Een lid met een visuele beperking kan de uitnodiging voor de ledenvergadering niet lezen, omdat die als scan in de mail zat. Zo maak je de IT van je belangenvereniging bruikbaar en veilig.
Een belangenvereniging voor mensen met een beperking komt op voor haar leden, brengt lotgenoten met elkaar in contact en praat mee met bijvoorbeeld de gemeente. Voor de IT betekent dat twee dingen. Alles moet bruikbaar zijn voor leden die op verschillende manieren lezen, horen en werken. En de gegevens van leden zijn gevoelig. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Mail, website en vergaderingen die iedereen kan volgen
Leden lezen op verschillende manieren. De een gebruikt voorleessoftware of een brailleleesregel, de ander vergroot de tekst of heeft liever eenvoudige taal. Een uitnodiging als scan of foto kan voorleessoftware vaak niet lezen. Een gewone tekst in de mail, of een document waarin je de tekst kunt selecteren, werkt voor meer mensen.
Voor websites van de overheid is toegankelijkheid verplicht. Die moeten voldoen aan de WCAG 2.1, niveau A en AA: internationale richtlijnen voor toegankelijke websites en apps. Die richtlijnen kun je als vereniging ook als lijstje gebruiken, bijvoorbeeld voor genoeg contrast, een tekst bij elke afbeelding en een website die ook met alleen het toetsenbord werkt.
Vergaderen gebeurt steeds vaker online of half online. Ondertiteling, de stukken ruim vooraf als tekst, en een link die zonder eigen account werkt, maken meedoen makkelijker. Een voorbeeld: een doof lid volgt de ledenvergadering via een videogesprek met ondertiteling, en heeft de stukken een week eerder gekregen.
Gegevens over een beperking, naasten en ervaringsverhalen
Uit de ledenlijst kan blijken welke beperking iemand heeft. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens: ze zijn heel privacygevoelig en daarom extra beschermd door de AVG, de Europese privacywet. Een lijst met namen en de soort beperking hoort dus niet in een gedeelde spreadsheet waar iedere vrijwilliger bij kan. Welke regels gelden, lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Sommige leden laten zich helpen door een naaste of mantelzorger. Die leest soms de mail mee, of is het aanspreekpunt. Leg vast met wie je contact hebt en wat die persoon mag weten. Dan hoeft een nieuwe vrijwilliger dat niet opnieuw uit te zoeken.
Voor belangenbehartiging verzamelt een vereniging soms ervaringsverhalen, bijvoorbeeld over het vervoer of over de toegankelijkheid van gebouwen in de gemeente. Een verhaal met naam en diagnose in een brief aan de gemeente is voor sommige leden een stap te ver. Vraag wat ieder goedvindt, en haal namen weg als dat kan.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een belangenvereniging
Stuur stukken als tekst, niet als scan
Zet de uitnodiging en de stukken als gewone tekst in de mail, of in een document waarin je de tekst kunt selecteren. Test één keer met de voorleesfunctie van je eigen telefoon of computer.
Houd gegevens over een beperking apart
Bewaar gegevens over iemands beperking los van de lijst met namen en adressen. Dan kan de vrijwilliger die de nieuwsbrief verstuurt, alleen bij de adressen.
Leg vast wie namens een lid contact heeft
Noteer bij een lid of er een naaste of mantelzorger is die meeleest of het aanspreekpunt is. Vraag het lid wat die persoon mag weten.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
Een bestuurslid of vrijwilliger vult de vragen in over de vereniging, niet over techniek. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de ledenlijst, de mail en de nieuwsbrief, de website, het programma voor online vergaderen, de sociale media en de groepsapps. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan.
Omdat er gegevens over gezondheid en beperking in kunnen staan, vraagt de Checkup ook wie die gegevens ziet en hoe lang je ze bewaart. En de Checkup vraagt hoe leden jullie mail, website en vergaderingen kunnen volgen. In het IT-plan staat dan wat eerst kan, bijvoorbeeld een tweede inlogstap op de ledenlijst. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Kijkt de Checkup ook of onze website toegankelijk is?
De Checkup vraagt hoe leden jullie website en mail gebruiken, en wat daarbij lastig is. In het IT-plan kan dan een punt over toegankelijkheid staan, met uitleg en een voorbeeldmail voor de maker van de website. Een volledige toets van de website valt erbuiten.
Mogen we vastleggen welke beperking een lid heeft?
Leg alleen vast wat je nodig hebt voor het werk van de vereniging. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens, en daarvoor gelden strenge voorwaarden. Lees de regels bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of vraag advies. De Checkup is geen juridisch advies.
De vrijwilliger die onze website maakte, stopt. Wat nu?
Vraag die vrijwilliger op te schrijven waar de website en de domeinnaam geregeld zijn, met welk account, en wat er al gedaan is voor de toegankelijkheid, zoals teksten bij afbeeldingen. Het IT-plan heeft daar een lijstje voor.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie werken: wie de ledenlijst bijhoudt, hoe de stukken bij de leden komen en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan. Dat punt komt dan in je plan, met uitleg.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Patiëntenvereniging · Ouderen- of seniorenvereniging · Vrijwilligersorganisatie · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij