Wie heeft er nog beheerrechten in de clubsoftware van jullie golfclub?
Een golfclub heeft veel systemen: de clubsoftware voor leden en starttijden, de koppeling met de NGF, de kassa in het clubhuis en vaak camera's. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Hoeveel oud-commissieleden kunnen nog wedstrijden of handicaps aanpassen?
- Welke systemen in het clubhuis zijn van de vereniging, en welke van het restaurant?
- Wie bekijkt de beelden van de camera's bij de parkeerplaats?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De digitale NGF-pas en de clubsoftware
Elke golfer die lid is van een club heeft een digitale NGF-pas. De NGF is de golfbond. De pas staat in de app GOLF.NL, op mijn.golf.nl en meestal ook in de online omgeving van jullie club. Op de pas staan het Golf Service Nummer van de speler en de actuele handicap.
De barcode en de QR-code op de pas kunnen gebruikt worden voor het kassasysteem, voor het registreren van een golfronde en voor andere toepassingen op de club. De meeste clubs hebben de pas al in hun eigen online omgeving gezet. Zo hangen de systemen van de NGF, je clubsoftware en soms je kassa aan elkaar.
Dat is handig. Het betekent ook dat veel mensen ergens bij kunnen: het secretariaat, de ledenadministratie en commissies voor wedstrijden, handicaps en de baan. Bij veel clubs zijn die rechten in de loop van de jaren gegroeid.
Starttijden, het clubhuis en betalingen
Leden reserveren hun starttijd vaak online. In de clubsoftware staan dan namen, contactgegevens, handicaps en soms betalingen. Bij veel golfclubs werken betaalde medewerkers en vrijwilligers in hetzelfde systeem. Een voorbeeld: een commissielid kreeg ooit beheerrechten om een wedstrijd in te richten. Die zit al lang niet meer in de commissie, maar de rechten staan er nog. Dat is niemand kwalijk te nemen. Het is alleen nooit opgeruimd.
In het clubhuis staan vaak een kassa en een pinautomaat, en soms hangen er camera's, bijvoorbeeld bij de parkeerplaats. Is het restaurant of de baan van een apart bedrijf, dan zijn sommige systemen niet van de vereniging. Het helpt om te weten welk systeem van wie is, en wie de leverancier is.
Een golfclub betaalt geregeld grote rekeningen, bijvoorbeeld voor onderhoud van de baan. Komt er een mail van een vaste leverancier met een nieuw rekeningnummer, bel die leverancier dan eerst op het nummer dat je al had. Heeft jullie club jeugdleden, dan geldt voor foto's: vraag je toestemming, dan geeft voor een lid jonger dan 16 een ouder of voogd die.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een golfclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Weten welk systeem van wie is
De zwakke plek: de clubsoftware, de NGF-pas en soms de kassa hangen aan elkaar, en het restaurant of de baan is soms van een ander bedrijf.
Zo gaat het mis: valt er iets uit, dan weet niemand of het van de vereniging is, en welke leverancier jullie moeten bellen.
Wat jullie doen: maak een lijst van de systemen op de club, met erbij van wie het is en wie de leverancier is.
Ledengegevens en starttijden
De zwakke plek: in de clubsoftware staan namen, contactgegevens, handicaps en soms betalingen.
Zo gaat het mis: staan de ledengegevens alleen in de clubsoftware, dan heeft de club niets in handen als de software uitvalt of de club overstapt.
Wat jullie doen: zoek uit of jullie zelf een kopie van de ledengegevens kunnen maken, en bewaar die bij de club.
Beheerrechten van oud-commissieleden
De zwakke plek: commissies voor wedstrijden, handicaps en de baan kregen in de loop van de jaren rechten in de clubsoftware.
Zo gaat het mis: een commissielid dat al lang gestopt is, kan nog wedstrijden of handicaps aanpassen.
Wat jullie doen: vraag het secretariaat om een lijst van iedereen met beheerrechten, en haal rechten weg bij wie geen functie meer heeft.
Geen valse rekeningen
De zwakke plek: de club betaalt geregeld grote rekeningen, bijvoorbeeld voor onderhoud van de baan.
Zo gaat het mis: een mail van een vaste leverancier geeft een nieuw rekeningnummer, en het geld gaat naar een oplichter.
Wat jullie doen: bel een nieuw rekeningnummer eerst na op het nummer dat jullie al hadden, en laat een tweede bestuurslid grote betalingen ook bekijken.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de clubsoftware voor leden en starttijden, de koppeling met de bond, de kassa, de website en de camera's, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een golfclub
Loop de rechten in de clubsoftware na
Vraag het secretariaat om een lijst van iedereen met beheerrechten. Loop die na met het bestuur, en haal rechten weg bij mensen die geen functie meer hebben.
Check een nieuw rekeningnummer altijd
Spreek af dat een nieuw rekeningnummer van een leverancier eerst telefonisch wordt gecheckt, en dat een tweede bestuurslid meekijkt bij grote betalingen.
Schrijf op welk systeem van wie is
Maak een lijst van de systemen op de club: clubsoftware, kassa, pin, camera's en wifi. Zet erbij of het van de vereniging is, van de baan of van het restaurant, en wie de leverancier is.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze clubsoftware wordt door de leverancier beheerd. Wat moeten we zelf doen?
De leverancier houdt de software draaiend: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jullie club ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Rechten. Jullie plan zegt hoe je nagaat wie beheerrechten heeft, en hoe je ze weghaalt bij wie geen functie meer heeft. Er staat een voorbeeldbericht klaar om de leverancier te vragen welke rechten er zijn uitgedeeld.
- Inloggen. Jullie plan zegt waar een tweede inlogstap verstandig is, voor wie bij gegevens van leden kan.
- Wie wat beheert. Jullie plan helpt je vast te leggen welk systeem van de vereniging is, welk van de baan of het restaurant, en wie de leverancier is.
- Alles eromheen. De kassa, de camera's, de website en afspraken over betalingen: jullie plan zet het op volgorde.
De leverancier kijkt naar het eigen pakket. De Checkup kijkt naar de hele vereniging.
Kijkt de Checkup ook naar de handicapregistratie?
Naar de IT eromheen: wie bij de gegevens van leden kan, en of die accounts goed beveiligd zijn. De regels voor handicaps zelf vallen erbuiten.
Zo komen ook de rechten van commissies voor wedstrijden en handicaps in jullie plan.
Het restaurant en de baan zijn van een ander bedrijf. Doet dat ertoe?
Ja, want dan zijn sommige systemen niet van de vereniging. De Checkup vraagt welke systemen van de club zijn, en welke van een ander.
Zo weten jullie wat jullie zelf regelen, en wat jullie bij een ander navragen. Voor dat laatste staat er een voorbeeldbericht klaar.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Tennisvereniging · Hockeyclub · Paardensportvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een golfclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.