je als stichting. De Checkup helpt met de IT eromheen: waar de foto's en rapporten staan, wie met eHerkenning kan inloggen en wat er gebeurt als die persoon stopt. Zo ligt alles klaar als de aanvraagperiode begint.

Ons bestuur heeft weinig ervaring met computers. Lukt het dan?

Ja. De vragen gaan over de stichting en het monument: wie de mail doet, waar de stukken staan en wie de website bijhoudt. Weet je iets niet, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in het plan, met uitleg hoe je het uitzoekt.

Kijkt de Checkup ook naar de pinautomaat in de molenwinkel?

Naar de IT eromheen: op wiens naam het contract staat, wie het overzicht van de betalingen ziet en wie je belt bij een storing. Het apparaat zelf beheert de leverancier.

Wat gebeurt er met het plan als het bestuur wisselt?

Het IT-plan gaat over de stichting, niet over één persoon. Een nieuw bestuurslid ziet in het plan welke accounts er zijn, waar de stukken voor de subsidie staan en wie wat beheert.

Ook interessant

Verwante verenigingen en stichtingen: Historische vereniging · Museum · Dorpshuis · alle verenigingen

Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij