Als de beheerder ziek is, weet iemand dan of de zaal zaterdag vrij is?
In veel dorpen en wijken beheert een stichting het zwembad, de sporthal of het clubhuis, met een bestuur van vrijwilligers en soms een beheerder in dienst. Daar hoort meer IT bij dan je zou denken: de kassa en de abonnementen, de verhuur aan clubs en scholen, toegangspassen, camera's en installaties die via internet te bedienen zijn. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Hangt het wachtwoord van de installateur nog op een briefje in het technische hok?
- Wie kan er op afstand bij de installaties in jullie gebouw?
- Hoeveel pasjes van gestopte trainers openen nog de deur?
- Vinden jullie de facturen voor de BOSA-subsidie zonder één bestuurslid te bellen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kassa, abonnementen en het verhuurrooster
Bij een zwembad kopen bezoekers een los kaartje of een abonnement, vaak via een kassasysteem met pasjes of een poortje. Bij een sporthal of clubhuis draait het meer om verhuur: de handbalclub huurt de zaal op dinsdagavond, de school op woensdagochtend, en de kantine gaat open bij wedstrijden. Die uren staan in een verhuurrooster, en daar komen de facturen uit.
Rond dat rooster zit veel werk van een beheerder of een vrijwilliger. Een voorbeeld: het verhuurrooster staat in een spreadsheet op de laptop van de beheerder. Die wordt ziek, en de huurders weten niet of de zaal zaterdag vrij is voor het toernooi.
Vraag je als amateursportorganisatie bij DUS-i achteraf BOSA-subsidie aan, bijvoorbeeld voor onderhoud of sportmaterialen, dan mag de factuurdatum niet ouder zijn dan 53 weken. Bewaar facturen van onderhoud en aanschaf daarom op één vaste plek van de stichting, en niet in de mailbox van één bestuurslid.
Toegangspassen, camera's en de techniek in het gebouw
Veel gebouwen hebben een toegangssysteem met pasjes of codes voor vrijwilligers, trainers en huurders. Iemand moet die passen uitgeven en weer uitzetten. Stopt een trainer bij een van de clubs, dan werkt de pas soms nog jaren.
Hangen er camera's bij de ingang, de fietsenstalling of de kassa, dan geldt de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer deze regels: je kijkt eerst of het doel ook op een minder ingrijpende manier kan, je laat met bordjes zien dat er een camera hangt, je regelt wie de beelden mag zien en je beveiligt opgeslagen beelden. Geluid opnemen mag niet, tenzij het nodig is voor het doel. In een gebouw met veel kinderen vraagt de plek van elke camera extra aandacht.
Ook de installaties zijn steeds vaker online: de luchtbehandeling, de verwarming en in een zwembad de waterbehandeling. De installateur kijkt dan op afstand mee. Dat is handig bij een storing. Het bestuur wil dan wel weten wie er kan inloggen, en of het standaardwachtwoord is veranderd.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
We kijken naar wat bij een stichting met een zwembad, sporthal of clubhuis telt: dat het gebouw open kan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of facturen en betalingen kloppen.
Open, ook als de beheerder er niet is
De zwakke plek: het verhuurrooster en de afspraken met huurders staan vaak bij één beheerder of vrijwilliger.
Zo gaat het mis: wordt de beheerder ziek, dan weten de huurders niet of de zaal zaterdag vrij is voor het toernooi.
Wat jullie doen: zet het rooster en de afspraken met huurders op een account van de stichting, zodat een tweede persoon het kan overnemen.
Facturen en stukken bij de stichting
De zwakke plek: facturen van onderhoud en aanschaf in de mailbox van één bestuurslid.
Zo gaat het mis: voor de BOSA-subsidie mag de factuurdatum niet ouder zijn dan 53 weken, en de factuur is niet te vinden zonder dat ene bestuurslid.
Wat jullie doen: bewaar facturen en stukken op één vaste plek van de stichting.
Passen, camera's en de installateur
De zwakke plek: toegangspassen van gestopte trainers, camera's bij de ingang en de kassa, en installaties die de installateur op afstand bedient.
Zo gaat het mis: de pas van een gestopte trainer opent nog jaren de deur. Of het standaardwachtwoord van een installatie is nooit veranderd.
Wat jullie doen: maak een lijst van alle passen en codes, zet ze uit bij vertrek, en vraag de installateur wie op afstand inlogt.
Kloppende facturen en betalingen
De zwakke plek: facturen aan huurders die uit het verhuurrooster komen, en de mail en de bankrekening van het bestuur.
Zo gaat het mis: staat het rooster op meer plekken, dan krijgt een huurder een verkeerde factuur. Of iemand komt met alleen een wachtwoord in de mail of de bank van het bestuur.
Wat jullie doen: houd het rooster op één plek bij, en zet een tweede inlogstap op de mail en de bank.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken de systemen van de stichting aan, zoals de kassa en de abonnementen, het verhuurrooster, het toegangssysteem, de camera's en de installaties met een inlog op afstand. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals wie erbij kan en hoe erg het is als iets een dag niet werkt.
Drie eerste stappen voor een stichting met een zwembad, sporthal of clubhuis
Maak een lijst van alle passen en codes
Schrijf op wie een toegangspas of code heeft, en voor welke deuren. Zet passen uit van mensen die niet meer komen, en spreek met de clubs af dat ze doorgeven wie stopt.
Vraag de installateur wie op afstand inlogt
Vraag welke installaties via internet te bedienen zijn, wie daar een inlog voor heeft en of de standaardwachtwoorden zijn veranderd. Bewaar het antwoord bij de stukken van het bestuur.
Zet het verhuurrooster op de stichting
Zet het rooster en de afspraken met huurders op een account van de stichting. Dan kan een tweede persoon het overnemen als de beheerder er niet is.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of de beheerder beantwoordt in eigen tempo de vragen over de stichting en het gebouw, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We hebben een beheerder in dienst. Wie vult de Checkup in?
Dat kan de beheerder zijn, of een bestuurslid samen met de beheerder. De vragen gaan over het gebouw en de stichting.
Het plan is voor het bestuur, zodat het overzicht blijft als de beheerder wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt, en wat nog moet, staat op volgorde.
Kijkt de Checkup ook naar de zwembadtechniek zelf?
Naar de IT eromheen: wie op afstand kan inloggen, of de wachtwoorden zijn veranderd en wie een storing ziet. De werking van de installatie zelf is voor jullie installateur.
Wat de installateur niet levert, is hoe jullie stichting ermee omgaat. Daar helpt de Checkup bij:
- Inloggen op afstand. Jullie plan zegt hoe jullie vastleggen wie op afstand kan inloggen.
- Wachtwoorden. Jullie plan zegt hoe jullie nagaan of de standaardwachtwoorden zijn veranderd.
- Storingen. Jullie plan zegt wie een storing ziet, en wie er dan belt.
- Een voorbeeldmail. Jullie plan heeft een voorbeeldmail aan de installateur met de vragen die jullie kunnen stellen.
De installateur kijkt naar de eigen installatie. De Checkup kijkt naar het geheel.
Clubs die bij ons huren, hebben hun eigen wifi en spullen. Hoort dat erbij?
De Checkup gaat over de IT van de stichting. Delen jullie het wifi-netwerk of het toegangssysteem met de huurders, dan vraagt de Checkup daarnaar.
Zo zien jullie waar de grens ligt tussen de stichting en de clubs. Spreek met de clubs af dat ze doorgeven wie stopt, zodat passen op tijd uitgaan.
Kunnen we de btw op de Checkup terugvragen?
Dat hangt af van jullie situatie. Veel stichtingen kunnen de btw niet terugvragen.
Daarom noemen we de prijs inclusief btw: vanaf €29 per maand, en eenmalig €175 voor het plan op maat. Vraag het bij twijfel na bij jullie boekhouder.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zwemvereniging · Handbalvereniging · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een stichting voor zwembad, sporthal of clubhuis, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gebruikers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.