Wie kreeg bij de overstap naar Club.KNBSB.nl meer rechten dan nodig?
De ledenadministratie en de competitie gaan via de bond, spelers geven in de app door of ze er zijn, en op de website staan de teams. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Zit de coach die vorig seizoen stopte nog in de app-groep met alle ouders?
- Wie mag in het nieuwe systeem de contributie zien?
- Is er toestemming van ouders voor de foto van die eerste homerun op de website?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Club.KNBSB.nl, mijn.knbsb.nl en de Homeplate-app
De KNBSB, de honk- en softbalbond, werkt sinds 22 oktober 2025 met Club.KNBSB.nl. Dat systeem kwam in de plaats van Sportlink. Jullie club doet er de ledenadministratie, de contributie en de competitie in. Leden hebben een eigen omgeving op mijn.knbsb.nl. En in de Homeplate-app geven spelers door of ze bij een wedstrijd aanwezig zijn.
Een overstap is een goed moment om op te ruimen. Een voorbeeld. Voor de overstap maakte de ledenadministrateur een export uit Sportlink, een Excel-bestand met alle leden, adressen en geboortedata. Dat bestand staat nog in de downloadmap van een laptop, en in een mail aan de penningmeester. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nooit weggehaald.
Ook de rollen in het nieuwe systeem verdienen aandacht. Wie is er beheerder, wie mag de contributie zien en wie regelt de teams? Soms kreeg iemand bij de overstap meer rechten dan nodig, gewoon omdat dat snel ging.
Coaches, scorers en de jeugdteams
Bij een wedstrijd komt veel samen: de opstelling, de scorer, de coaches en de ouders langs de lijn. Veel teams hebben daarnaast een eigen app-groep. Een coach die vorig seizoen stopte, zit er vaak nog in, met de telefoonnummers van alle ouders erbij.
Van jeugdteams maak je graag foto's, bijvoorbeeld bij een toernooi of de eerste homerun. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media vraag je toestemming aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders kunnen hun toestemming altijd weer intrekken.
Coaches en begeleiders van de jeugd werken met kinderen. Voor hen kan jullie club een VOG vragen, een Verklaring Omtrent het Gedrag. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met kinderen werkt daar niets voor. Jullie club heeft daarvoor onder meer eHerkenning nodig, het inlogmiddel voor organisaties bij de overheid. Weet wie in het bestuur dat beheert.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een honk- of softbalclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien met twee beheerders
De zwakke plek: in Club.KNBSB.nl hangt het beheer vaak aan één ledenadministrateur, en de website aan één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die persoon, dan kan niemand meer rollen verdelen of de website bijwerken.
Wat jullie doen: zorg dat er altijd twee beheerders zijn in Club.KNBSB.nl, en leg vast waar de website draait en hoe je inlogt.
Oude exports uit Sportlink
De zwakke plek: voor de overstap maakte de ledenadministrateur een export uit Sportlink, met alle leden, adressen en geboortedata.
Zo gaat het mis: dat bestand staat nog in de downloadmap van een laptop en in een mail aan de penningmeester.
Wat jullie doen: zoek met de ledenadministrateur en de penningmeester naar oude ledenlijsten, en haal weg wat jullie niet meer nodig hebben.
Rollen, app-groepen en jeugdfoto's
De zwakke plek: bij de overstap kreeg soms iemand meer rechten dan nodig, en coaches blijven in de app-groepen zitten.
Zo gaat het mis: de coach die vorig seizoen stopte, zit nog in de groep met alle ouders. Of een foto van een kind staat online zonder toestemming.
Wat jullie doen: geef iedereen alleen de rechten die bij de eigen taak horen, begin elk seizoen met schone teamgroepen, en vraag ouders toestemming voor foto's.
Contributie en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: de contributie loopt via Club.KNBSB.nl, en de penningmeester betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: iemand die er niet bij hoort, ziet de contributie. Of een nepmail van de voorzitter vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: kijk wie de contributie kan zien, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals Club.KNBSB.nl, de Homeplate-app, de website, de sociale media en een eventuele kantinekassa, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een honk- en softbalvereniging
Ruim oude exports uit Sportlink op
Zoek met de ledenadministrateur en de penningmeester naar oude ledenlijsten in downloads, mail en gedeelde mappen. Wat je niet meer nodig hebt, haal je weg.
Loop de rollen in Club.KNBSB.nl na
Kijk wie beheerder is en wie de contributie kan zien. Geef iedereen alleen de rechten die bij de eigen taak horen, en zorg dat er altijd twee beheerders zijn.
Begin elk seizoen met schone teamgroepen
Maak per team een nieuwe app-groep, of haal spelers, ouders en coaches eruit die niet meer bij het team horen. Laat minstens twee begeleiders beheerder zijn.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De bond regelt Club.KNBSB.nl. Wat moeten wij dan nog doen?
De bond onderhoudt het systeem zelf: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jullie club ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Rollen. Jullie plan zegt hoe je nagaat wie beheerder is en wie de contributie kan zien, en hoe je rechten weghaalt bij wie gestopt is.
- Twee beheerders. Jullie plan zegt hoe je zorgt dat er altijd een tweede beheerder is, met een account op een clubmailadres.
- Oude bestanden. Jullie plan helpt je op te schrijven waar oude exports uit Sportlink staan, en ze op te ruimen.
- Alles eromheen. De app-groepen van teams, de website en afspraken over betalingen: jullie plan zet het op volgorde.
De bond kijkt naar het eigen systeem. De Checkup kijkt naar de hele vereniging.
We hebben nog oude ledenlijsten uit Sportlink. Moeten die weg?
Hebben jullie een oude lijst niet meer nodig, dan haal je hem weg. Dan kan hij ook niet per ongeluk bij de verkeerde terechtkomen.
Jullie plan helpt je op te schrijven waar zulke bestanden staan: in downloads, in de mail en in gedeelde mappen.
Mogen we foto's van onze jeugdteams op sociale media zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt.
Leg vast wie toestemming gaf, en haal een foto weg als ouders hun toestemming intrekken. De Checkup is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt.
Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, zodat een ander het kan overnemen. Het plan blijft van de club, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voetbalvereniging · Hockeyclub · Korfbalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een honk- en softbalvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.