Is de competitiestand van jullie kaartclub weg als die ene laptop stukgaat?
Een klaverjasclub, rikclub of andere kaartclub draait op vaste speelavonden, een competitie en een paar trouwe vrijwilligers. Veel gaat nog op papier, en steeds meer via de mail en de telefoon. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Is er een kopie van de stand op een plek die het bestuur kan openen?
- Waar staat de lijst met rekeningnummers van de klaverjasdrive?
- Ziet elk lid in de mail met de uitslag de adressen van alle anderen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Scorebriefjes, de competitiestand en de klaverjasdrive
Aan tafel noteren de spelers de punten en de roem op een scorebriefje. Na afloop verwerkt de wedstrijdleider alles in een spreadsheet of een klein programma voor de competitie. De stand gaat per mail naar de leden, en hangt op papier in het café of het buurthuis.
Dat werkt goed, zolang de wedstrijdleider het bijhoudt. Lastig wordt het als de laptop midden in het seizoen stukgaat. Staat de spreadsheet alleen daar, dan is de stand van maanden weg. Een kopie op een tweede plek, bijvoorbeeld in een map die het bestuur ook kan openen, voorkomt dat.
Bij een open klaverjasdrive schrijven ook niet-leden zich in, vaak met een betaalverzoek voor het inschrijfgeld. Dan komen er namen, telefoonnummers en rekeningnummers binnen bij één vrijwilliger. Spreek af waar die lijst staat en wanneer je hem opruimt.
De ledenlijst, de mail met uitslagen en nepappjes
Niet alle leden van een kaartclub gebruiken mail. De secretaris houdt dan een lijst bij met adressen en telefoonnummers, soms op papier en soms in een spreadsheet. De KVK wijst erop dat een vereniging een ledenlijst niet zomaar aan de leden mag sturen. Stuur je de uitslag aan alle leden, zet de adressen dan in de bcc. Dan ziet niemand de mailadressen van de anderen.
Leden kennen elkaar goed en appen veel. Oplichters maken daar gebruik van. De Fraudehelpdesk beschrijft hulpvraagfraude: je krijgt een appje van iemand die zegt een bekende te zijn met een nieuw nummer, en daarna volgt een vraag om geld. Voor een penningmeester kan dat een appje zijn dat lijkt te komen van de voorzitter, met het verzoek om snel de zaalhuur of het prijzengeld over te maken. De Fraudehelpdesk raadt aan om eerst te bellen naar het nummer dat al in je eigen contacten staat.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie club kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een kaartclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als de wedstrijdleider uitvalt
De zwakke plek: de competitie staat in een spreadsheet op de laptop van de wedstrijdleider.
Zo gaat het mis: gaat die laptop midden in het seizoen stuk, of stopt de wedstrijdleider, dan is de stand van maanden weg.
Wat jullie doen: zet de competitie ook in een map van de club, waar een tweede bestuurslid bij kan.
De competitie, de ledenlijst en het archief
De zwakke plek: de ledenlijst staat op papier of in een spreadsheet bij de secretaris, de inschrijvingen van de drive bij één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: staat een lijst maar op één plek, dan zijn jullie hem kwijt als die plek wegvalt.
Wat jullie doen: bewaar de spreadsheets van de club op een plek van de club, en kijk na een paar weken of de kopie bijgewerkt wordt.
De mail met uitslagen en de lijst van de drive
De zwakke plek: een mail aan alle leden met alle adressen zichtbaar, en een lijst met rekeningnummers van de klaverjasdrive.
Zo gaat het mis: elk lid ziet de mailadressen van de anderen. De lijst van de drive blijft jaren staan bij één vrijwilliger.
Wat jullie doen: zet de adressen in de bcc, en spreek af waar de lijst van de drive staat en wanneer jullie hem opruimen.
Kloppende stand en geen nepappjes
De zwakke plek: een penningmeester die zaalhuur en prijzengeld betaalt, en leden die elkaar veel appen.
Zo gaat het mis: een appje van een nieuw nummer lijkt van de voorzitter te komen en vraagt om snel de zaalhuur over te maken.
Wat jullie doen: betaal nooit op een verzoek per app of mail zonder eerst te bellen naar het nummer dat al in jullie contacten staat.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de spreadsheet voor de competitie, de ledenlijst, de mail van de secretaris en de groepsapp, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een kaart- of klaverjasclub
Zet de competitie op twee plekken
Bewaar de spreadsheet met de stand ook in een map van de club, waar een tweede bestuurslid bij kan. Kijk na een paar weken of de kopie bijgewerkt wordt.
Stuur uitslagen in de bcc
Zet bij een mail aan alle leden de adressen in het bcc-veld. Of gebruik een programma voor nieuwsbrieven dat de adressen voor je afschermt.
Maak een belafspraak
Spreek in het bestuur af dat de penningmeester nooit betaalt op een verzoek per app of mail zonder eerst te bellen naar het bekende nummer. Vertel dit ook aan de leden.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als de wedstrijdleider of het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Veel leden hebben geen mail. Werkt de Checkup dan wel voor ons?
Ja. De Checkup gaat uit van hoe jullie het nu doen, ook als veel op papier gaat. Het plan richt zich op wat er wel digitaal is, zoals de competitie, de ledenlijst en de bankrekening.
Heeft de club geen website, dan is dat prima. Hebben jullie weinig systemen, dan zijn er ook minder stappen, op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt.
Mogen we de competitiestand met namen online zetten?
Een stand met namen bevat persoonsgegevens. Vertel leden vooraf waar de stand komt te staan, en vraag of ze daar bezwaar tegen hebben.
Op papier in het café of het buurthuis zien alleen mensen die er komen de stand. Online kan iedereen hem vinden. Dat maakt het verschil.
De Checkup geeft hier aandachtspunten voor, maar geen juridisch advies.
Onze wedstrijdleider doet alles al jaren. Wat als die stopt?
Dan wil je dat de competitie, de ledenlijst en de inloggegevens ergens staan waar het bestuur bij kan.
Het IT-plan helpt je dat nu vast te leggen, met een korte handleiding voor wie het overneemt. Begin met een kopie van de competitie in een map van de club.
Het plan blijft van de club, ook als het bestuur wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Bridgeclub · Biljartvereniging · Schaakclub · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een kaart- of klaverjasclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.