Na de taalles helpt een vrijwilliger een lid met een brief van de gemeente, en in de grote groepsapp zitten alle leden en hun families. Zo regel je dat veilig.
Een migranten- of culturele vereniging brengt mensen samen rond een taal, een land of een cultuur. Er zijn feesten, taallessen, huiswerkbegeleiding, muziek of dans, en vaak hulp bij praktische zaken. Met de +Z Checkup zie je hoe de ledenlijst, de accounts en de groepsapps geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Groepsapps, feesten en hulp bij brieven
Veel contact loopt via groepsapps, soms in meerdere talen. Er is een groep voor het bestuur, een voor de vrijwilligers en een grote groep voor de leden en hun families. Dat werkt snel en iedereen doet mee. In een grote groep ziet wel iedereen elkaars telefoonnummer. Spreek daarom af wie mensen aan een groep mag toevoegen, en haal mensen eruit die geen lid meer zijn.
Bij veel verenigingen helpen vrijwilligers leden met brieven van instanties, formulieren of afspraken. Dat is belangrijk werk, en het draait om vertrouwen. Een voorbeeld: een lid geeft zijn DigiD-gegevens aan een vrijwilliger, zodat die iets kan regelen. DigiD zegt daarover: geef je inloggegevens nooit aan een ander, maar gebruik DigiD Machtigen. Dan logt de helper in met een eigen DigiD.
Een brief vertalen met een AI-assistent gaat snel. Plak er wel geen brieven in met namen, adressen of een burgerservicenummer. Haal die gegevens eerst weg.
Afkomst, de ledenlijst en foto's
Uit de ledenlijst van een migranten- of culturele vereniging kan iets blijken over de afkomst van leden. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn gegevens waaruit iemands ras of etnische afkomst blijkt bijzondere persoonsgegevens. Voor zulke gegevens gelden strenge regels: verwerken is verboden, tenzij er een wettelijke uitzondering is. Een voorbeeld van zo'n uitzondering is uitdrukkelijke toestemming van de persoon zelf. Welke regels voor jullie gelden, lees je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Daarom vraagt de ledenlijst hier extra voorzichtigheid. Deel hem niet in een groepsapp, geef alleen het bestuur toegang, en vraag bij de inschrijving niet naar geboorteland of nationaliteit als je dat niet nodig hebt. Vraagt de gemeente om een ledenlijst voor een subsidie, dan hoef je volgens de KVK niet alle gegevens te geven. In het voorbeeld van de KVK is het aantal leden met hun woonplaats genoeg, en moeten de leden toestemming geven om die te delen.
Op feesten en optredens worden veel foto's gemaakt. Niet iedereen wil online zichtbaar zijn, om eigen redenen. Vraag vooraf toestemming aan wie herkenbaar in beeld komt, en bij kinderen onder de 16 jaar aan de ouders. Een plek in de zaal waar niet wordt gefotografeerd, of een sticker voor wie niet op de foto wil, maakt het makkelijk om nee te zeggen.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een migranten- of culturele vereniging
Houd de ledenlijst uit de groepsapp
Deel de ledenlijst alleen met het bestuur, op één plek met een wachtwoord. Stuur hem niet rond in een groepsapp of per mail.
Spreek af hoe je helpt met DigiD
Spreek met de vrijwilligers af dat ze nooit inloggen met de DigiD van een lid. Help leden liever om een machtiging te regelen, zodat de vrijwilliger met een eigen DigiD kan helpen.
Vraag alleen wat je nodig hebt
Kijk het inschrijfformulier na. Schrap vragen die je niet gebruikt, bijvoorbeeld naar geboorteland of nationaliteit.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je vereniging gebruikt. Bij een migranten- of culturele vereniging zijn dat vaak de ledenlijst, de groepsapps, de mail en de sociale media van het bestuur, de website, de bankrekening en de lijsten voor taalles of huiswerkbegeleiding. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat de ledenlijst iets kan zeggen over afkomst, vraagt de Checkup waar die lijst staat en wie hem kan zien. Het IT-plan zet dat om in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, zoals een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de accounts van het bestuur en afspraken over groepsapps en foto's. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Over de inhoud van jullie activiteiten gaat de Checkup niet.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Maakt het uit uit welk land of welke cultuur onze leden komen?
Nee. De Checkup gaat over de IT: de ledenlijst, de accounts, de groepsapps en de website. De vragen zijn voor elke vereniging dezelfde.
Een vrijwilliger helpt leden met DigiD. Hoe doen we dat goed?
Laat de vrijwilliger nooit inloggen met de DigiD van een lid. DigiD Machtigen is daarvoor bedoeld: het lid geeft de helper toestemming, en de helper logt in met een eigen DigiD. De Checkup vraagt hoe jullie dit nu doen en zet afspraken in het plan.
Mogen we foto's van ons jaarfeest online zetten?
Vraag eerst toestemming aan wie herkenbaar in beeld is, en bij kinderen onder de 16 jaar aan de ouders. Houd er rekening mee dat een foto van jullie feest iets kan zeggen over iemands afkomst. De Checkup geeft hier aandachtspunten voor, maar geen juridisch advies.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het nu doen: wie de ledenlijst bijhoudt, wie de groepsapps beheert en wie de website doet. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vrijwilligersorganisatie · Kerk, moskee of andere geloofsgemeenschap · Dansvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team