Wie ziet de medische gegevens van de kinderen op je zomerkamp?
Een watersportschool werkt met veel kinderen, veel foto's en instructeurs die vaak maar één seizoen blijven. Met de +Z Checkup breng je de gegevens en accounts daarvan op orde.
Even eerlijk
- Staan de filmpjes van de helmcamera nog op de telefoon van een instructeur?
- Weet je welke ouders nee zeiden tegen foto's op sociale media?
- Kan een instructeur van vorig seizoen nog in de groepsapp en het inschrijfsysteem?
- Wanneer verloopt het diploma van je instructeurs?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Cursisten, ouders, instructeurs en een stapel foto's
Bij de inschrijving vraag je naam, leeftijd, zwemdiploma's en een telefoonnummer voor noodgevallen. Bij kinderen komt daar vaak een medische opmerking bij, zoals astma of een allergie. Die gegevens heeft de instructeur op het water nodig, maar verder liefst niemand.
Foto's en filmpjes zijn een groot deel van het plezier. Instructeurs filmen met een actiecamera of hun telefoon, en de beste beelden gaan op sociale media. Bij kinderen kan dat alleen als de ouders het goed vinden.
Veel scholen geven diploma's volgens de CWO, de Nederlandse standaard voor watersportopleidingen. Instructeurs hebben zelf ook diploma's en certificaten nodig. Daar wil je een overzicht van, met de datum waarop ze verlopen.
Kinderen, foto's en gezondheid: wat de regels vragen
- Toestemming van ouders. Een kind onder de 16 kan zelf geen toestemming geven voor het gebruik van zijn gegevens, zoals een foto online. Daarvoor heb je toestemming van een ouder nodig. Vraag het bij de inschrijving, per soort gebruik. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Medische gegevens. Astma, epilepsie of een allergie zijn gezondheidsgegevens. Vraag alleen wat nodig is voor de veiligheid op het water, en laat alleen de instructeur en de leiding het zien. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Foto's met herkenbare mensen. Ook op een foto van volwassenen moet je letten. Zet je herkenbare cursisten in een advertentie, vraag ze dan eerst. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je watersportschool
Vraag ouders toestemming voor foto's
Zet in het inschrijfformulier een vraag over foto's, per soort gebruik: in de groepsapp, op de site of op sociale media. Houd je aan wat ouders kiezen.
Houd een overzicht van diploma's van instructeurs
Zet de diploma's en certificaten van je instructeurs in één overzicht, met de datum waarop ze verlopen. Zo zie je op tijd wie een herhaling nodig heeft.
Sluit accounts van instructeurs na het seizoen
Geef instructeurs een eigen login voor het inschrijfsysteem en de groepsapp. Na het seizoen haal je ze eruit, en verander je gedeelde wachtwoorden.
Hoe de Checkup rekening houdt met je watersportschool
Je geeft aan welke systemen je gebruikt: het inschrijfsysteem, de mail, de groepsapps met cursisten of ouders en de plek waar je foto's bewaart. De Checkup vraagt wie daar bij kan, ook instructeurs die maar een seizoen blijven.
Bij privacy geef je aan of je gegevens van kinderen, medische opmerkingen of foto's bewaart. Daar krijg je dan vragen over toestemming en bewaren. Voor de diploma's van je instructeurs vraagt hij of je weet wanneer die verlopen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je watersportschool, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Instructeurs filmen met hun eigen telefoon. Is dat een probleem?
Het kan, als de beelden op die telefoon blijven staan. Spreek af dat foto's naar een gedeelde map van de school gaan, en daarna van de telefoon af.
Mag ik een groepsapp maken met alle ouders?
Dat mag, maar dan ziet iedereen elkaars nummer. Een app waarin alleen de school berichten stuurt, voorkomt dat. Zorg dat er twee beheerders zijn.
Wij zijn een kleine surfschool met drie instructeurs. Is dit niet te zwaar?
Nee. Hoe kleiner je bent, hoe korter je lijst. De vragen over foto's en kinderen blijven wel belangrijk.
Hoe lang mag ik medische gegevens van cursisten bewaren?
Niet langer dan nodig. Is de cursus voorbij, dan kunnen ze weg. Komt iemand volgend jaar terug, vraag het dan opnieuw.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een watersportschool, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen watersportschool? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cursisten en ouders, en het geeft de eigenaar rust.