Wie kan de antwoorden van het dorp op jullie enquête nog lezen?
Een dorpsraad of vereniging voor dorpsbelangen is de stem van het dorp bij de gemeente. Het bestuur praat mee over verkeer, woningbouw en voorzieningen, houdt inwoners op de hoogte en peilt wat er leeft. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staat het enquêteformulier op het account van een oud-bestuurslid?
- Vragen jullie in de enquête meer dan nodig is voor de dorpsvisie?
- Staan de stukken van de gemeente in de privémail van één bestuurslid?
- Wat doen jullie met een filmpje van overlast dat iemand in de dorpsapp zet?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dorpsvisie, dorpsapp en het overleg met de gemeente
Een dorpsraad heeft vaak een website of een pagina op sociale media, een nieuwsbrief of een vaste pagina in het dorpsblad, en een groepsapp waarin inwoners elkaar op de hoogte houden. Voor een dorpsvisie of een plan voor de speelplek houdt het bestuur een enquête, vaak met een eenvoudig online formulier. Met de gemeente gaat veel via de mail: stukken voor het overleg, reacties op plannen en soms een aanvraag voor subsidie.
Dat werkt, en het is meestal zo gegroeid. Het formulier staat op het account van het bestuurslid dat het maakte, en de stukken van de gemeente staan in de privémail van dat bestuurslid. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: na een bestuurswissel weet niemand meer hoe je inlogt op het enquêteformulier, terwijl de antwoorden van de inwoners er nog in staan.
Een mailadres en accounts op naam van de dorpsraad maken de overdracht naar een nieuw bestuur een stuk makkelijker.
Antwoorden van inwoners, de dorpsapp en beelden van overlast
In een enquête vertellen inwoners vaak meer dan hun mening. Ze noemen hun straat, hun leeftijd of een lastige situatie met de buren. Zegt een gegeven iets over een persoon, dan is het een persoonsgegeven en geldt de AVG, de Europese privacywet. Vraag daarom alleen wat je voor de dorpsvisie nodig hebt, en maak de uitkomst bekend voor het hele dorp, zonder namen.
In de dorpsapp komen ook meldingen over overlast of een verdachte auto. Soms wil iemand er een foto of filmpje bij zetten. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat je beelden van iemand die de regels overtreedt niet zomaar mag delen, ook niet in een chatgroep. Wie overlast wil aanpakken, stapt naar de politie. Spreek met de beheerders van de app af wat erin hoort.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie dorpsraad kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie dorpsraad
We kijken naar wat bij een dorpsraad telt: dat het werk doorgaat na een bestuurswissel, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan na een bestuurswissel
De zwakke plek: het enquêteformulier en de accounts staan vaak op naam van het bestuurslid dat ze maakte.
Zo gaat het mis: na een bestuurswissel weet niemand meer hoe je inlogt op het formulier, terwijl de antwoorden van de inwoners er nog in staan.
Wat jullie doen: gebruik accounts op naam van de dorpsraad, en neem een lijst van alle accounts mee bij elke bestuurswissel.
Stukken van de gemeente bij de dorpsraad
De zwakke plek: de stukken van de gemeente en de reacties op plannen staan in de privémail van één bestuurslid.
Zo gaat het mis: stopt dat bestuurslid, dan gaan de stukken en de afspraken met de gemeente mee.
Wat jullie doen: maak een mailadres van de dorpsraad, en bewaar de stukken in een gedeelde map waar het bestuur bij kan.
Antwoorden van inwoners en de dorpsapp
De zwakke plek: inwoners noemen in een enquête hun straat, hun leeftijd of een lastige situatie, en in de dorpsapp komen beelden van overlast.
Zo gaat het mis: een oud-bestuurslid kan de antwoorden nog lezen. Of een filmpje van iemand gaat rond in de dorpsapp.
Wat jullie doen: haal de antwoorden na de enquête van het formulier, en kies twee beheerders voor de dorpsapp met vaste afspraken.
Alleen vragen wat nodig is
De zwakke plek: een enquête vraagt soms meer dan nodig is voor de dorpsvisie.
Zo gaat het mis: in de uitkomst staan antwoorden die naar één persoon terug te leiden zijn.
Wat jullie doen: vraag alleen wat jullie voor de dorpsvisie nodig hebben, en maak de uitkomst bekend zonder namen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de mail van het bestuur, de website en sociale media, de nieuwsbrief, enquêteformulieren, de dorpsapp en de gedeelde map met stukken van de gemeente, en de vragen gaan over de dorpsraad, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een dorpsraad
Maak formulieren met een account van de dorpsraad
Gebruik voor enquêtes een account op naam van de dorpsraad, niet een privé-account. Is de enquête klaar, haal de antwoorden er dan af en bewaar ze op één plek waar het bestuur bij kan.
Kies twee beheerders voor de dorpsapp
Spreek af wie nieuwe inwoners toevoegt en wie berichten weghaalt die er niet horen, zoals foto's van mensen. Zet die afspraken in de beschrijving van de groep.
Maak een lijst van alle accounts
Schrijf op welke accounts de dorpsraad heeft: mail, website, sociale media, formulieren en de gedeelde map. Noteer per account wie erbij kan, en neem de lijst mee bij elke bestuurswissel.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid beantwoordt in eigen tempo de vragen over de dorpsraad, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een stichting zonder leden. Is de Checkup ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen en stichtingen gaat over wat het bestuur beheert: de mail, de website, de formulieren en de gegevens van inwoners.
Of jullie een vereniging met leden zijn of een stichting met alleen een bestuur, maakt voor de vragen weinig uit. Het plan blijft van de dorpsraad, ook als het bestuur wisselt.
Mogen we de uitkomst van de enquête op de website zetten?
De uitkomst voor het hele dorp wel, zonder namen en zonder antwoorden die naar één persoon terug te leiden zijn. Let vooral op open antwoorden, waarin mensen soms hun eigen straat en situatie beschrijven.
De Checkup vraagt hoe jullie dit doen, en jullie plan helpt je de antwoorden na de enquête op één plek te bewaren. Het is geen juridisch advies.
De dorpsapp is van een inwoner, niet van de dorpsraad. Hoort die erbij?
Gebruikt het bestuur de app om inwoners te informeren, dan neemt de Checkup hem mee.
Jullie plan helpt je afspraken te maken met de beheerder, ook als die geen bestuurslid is: wie inwoners toevoegt, en wie berichten weghaalt die er niet horen.
We krijgen subsidie van de gemeente. Mogen we de Checkup daarvan betalen?
Dat hangt af van de afspraken die bij de subsidie horen. Kijk in de brief waarin de gemeente de subsidie toekent.
Staat het er niet duidelijk in, vraag het dan na bij jullie contactpersoon bij de gemeente.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Dorpshuis · Buurtvereniging · Oranjevereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in een dorpsraad of dorpsbelangenvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van inwoners, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.