De installateur van de waterbehandeling logt op afstand in, met een wachtwoord dat op een briefje in het technische hok hangt. Zo houd je de IT van je zwembad, sporthal of clubhuis op orde.
In veel dorpen en wijken beheert een stichting het zwembad, de sporthal of het clubhuis, met een bestuur van vrijwilligers en soms een beheerder in dienst. Daar hoort meer IT bij dan je zou denken: de kassa en de abonnementen, de verhuur aan clubs en scholen, toegangspassen, camera's en installaties die via internet te bedienen zijn. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Kassa, abonnementen en het verhuurrooster
Bij een zwembad kopen bezoekers een los kaartje of een abonnement, vaak via een kassasysteem met pasjes of een poortje. Bij een sporthal of clubhuis draait het meer om verhuur: de handbalclub huurt de zaal op dinsdagavond, de school op woensdagochtend, en de kantine gaat open bij wedstrijden. Die uren staan in een verhuurrooster, en daar komen de facturen uit.
Rond dat rooster zit veel werk van een beheerder of een vrijwilliger. Een voorbeeld: het verhuurrooster staat in een spreadsheet op de laptop van de beheerder. Hij wordt ziek, en de huurders weten niet of de zaal zaterdag vrij is voor het toernooi.
Voor bouw, onderhoud en de aanschaf van sportmaterialen kan een stichting die kwalificeert als amateursportorganisatie subsidie aanvragen bij DUS-i: de BOSA-regeling. Vraag je achteraf aan, dan mag de factuurdatum niet ouder zijn dan 53 weken. Het helpt dus als facturen van onderhoud en aanschaf op één vaste plek van de stichting staan, en niet in de mailbox van één bestuurslid.
Toegangspassen, camera's en de techniek in het gebouw
Veel gebouwen hebben een toegangssysteem met pasjes of codes voor vrijwilligers, trainers en huurders. Iemand moet die passen uitgeven en weer uitzetten. Stopt een trainer bij een van de clubs, dan werkt zijn pas soms nog jaren.
Hangen er camera's bij de ingang, de fietsenstalling of de kassa, dan geldt de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer deze regels: je kijkt eerst of het doel ook op een minder ingrijpende manier kan, je laat met bordjes zien dat er een camera hangt, je regelt wie de beelden mag zien en je beveiligt opgeslagen beelden. Geluid opnemen mag niet, tenzij het nodig is voor het doel. In een gebouw met veel kinderen vraagt de plek van elke camera extra aandacht.
Ook de installaties zijn steeds vaker online: de luchtbehandeling, de verwarming en in een zwembad de waterbehandeling. De installateur kijkt dan op afstand mee. Dat is handig bij een storing. Het bestuur wil dan wel weten wie er kan inloggen, en of het standaardwachtwoord is veranderd.
De Checkup signaleert welke regels voor je stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een stichting met een zwembad, sporthal of clubhuis
Maak een lijst van alle passen en codes
Schrijf op wie een toegangspas of code heeft, en voor welke deuren. Zet passen uit van mensen die niet meer komen, en spreek met de clubs af dat ze doorgeven wie stopt.
Vraag de installateur wie op afstand inlogt
Vraag welke installaties via internet te bedienen zijn, wie daar een inlog voor heeft en of de standaardwachtwoorden zijn veranderd. Bewaar het antwoord bij de stukken van het bestuur.
Zet het verhuurrooster op de stichting
Zet het rooster en de afspraken met huurders op een account van de stichting. Dan kan een tweede persoon het overnemen als de beheerder er niet is.
Waar de Checkup op let bij je stichting
Een bestuurslid of de beheerder vult de vragen in over de stichting en het gebouw. De Checkup vraagt welke systemen er zijn: de kassa en de abonnementen, het verhuurrooster, het toegangssysteem, de camera's, de installaties met een inlog op afstand, de mail van het bestuur en de bankrekening. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en hoe erg het is als het een dag niet werkt.
In het IT-plan staat dan wat eerst kan, met per punt wie het doet: het bestuur, de beheerder of een IT-leverancier. Bijvoorbeeld een tweede inlogstap op de mail en de bank. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Heb je een installateur of een leverancier van het kassasysteem, dan staat er een voorbeeldmail in het plan met de vragen die je kunt stellen. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of de beheerder beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de stichting en het gebouw, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We hebben een beheerder in dienst. Wie vult de Checkup in?
Dat kan de beheerder zijn, of een bestuurslid samen met de beheerder. De vragen gaan over het gebouw en de stichting. Het plan is voor het bestuur, zodat het overzicht blijft als de beheerder wisselt.
Kijkt de Checkup ook naar de zwembadtechniek zelf?
Naar de IT eromheen: wie op afstand kan inloggen, of de wachtwoorden zijn veranderd en wie een storing ziet. De werking van de installatie zelf is voor je installateur.
Clubs die bij ons huren, hebben hun eigen wifi en spullen. Hoort dat erbij?
De Checkup gaat over de IT van de stichting. Delen jullie het wifi-netwerk of het toegangssysteem met de huurders, dan vraagt de Checkup daarnaar. Zo zie je waar de grens ligt tussen de stichting en de clubs.
Kunnen we de btw op de Checkup terugvragen?
Dat hangt af van je situatie. Veel stichtingen kunnen de btw niet terugvragen. Daarom noemen we de prijs inclusief btw: €45,38 per maand en eenmalig €181,50 bij de start. Vraag het bij twijfel na bij je boekhouder.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zwemvereniging · Handbalvereniging · Dorpshuis · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?