Een commissielid kreeg jaren geleden beheerrechten in de clubsoftware, en heeft ze nog steeds. Zo houd je overzicht over de IT van je golfclub.
Een golfclub heeft veel systemen: de clubsoftware voor leden en starttijden, de koppeling met de NGF, de kassa in het clubhuis en vaak camera's. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
De digitale NGF-pas en de clubsoftware
Elke golfer die lid is van een club heeft een digitale NGF-pas. De NGF is de golfbond. De pas staat in de app GOLF.NL, op mijn.golf.nl en meestal ook in de online omgeving van je club. Op de pas staat het Golf Service Nummer van de speler, en na elke qualifying ronde meteen de nieuwe handicap. Een qualifying ronde is een ronde die meetelt voor je handicap. Plastic NGF-passen worden sinds 2024 niet meer uitgegeven.
De barcode en de QR-code op de pas kunnen gebruikt worden voor het kassasysteem, voor het registreren van een golfronde en voor andere toepassingen op de club. De meeste clubs hebben de pas al in hun eigen online omgeving gezet. Zo hangen de systemen van de NGF, je clubsoftware en soms je kassa aan elkaar.
Dat is handig. Het betekent ook dat veel mensen ergens bij kunnen: het secretariaat, de ledenadministratie en commissies voor wedstrijden, handicaps en de baan. Bij veel clubs zijn die rechten in de loop van de jaren gegroeid.
Starttijden, het clubhuis en betalingen
Leden reserveren hun starttijd vaak online. In de clubsoftware staan dan namen, contactgegevens, handicaps en soms betalingen. Bij veel golfclubs werken betaalde medewerkers en vrijwilligers in hetzelfde systeem. Een voorbeeld: een commissielid kreeg ooit beheerrechten om een wedstrijd in te richten. Hij zit al lang niet meer in de commissie, maar de rechten staan er nog. Dat is niemand kwalijk te nemen. Het is alleen nooit opgeruimd.
In het clubhuis staan vaak een kassa en een pinautomaat, en soms hangen er camera's, bijvoorbeeld bij de parkeerplaats. Is het restaurant of de baan van een apart bedrijf, dan zijn sommige systemen niet van de vereniging. Het helpt om te weten welk systeem van wie is, en wie de leverancier is.
Een golfclub betaalt geregeld grote rekeningen, bijvoorbeeld voor onderhoud van de baan. Komt er een mail van een vaste leverancier met een nieuw rekeningnummer, bel die leverancier dan eerst op het nummer dat je al had. Heeft je club jeugdleden, dan geldt voor foto's: vraag je toestemming, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een golfclub
Loop de rechten in de clubsoftware na
Vraag het secretariaat om een lijst van iedereen met beheerrechten. Loop die na met het bestuur, en haal rechten weg bij mensen die geen functie meer hebben.
Check een nieuw rekeningnummer altijd
Spreek af dat een nieuw rekeningnummer van een leverancier eerst telefonisch wordt gecheckt, en dat een tweede bestuurslid meekijkt bij grote betalingen.
Schrijf op welk systeem van wie is
Maak een lijst van de systemen op de club: clubsoftware, kassa, pin, camera's en wifi. Zet erbij of het van de vereniging is, van de baan of van het restaurant, en wie de leverancier is.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt, zoals de clubsoftware voor leden en starttijden, de koppeling met de bond, de kassa, de website en de camera's. Bij elk systeem let het IT-plan op wie beheerder is, of er een tweede inlogstap aan staat en wie de IT-leverancier is. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon.
Werken bij je club betaalde medewerkers naast vrijwilligers, dan vraagt de Checkup hoe accounts worden aangemaakt en weer worden afgesloten als iemand stopt. In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld om je leverancier te vragen welke rechten er zijn uitgedeeld. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met het secretariaat en je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze clubsoftware wordt door de leverancier beheerd. Wat moeten we zelf doen?
De leverancier houdt de software draaiend. Wie erin mag en welke rechten iemand heeft, bepaalt de club. Jouw IT-plan helpt je dat na te lopen, met een voorbeeldmail voor je leverancier.
Kijkt de Checkup ook naar de handicapregistratie?
Naar de IT eromheen: wie bij de gegevens van leden kan, en of die accounts goed beveiligd zijn. De regels voor handicaps zelf vallen erbuiten.
Het restaurant en de baan zijn van een ander bedrijf. Doet dat ertoe?
Ja, want dan zijn sommige systemen niet van de vereniging. De Checkup vraagt welke systemen van de club zijn, en welke van een ander. Zo weet je wat je zelf regelt, en wat je bij een ander navraagt.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Tennisvereniging · Hockeyclub · Paardensportvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij