Inwoners vullen de enquête voor de dorpsvisie in, met hun naam en straat erbij. Zo houd je die antwoorden en de rest van de dorpsraad op orde.
Een dorpsraad of vereniging voor dorpsbelangen is de stem van het dorp bij de gemeente. Het bestuur praat mee over verkeer, woningbouw en voorzieningen, houdt inwoners op de hoogte en peilt wat er leeft. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Dorpsvisie, dorpsapp en het overleg met de gemeente
Een dorpsraad heeft vaak een website of een pagina op sociale media, een nieuwsbrief of een vaste pagina in het dorpsblad, en een groepsapp waarin inwoners elkaar op de hoogte houden. Voor een dorpsvisie of een plan voor de speelplek houdt het bestuur een enquête, vaak met een gratis online formulier. Met de gemeente gaat veel via de mail: stukken voor het overleg, reacties op plannen en soms een aanvraag voor subsidie.
Dat werkt, en het is meestal zo gegroeid. Het formulier staat op het account van het bestuurslid dat het maakte, en de stukken van de gemeente staan in zijn of haar privémail. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: na een bestuurswissel weet niemand meer hoe je inlogt op het enquêteformulier, terwijl de antwoorden van de inwoners er nog in staan.
Een mailadres en accounts op naam van de dorpsraad maken de overdracht naar een nieuw bestuur een stuk makkelijker.
Antwoorden van inwoners, de dorpsapp en beelden van overlast
In een enquête vertellen inwoners vaak meer dan hun mening. Ze noemen hun straat, hun leeftijd of een lastige situatie met de buren. Zegt een gegeven iets over een persoon, dan is het een persoonsgegeven en geldt de AVG, de Europese privacywet. Vraag daarom alleen wat je voor de dorpsvisie nodig hebt, en maak de uitkomst bekend voor het hele dorp, zonder namen.
In de dorpsapp komen ook meldingen over overlast of een verdachte auto. Soms wil iemand er een foto of filmpje bij zetten. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat je beelden van iemand die de regels overtreedt niet zomaar mag delen, ook niet in een chatgroep. Wie overlast wil aanpakken, stapt naar de politie. Spreek met de beheerders van de app af wat erin hoort.
De Checkup signaleert welke regels voor je dorpsraad kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een dorpsraad
Maak formulieren met een account van de dorpsraad
Gebruik voor enquêtes een account op naam van de dorpsraad, niet een privé-account. Is de enquête klaar, haal de antwoorden er dan af en bewaar ze op één plek waar het bestuur bij kan.
Kies twee beheerders voor de dorpsapp
Spreek af wie nieuwe inwoners toevoegt en wie berichten weghaalt die er niet horen, zoals foto's van mensen. Zet die afspraken in de beschrijving van de groep.
Maak een lijst van alle accounts
Schrijf op welke accounts de dorpsraad heeft: mail, website, sociale media, formulieren en de gedeelde map. Noteer per account wie erbij kan, en neem de lijst mee bij elke bestuurswissel.
Waar de Checkup op let bij je dorpsraad
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen de dorpsraad gebruikt: de mail van het bestuur, de website en sociale media, de nieuwsbrief, enquêteformulieren, de dorpsapp en de gedeelde map met stukken van de gemeente. Per systeem vraagt de Checkup op wiens naam het staat, wie erbij kan en of er gegevens van inwoners in staan.
In het IT-plan komen stappen die een vrijwilliger kan doen: accounts op naam van de dorpsraad, een tweede inlogstap (naast je wachtwoord ook een code op je telefoon) op de mail en de sociale media, afspraken voor de dorpsapp, en een overdrachtslijst voor de volgende bestuurswissel. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de dorpsraad, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een stichting zonder leden. Is de Checkup ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen en stichtingen gaat over wat het bestuur beheert: de mail, de website, de formulieren en de gegevens van inwoners. Of je een vereniging met leden bent of een stichting met alleen een bestuur, maakt voor de vragen weinig uit.
Mogen we de uitkomst van de enquête op de website zetten?
De uitkomst voor het hele dorp wel, zonder namen en zonder antwoorden die naar één persoon terug te leiden zijn. Let vooral op open antwoorden, waarin iemand soms zijn eigen straat en situatie beschrijft. De Checkup vraagt hoe jullie dit doen. Het is geen juridisch advies.
De dorpsapp is van een inwoner, niet van de dorpsraad. Hoort die erbij?
Gebruikt het bestuur de app om inwoners te informeren, dan neemt de Checkup hem mee. Het plan helpt je afspraken te maken met de beheerder, ook als die geen bestuurslid is.
We krijgen subsidie van de gemeente. Mogen we de Checkup daarvan betalen?
Dat hangt af van de afspraken die bij de subsidie horen. Kijk in de brief waarin de gemeente de subsidie toekent, of vraag het na bij je contactpersoon.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Dorpshuis · Buurtvereniging · Oranjevereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?