Kan elk lid de uitnodiging voor jullie ledenvergadering lezen?
Een belangenvereniging voor mensen met een beperking komt op voor haar leden, brengt lotgenoten met elkaar in contact en praat mee met bijvoorbeeld de gemeente. Voor de IT betekent dat twee dingen. Alles moet bruikbaar zijn voor leden die op verschillende manieren lezen, horen en werken. En de gegevens van leden zijn gevoelig. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gaan er nog stukken rond als scan, die voorleessoftware niet kan lezen?
- Welke vrijwilligers kunnen de lijst met namen en de soort beperking openen?
- Weet een nieuwe vrijwilliger welke naaste namens een lid mag meelezen?
- Staan er namen en diagnoses in de ervaringsverhalen die naar de gemeente gaan?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Mail, website en vergaderingen die iedereen kan volgen
Leden lezen op verschillende manieren. De een gebruikt voorleessoftware of een brailleleesregel, de ander vergroot de tekst of heeft liever eenvoudige taal. Een uitnodiging als scan of foto kan voorleessoftware vaak niet lezen. Een gewone tekst in de mail, of een document waarin je de tekst kunt selecteren, werkt voor meer mensen.
Voor websites van de overheid is toegankelijkheid verplicht. Die moeten voldoen aan de WCAG 2.1, niveau A en AA: internationale richtlijnen voor toegankelijke websites en apps. Die richtlijnen kun je als vereniging ook als lijstje gebruiken, bijvoorbeeld voor genoeg contrast, een tekst bij elke afbeelding en een website die ook met alleen het toetsenbord werkt.
Vergaderen gebeurt steeds vaker online of half online. Ondertiteling, de stukken ruim vooraf als tekst, en een link die zonder eigen account werkt, maken meedoen makkelijker. Een voorbeeld: een doof lid volgt de ledenvergadering via een videogesprek met ondertiteling, en heeft de stukken een week eerder gekregen.
Gegevens over een beperking, naasten en ervaringsverhalen
Uit de ledenlijst kan blijken welke beperking iemand heeft. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens: ze zijn heel privacygevoelig en daarom extra beschermd door de AVG, de Europese privacywet. Een lijst met namen en de soort beperking hoort dus niet in een gedeelde spreadsheet waar iedere vrijwilliger bij kan. Welke regels gelden, lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Sommige leden laten zich helpen door een naaste of mantelzorger. Die leest soms de mail mee, of is het aanspreekpunt. Leg vast met wie je contact hebt en wat die persoon mag weten. Dan hoeft een nieuwe vrijwilliger dat niet opnieuw uit te zoeken.
Voor belangenbehartiging verzamelt een vereniging soms ervaringsverhalen, bijvoorbeeld over het vervoer of over de toegankelijkheid van gebouwen in de gemeente. Een verhaal met naam en diagnose in een brief aan de gemeente is voor sommige leden een stap te ver. Vraag wat ieder goedvindt, en haal namen weg als dat kan.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een belangenvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de website, de nieuwsbrief en het online vergaderen hangen vaak aan één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan weet niemand waar de website en de domeinnaam geregeld zijn, of met welk account.
Wat jullie doen: laat per systeem opschrijven waar het geregeld is en met welk account, en zorg voor een tweede beheerder.
Ledenlijst en ervaringsverhalen
De zwakke plek: de ledenlijst en de ervaringsverhalen staan vaak in gedeelde spreadsheets en mappen.
Zo gaat het mis: staat de lijst alleen bij één vrijwilliger, dan zijn jullie hem kwijt als die stopt. En gegevens over een beperking blijven langer bewaard dan nodig.
Wat jullie doen: bewaar de ledenlijst op een plek van de vereniging, en spreek af hoe lang jullie gegevens over gezondheid bewaren.
Gegevens over een beperking en naasten
De zwakke plek: uit de ledenlijst kan blijken welke beperking iemand heeft, en soms leest een naaste mee.
Zo gaat het mis: iedere vrijwilliger kan in de gedeelde lijst met namen en de soort beperking. Of een verhaal met naam en diagnose gaat naar de gemeente, terwijl het lid dat niet wilde.
Wat jullie doen: houd gegevens over een beperking apart van de adressen, en leg per lid vast welke naaste wat mag weten.
Kloppende gegevens en geen nepmail
De zwakke plek: gegevens van leden en naasten op meer plekken tegelijk.
Zo gaat het mis: een adres of een naaste is in de ene lijst veranderd en in de andere niet, zodat contact bij de verkeerde persoon komt. Of een nepmail van het bestuur vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd de ledenlijst op één plek bij, en bel bij een ongewoon verzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de mail en de nieuwsbrief, de website, het programma voor online vergaderen en de groepsapps, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een belangenvereniging
Stuur stukken als tekst, niet als scan
Zet de uitnodiging en de stukken als gewone tekst in de mail, of in een document waarin je de tekst kunt selecteren. Test één keer met de voorleesfunctie van je eigen telefoon of computer.
Houd gegevens over een beperking apart
Bewaar gegevens over iemands beperking los van de lijst met namen en adressen. Dan kan de vrijwilliger die de nieuwsbrief verstuurt, alleen bij de adressen.
Leg vast wie namens een lid contact heeft
Noteer bij een lid of er een naaste of mantelzorger is die meeleest of het aanspreekpunt is. Vraag het lid wat die persoon mag weten.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Kijkt de Checkup ook of onze website toegankelijk is?
De Checkup vraagt hoe leden jullie website en mail gebruiken, en wat daarbij lastig is. Een volledige toets van de website valt erbuiten.
Komt er iets naar voren, dan staat er in jullie plan een punt over toegankelijkheid, met uitleg. De WCAG-richtlijnen kun je daarbij als lijstje gebruiken, bijvoorbeeld voor genoeg contrast en een tekst bij elke afbeelding.
Maakt iemand anders de website, dan staat er een voorbeeldbericht klaar voor de maker van de website.
Mogen we vastleggen welke beperking een lid heeft?
Leg alleen vast wat je nodig hebt voor het werk van de vereniging. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens, en daarvoor gelden strenge voorwaarden. Lees de regels bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of vraag advies.
De Checkup vraagt wie die gegevens ziet en hoe lang jullie ze bewaren. Jullie plan helpt je ze apart te houden van de lijst met namen en adressen. De Checkup is geen juridisch advies.
De vrijwilliger die onze website maakte, stopt. Wat nu?
Vraag die vrijwilliger op te schrijven waar de website en de domeinnaam geregeld zijn, met welk account, en wat er al gedaan is voor de toegankelijkheid, zoals teksten bij afbeeldingen.
Jullie plan heeft daar een lijstje voor. Leg het vast voordat iemand stopt, en zorg voor een tweede beheerder. Dan kan een ander het overnemen.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie de ledenlijst bijhoudt, hoe de stukken bij de leden komen en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in jullie plan, met uitleg.
Het plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met een handleiding per stap. Wat klaar is, vinken jullie af.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Patiëntenvereniging · Ouderen- of seniorenvereniging · Vrijwilligersorganisatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een belangenvereniging voor mensen met een beperking, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.