Wie kent de DigiD-gegevens van jullie leden?
Een migranten- of culturele vereniging brengt mensen samen rond een taal, een land of een cultuur. Er zijn feesten, taallessen, huiswerkbegeleiding, muziek of dans, en vaak hulp bij praktische zaken. Met de +Z Checkup zie je hoe de ledenlijst, de accounts en de groepsapps geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Geeft een lid de eigen DigiD aan een vrijwilliger, in plaats van DigiD Machtigen te gebruiken?
- Plakt iemand brieven met een burgerservicenummer in een AI-assistent om ze te vertalen?
- Wie mag mensen toevoegen aan de grote groepsapp met alle families?
- Wie kan de ledenlijst zien, waaruit iets over de afkomst van leden blijkt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Groepsapps, feesten en hulp bij brieven
Veel contact loopt via groepsapps, soms in meerdere talen. Er is een groep voor het bestuur, een voor de vrijwilligers en een grote groep voor de leden en hun families. Dat werkt snel en iedereen doet mee. In een grote groep ziet wel iedereen elkaars telefoonnummer. Spreek daarom af wie mensen aan een groep mag toevoegen, en haal mensen eruit die geen lid meer zijn.
Bij veel verenigingen helpen vrijwilligers leden met brieven van instanties, formulieren of afspraken. Dat is belangrijk werk, en het draait om vertrouwen. Een voorbeeld: een lid geeft de eigen DigiD-gegevens aan een vrijwilliger, zodat die iets kan regelen. DigiD zegt daarover: geef je inloggegevens nooit aan een ander, maar gebruik DigiD Machtigen. Dan logt de helper in met een eigen DigiD.
Een brief vertalen met een AI-assistent gaat snel. Plak er wel geen brieven in met namen, adressen of een burgerservicenummer. Haal die gegevens eerst weg.
Afkomst, de ledenlijst en foto's
Uit de ledenlijst van een migranten- of culturele vereniging kan iets blijken over de afkomst van leden. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn gegevens waaruit iemands ras of etnische afkomst blijkt bijzondere persoonsgegevens. Voor zulke gegevens gelden strenge regels: verwerken is verboden, tenzij er een wettelijke uitzondering is. Een voorbeeld van zo'n uitzondering is uitdrukkelijke toestemming van de persoon zelf. Welke regels voor jullie gelden, lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Daarom vraagt de ledenlijst hier extra voorzichtigheid. Deel hem niet in een groepsapp, geef alleen het bestuur toegang, en vraag bij de inschrijving niet naar geboorteland of nationaliteit als je dat niet nodig hebt. Vraagt de gemeente om een ledenlijst voor een subsidie, dan hoef je volgens de KVK niet alle gegevens te geven. In het voorbeeld van de KVK is het aantal leden met hun woonplaats genoeg, en moeten de leden toestemming geven om die te delen.
Op feesten en optredens worden veel foto's gemaakt. Niet iedereen wil online zichtbaar zijn, om eigen redenen. Vraag vooraf toestemming aan wie herkenbaar in beeld komt, en bij kinderen onder de 16 jaar aan de ouders. Een plek in de zaal waar niet wordt gefotografeerd, of een sticker voor wie niet op de foto wil, maakt het makkelijk om nee te zeggen.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een migranten- of culturele vereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een bestuurslid stopt
De zwakke plek: de accounts, de groepsapps en de bankrekening staan vaak op naam van één bestuurslid of vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die persoon, dan kan niemand meer mensen aan de groepsapp toevoegen of inloggen op de website en de sociale media.
Wat jullie doen: leg per systeem vast wie erbij kan en op wiens naam het staat, en zorg dat twee bestuursleden erbij kunnen.
Eén ledenlijst op een plek van de vereniging
De zwakke plek: de ledenlijst en de lijsten voor taalles of huiswerkbegeleiding gaan rond in groepsapps en per mail.
Zo gaat het mis: niemand weet meer welke lijst de goede is, of de lijst staat alleen op de telefoon van één vrijwilliger.
Wat jullie doen: bewaar de ledenlijst alleen bij het bestuur, op één plek met een wachtwoord.
Afkomst, DigiD en de grote groepsapp
De zwakke plek: uit de ledenlijst kan iets blijken over de afkomst van leden, en vrijwilligers helpen met DigiD en brieven.
Zo gaat het mis: een lid geeft de eigen DigiD-gegevens aan een vrijwilliger. Of een brief met een burgerservicenummer gaat in een AI-assistent om hem te vertalen.
Wat jullie doen: geef alleen het bestuur toegang tot de ledenlijst, gebruik DigiD Machtigen, en haal namen en nummers uit een brief voordat jullie hem vertalen.
Alleen gegevens die jullie nodig hebben
De zwakke plek: het inschrijfformulier vraagt soms naar geboorteland of nationaliteit, en de gemeente vraagt om een ledenlijst voor subsidie.
Zo gaat het mis: jullie bewaren gegevens die jullie niet gebruiken, of geven de gemeente meer dan nodig is.
Wat jullie doen: schrap vragen die jullie niet gebruiken, en geef bij een subsidie alleen wat gevraagd wordt, met toestemming van de leden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de groepsapps, de mail en de sociale media van het bestuur, de website, de bankrekening en de lijsten voor taalles of huiswerkbegeleiding, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een migranten- of culturele vereniging
Houd de ledenlijst uit de groepsapp
Deel de ledenlijst alleen met het bestuur, op één plek met een wachtwoord. Stuur hem niet rond in een groepsapp of per mail.
Spreek af hoe je helpt met DigiD
Spreek met de vrijwilligers af dat ze nooit inloggen met de DigiD van een lid. Help leden liever om een machtiging te regelen, zodat de vrijwilliger met een eigen DigiD kan helpen.
Vraag alleen wat je nodig hebt
Kijk het inschrijfformulier na. Schrap vragen die je niet gebruikt, bijvoorbeeld naar geboorteland of nationaliteit.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Maakt het uit uit welk land of welke cultuur onze leden komen?
Nee. De Checkup gaat over de IT: de ledenlijst, de accounts, de groepsapps en de website. De vragen zijn voor elke vereniging dezelfde.
Wel let de Checkup op dat uit jullie ledenlijst iets over afkomst kan blijken. Daarom vraagt hij waar die lijst staat en wie hem kan zien. Over de inhoud van jullie activiteiten gaat de Checkup niet.
Een vrijwilliger helpt leden met DigiD. Hoe doen we dat goed?
Laat de vrijwilliger nooit inloggen met de DigiD van een lid. DigiD Machtigen is daarvoor bedoeld: het lid geeft de helper toestemming, en de helper logt in met een eigen DigiD.
De Checkup vraagt hoe jullie dit nu doen. Jullie plan helpt je afspraken te maken met de vrijwilligers, met uitleg die jullie kunnen doorgeven.
Mogen we foto's van ons jaarfeest online zetten?
Vraag eerst toestemming aan wie herkenbaar in beeld is, en bij kinderen onder de 16 jaar aan de ouders. Houd er rekening mee dat een foto van jullie feest iets kan zeggen over iemands afkomst.
Een plek in de zaal waar niet wordt gefotografeerd, of een sticker voor wie niet op de foto wil, maakt nee zeggen makkelijk. De Checkup geeft hier aandachtspunten voor, maar geen juridisch advies.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het nu doen: wie de ledenlijst bijhoudt, wie de groepsapps beheert en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Jullie plan zet het om in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met een handleiding per stap.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vrijwilligersorganisatie · Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · Dansvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een migranten- of culturele vereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.