Het jaarprogramma gaat per post, met de naam van de vereniging op de envelop. Niet ieder lid wil dat een huisgenoot dat ziet. Zo houd je de IT van je lhbtiq+-vereniging op orde.
Een lhbtiq+-vereniging organiseert ontmoetingen, activiteiten en soms voorlichting, met een bestuur en vrijwilligers. Bij de IT speelt één ding sterker dan bij andere clubs: wie op de ledenlijst staat, kan daarmee al iets over zichzelf laten zien. Een groepsapp, een foto van een feest of een mail aan alle leden vraagt daarom wat meer voorzichtigheid. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Waarom de ledenlijst hier extra gevoelig is
Gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, bijzondere persoonsgegevens. Voor die gegevens gelden strenge voorwaarden: het is verboden ze te verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering is. Bij een lhbtiq+-vereniging kan het lidmaatschap alleen al iets zeggen over iemand, ook als dat niet voor ieder lid zo is. Welke regels voor jullie gelden, lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
In de praktijk gaat het om gewone dingen. Niet ieder lid is overal open over geaardheid of genderidentiteit: thuis, op het werk of in het dorp. Een mail aan alle leden waarin iedereen elkaars adres ziet, laat zien wie er lid is. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt persoonsgegevens die naar een verkeerde geadresseerde zijn gestuurd als voorbeeld van een datalek. Een datalek moet je soms binnen 72 uur melden bij de AP.
Ook post vraagt aandacht. Een voorbeeld: de vereniging stuurt het jaarprogramma per post, met het logo en de naam op de envelop. Voor de meeste leden is dat prima. Voor een lid dat thuis niet open is, is een neutrale afzender fijner. Hetzelfde geldt voor de omschrijving van de contributie op een bankrekening die iemand deelt met een huisgenoot.
Foto's, de besloten groep en reacties online
Op een feest, een filmavond of tijdens Pride worden foto's gemaakt. Een foto op de website of op sociale media kan iemand zichtbaar maken voor mensen die het van diegene nog niet weten. Vraag daarom of iedereen die herkenbaar in beeld is het goedvindt, en tag niemand zonder te vragen.
Veel verenigingen hebben een besloten groepsapp of een besloten groep op sociale media. In een groepsapp ziet iedereen elkaars telefoonnummer. Een nieuw lid dat nog niemand kent, deelt dat misschien liever niet meteen. Kies twee beheerders en spreek af wie nieuwe mensen toelaat.
Een openbare pagina van de vereniging krijgt soms vervelende of haatdragende reacties. Het helpt als minstens twee beheerders reacties kunnen verbergen of verwijderen, en als duidelijk is wie dat doet. Dan staat één vrijwilliger er niet alleen voor.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een lhbtiq+-vereniging
Kies een neutrale afzender voor post en incasso
Kijk wat er op de envelop en in de omschrijving van de incasso staat. Geef leden de keuze voor een neutrale afzender, of voor alleen digitale post.
Vraag het voordat een foto online gaat
Spreek af dat een foto van een activiteit pas online gaat als iedereen die herkenbaar is ja heeft gezegd. Vertel bij een feest wie de foto's maakt en hoe je buiten beeld blijft.
Houd de ledenlijst bij twee mensen
Bewaar de ledenlijst op één plek van de vereniging, met een tweede inlogstap. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Laat alleen de secretaris en de penningmeester erbij, en stuur de lijst niet als bijlage rond.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
Een bestuurslid vult de vragen in over de vereniging, niet over techniek. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de ledenlijst, de contributie en de incasso, de mail en de nieuwsbrief, de website, de sociale media en de groepsapps. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan.
Omdat het lidmaatschap bij jullie iets over iemand kan zeggen, vraagt de Checkup ook naar foto's, post, besloten groepen en wat je doet als er per ongeluk iets gedeeld wordt. In het IT-plan staat dan wat eerst kan, zoals wie de ledenlijst mag zien en hoe je een nieuwsbrief verstuurt zonder dat leden elkaars adres zien. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Niet al onze leden zijn lhbtiq+. Is de ledenlijst dan nog gevoelig?
Een buitenstaander weet niet wie wel en wie niet. Uit de lijst kan hij dus toch iets afleiden over een lid. Daarom helpt het de lijst als gevoelig te behandelen. De Checkup helpt je bepalen wie erbij moet kunnen. De precieze regels lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe gaan we om met foto's van Pride of een feest?
Vraag vooraf of mensen herkenbaar in beeld willen, en tag niemand zonder te vragen. Het IT-plan helpt je dit als vaste afspraak op te schrijven, zodat een nieuwe vrijwilliger het ook weet.
Wat doen we als de ledenlijst per ongeluk bij de verkeerde persoon terechtkomt?
Dat kan een datalek zijn. Je kunt verplicht zijn het binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en de leden om wie het gaat te informeren. Het IT-plan helpt je vooraf af te spreken wie dan wat doet. Dit is geen juridisch advies.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie de ledenlijst bijhoudt, hoe de nieuwsbrief verstuurd wordt en wie de groepsapp beheert. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in je plan, met uitleg.