Kan een huisgenoot zien dat iemand lid is van jullie vereniging?
Een lhbtiq+-vereniging organiseert ontmoetingen, activiteiten en soms voorlichting, met een bestuur en vrijwilligers. Bij de IT speelt één ding sterker dan bij andere clubs: wie op de ledenlijst staat, kan daarmee al iets over zichzelf laten zien. Een groepsapp, een foto van een feest of een mail aan alle leden vraagt daarom wat meer voorzichtigheid. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Ziet iedereen bij een mail aan alle leden wie er nog meer lid is?
- Wat staat er bij de contributie op het bankafschrift van een lid?
- Vragen jullie het eerst voordat een foto van een feest of van Pride online gaat?
- Wie laat nieuwe mensen toe tot jullie besloten groepsapp?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Waarom de ledenlijst hier extra gevoelig is
Gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, bijzondere persoonsgegevens. Voor die gegevens gelden strenge voorwaarden: het is verboden ze te verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering is. Bij een lhbtiq+-vereniging kan het lidmaatschap alleen al iets zeggen over iemand, ook als dat niet voor ieder lid zo is. Welke regels voor jullie gelden, lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
In de praktijk gaat het om gewone dingen. Niet ieder lid is overal open over geaardheid of genderidentiteit: thuis, op het werk of in het dorp. Een mail aan alle leden waarin iedereen elkaars adres ziet, laat zien wie er lid is. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt persoonsgegevens die naar een verkeerde geadresseerde zijn gestuurd als voorbeeld van een datalek. Een datalek moet je soms binnen 72 uur melden bij de AP.
Ook post vraagt aandacht. Een voorbeeld: de vereniging stuurt het jaarprogramma per post, met het logo en de naam op de envelop. Voor de meeste leden is dat prima. Voor een lid dat thuis niet open is, is een neutrale afzender fijner. Hetzelfde geldt voor de omschrijving van de contributie op een bankrekening die iemand deelt met een huisgenoot.
Foto's, de besloten groep en reacties online
Op een feest, een filmavond of tijdens Pride worden foto's gemaakt. Een foto op de website of op sociale media kan iemand zichtbaar maken voor mensen die het van diegene nog niet weten. Vraag daarom of iedereen die herkenbaar in beeld is het goedvindt, en tag niemand zonder te vragen.
Veel verenigingen hebben een besloten groepsapp of een besloten groep op sociale media. In een groepsapp ziet iedereen elkaars telefoonnummer. Een nieuw lid dat nog niemand kent, deelt dat misschien liever niet meteen. Kies twee beheerders en spreek af wie nieuwe mensen toelaat.
Een openbare pagina van de vereniging krijgt soms vervelende of haatdragende reacties. Het helpt als minstens twee beheerders reacties kunnen verbergen of verwijderen, en als duidelijk is wie dat doet. Dan staat één vrijwilliger er niet alleen voor.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een lhbtiq+-vereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de ledenlijst, de groepsapp en de sociale media hangen vaak aan één bestuurslid of vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die, dan kan niemand meer nieuwe mensen toelaten of reacties op de openbare pagina verbergen.
Wat jullie doen: geef de groepsapp en de pagina twee beheerders, en houd de ledenlijst bij twee mensen.
De ledenlijst op een plek van de vereniging
De zwakke plek: de ledenlijst gaat als bijlage rond, en staat zo op meer plekken dan nodig.
Zo gaat het mis: een oud-bestuurslid heeft de lijst nog in de mail, en de vereniging weet niet meer waar alle kopieën zijn.
Wat jullie doen: bewaar de ledenlijst op één plek van de vereniging, met een tweede inlogstap, en stuur hem niet als bijlage rond.
Wie ziet wie er lid is
De zwakke plek: mails aan alle leden, de besloten groepsapp, foto's van een feest en post met de naam op de envelop.
Zo gaat het mis: een lid ziet in een mail wie er nog meer lid is. Een foto maakt iemand zichtbaar voor mensen die het nog niet weten.
Wat jullie doen: verstuur mails zonder zichtbare adressen, vraag het voordat een foto online gaat, en geef leden de keuze voor een neutrale afzender.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: een ledenlijst die op meer plekken staat, en een contributie die op een gedeelde bankrekening te zien is.
Zo gaat het mis: een lid heeft om een neutrale afzender gevraagd, maar dat staat niet in de lijst die de incasso maakt. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd de ledenlijst op één plek bij, met de keuzes van leden erin, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de contributie en de incasso, de nieuwsbrief en de groepsapps, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een lhbtiq+-vereniging
Kies een neutrale afzender voor post en incasso
Kijk wat er op de envelop en in de omschrijving van de incasso staat. Geef leden de keuze voor een neutrale afzender, of voor alleen digitale post.
Vraag het voordat een foto online gaat
Spreek af dat een foto van een activiteit pas online gaat als iedereen die herkenbaar is ja heeft gezegd. Vertel bij een feest wie de foto's maakt en hoe je buiten beeld blijft.
Houd de ledenlijst bij twee mensen
Bewaar de ledenlijst op één plek van de vereniging, met een tweede inlogstap. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Laat alleen de secretaris en de penningmeester erbij, en stuur de lijst niet als bijlage rond.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Niet al onze leden zijn lhbtiq+. Is de ledenlijst dan nog gevoelig?
Een buitenstaander weet niet wie wel en wie niet. Uit de lijst kan een buitenstaander dus toch iets afleiden over een lid. Daarom helpt het de lijst als gevoelig te behandelen.
De Checkup helpt jullie bepalen wie erbij moet kunnen, bijvoorbeeld alleen de secretaris en de penningmeester. De precieze regels lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe gaan we om met foto's van Pride of een feest?
Vraag vooraf of mensen herkenbaar in beeld willen, en tag niemand zonder te vragen. Vertel bij een feest wie de foto's maakt en hoe je buiten beeld blijft.
Het IT-plan helpt je dit als vaste afspraak op te schrijven, zodat een nieuwe vrijwilliger het ook weet.
Wat doen we als de ledenlijst per ongeluk bij de verkeerde persoon terechtkomt?
Dat kan een datalek zijn. Je kunt verplicht zijn het binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en de leden om wie het gaat te informeren.
Het IT-plan helpt jullie vooraf af te spreken wie dan wat doet. Dan hoeft niemand het onder druk te bedenken. Dit is geen juridisch advies.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie de ledenlijst bijhoudt, hoe de nieuwsbrief verstuurd wordt en wie de groepsapp beheert.
Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in jullie plan, met uitleg.
Ook interessant
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een lhbtiq+-vereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.