Na elke kaartavond zet de wedstrijdleider de punten en de roem in een spreadsheet op de eigen laptop. Zo zorg je dat de competitie niet van één laptop afhangt.
Een klaverjasclub, rikclub of andere kaartclub draait op vaste speelavonden, een competitie en een paar trouwe vrijwilligers. Veel gaat nog op papier, en steeds meer via de mail en de telefoon. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Scorebriefjes, de competitiestand en de klaverjasdrive
Aan tafel noteren de spelers de punten en de roem op een scorebriefje. Na afloop verwerkt de wedstrijdleider alles in een spreadsheet of een klein programma voor de competitie. De stand gaat per mail naar de leden, en hangt op papier in het café of het buurthuis.
Dat werkt goed, zolang de wedstrijdleider het bijhoudt. Lastig wordt het als de laptop midden in het seizoen stuk gaat. Staat de spreadsheet alleen daar, dan is de stand van maanden weg. Een kopie op een tweede plek, bijvoorbeeld in een map die het bestuur ook kan openen, voorkomt dat.
Bij een open klaverjasdrive schrijven ook niet-leden zich in, vaak met een betaalverzoek voor het inschrijfgeld. Dan komen er namen, telefoonnummers en rekeningnummers binnen bij één vrijwilliger. Spreek af waar die lijst staat en wanneer je hem opruimt.
De ledenlijst, de mail met uitslagen en nepappjes
Niet alle leden van een kaartclub gebruiken mail. De secretaris houdt dan een lijst bij met adressen en telefoonnummers, soms op papier en soms in een spreadsheet. De KVK wijst erop dat een vereniging een ledenlijst niet zomaar aan de leden mag sturen. Stuur je de uitslag aan alle leden, zet de adressen dan in de bcc. Dan ziet niemand de mailadressen van de anderen.
Leden kennen elkaar goed en appen veel. Oplichters maken daar gebruik van. De Fraudehelpdesk beschrijft hulpvraagfraude: je krijgt een appje van iemand die zegt dat hij een bekende is met een nieuw nummer, en daarna volgt een vraag om geld. Voor een penningmeester kan dat een appje zijn dat lijkt te komen van de voorzitter, met het verzoek om snel de zaalhuur of het prijzengeld over te maken. De Fraudehelpdesk raadt aan om eerst te bellen naar het nummer dat al in je eigen contacten staat.
De Checkup signaleert welke regels voor je club kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een kaart- of klaverjasclub
Zet de competitie op twee plekken
Bewaar de spreadsheet met de stand ook in een map van de club, waar een tweede bestuurslid bij kan. Kijk na een paar weken of de kopie bijgewerkt wordt.
Stuur uitslagen in de bcc
Zet bij een mail aan alle leden de adressen in het bcc-veld. Of gebruik een programma voor nieuwsbrieven dat de adressen voor je afschermt.
Maak een belafspraak
Spreek in het bestuur af dat de penningmeester nooit betaalt op een verzoek per app of mail zonder eerst te bellen naar het bekende nummer. Vertel dit ook aan de leden.
Waar de Checkup op let bij je club
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt. Bij een kaart- of klaverjasclub zijn dat vaak de spreadsheet of het programma voor de competitie, de ledenlijst, de mail van de secretaris, de groepsapp, de bankrekening en soms een eenvoudige website. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en wat er gebeurt als het wegvalt.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen: een kopie van de competitie, afspraken over mailen aan alle leden, een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op het mailadres van de club en een belafspraak voor betalingen. Heeft de club geen website, dan is dat prima. Het plan gaat uit van wat jullie wel gebruiken. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de club, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als de wedstrijdleider of het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Veel leden hebben geen mail. Werkt de Checkup dan wel voor ons?
Ja. De Checkup gaat uit van hoe jullie het nu doen, ook als veel op papier gaat. Het plan richt zich op wat er wel digitaal is, zoals de competitie, de ledenlijst en de bankrekening.
Mogen we de competitiestand met namen online zetten?
Een stand met namen bevat persoonsgegevens. Vertel leden vooraf waar de stand komt te staan, en vraag of ze daar bezwaar tegen hebben. De Checkup geeft hier aandachtspunten voor, maar geen juridisch advies.
Onze wedstrijdleider doet alles al jaren. Wat als die stopt?
Dan wil je dat de competitie, de ledenlijst en de inloggegevens ergens staan waar het bestuur bij kan. Het IT-plan helpt je dat nu vast te leggen, met een korte handleiding voor wie het overneemt.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Bridgeclub · Biljartvereniging · Schaakclub · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?