Wie weet er in je bedrijf welke huizen volgende week leeg staan?
Een verhuizer komt achter de voordeur. Je fotografeert het interieur, je noteert kostbaarheden en je kent de verhuisdatum. Met de +Z Checkup bescherm je die gegevens en je systemen.
Even eerlijk
- Staan foto's van het interieur van klanten in de fotorol van je medewerkers?
- Waar staat de code van het sleutelkastje van je klant?
- Wat kan iemand die in je mail komt met je planning?
- Wie heeft de toegangscode van je opslagboxen, en is die na een vertrek veranderd?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Inventaris, sleutels en een huis dat leeg staat
Bij een offerte loop je met de klant door het huis. Je maakt foto's van de kamers en de spullen, of laat de klant een videogesprek doen. Daarna maak je een inventarislijst, soms met de waarde van kunst, antiek of elektronica.
In je planning staat wanneer een woning leeg komt te staan, en soms waar de sleutel ligt of wat de code van het sleutelkastje is. Voor inbrekers is dat goud. Een mailbox die wordt overgenomen of een planning die op straat komt, raakt dus direct je klanten.
Veel verhuizers hebben ook opslag, met containers of boxen, toegangscodes en camera's. Daar staan de spullen van klanten soms maanden.
Foto's in woningen, sleutels en opslag
- Foto's in iemands huis. Foto's van een interieur, met persoonlijke spullen en soms mensen erop, zijn persoonsgegevens. Gebruik ze alleen voor de offerte en de verhuizing, en verwijder ze daarna. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met je leverancier. Staan je offertes, foto's en planning in een app in de cloud, dan sluit je een verwerkersovereenkomst met de leverancier. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Camera's bij de opslag. Camera's bij je opslag meld je met een bord. Bewaar de opnames niet langer dan nodig, en leg vast hoe lang. Is er iets gebeurd, dan bewaar je de opnames van dat moment tot het is afgehandeld. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je verhuisbedrijf
Houd foto's van woningen uit de fotorol
Laat medewerkers foto's voor offertes en inventaris maken in de app of map van het bedrijf, niet in hun eigen fotorol of in een groepsapp. Verwijder ze na de verhuizing.
Bewaar sleutels en codes van klanten veilig
Houd sleutels en codes van sleutelkastjes bij in een wachtwoordmanager of afgesloten kast, niet in de planning of de mail. Spreek af wie erbij mag.
Tweede inlogstap op je planning en mail
Wie in je planning of mail komt, weet welke huizen wanneer leeg staan. Zet er een tweede inlogstap op, en geef iedereen een eigen login.
Hoe de Checkup rekening houdt met je verhuisbedrijf
Je voegt je planning, de app voor offertes en de opslag toe aan de systemen. De Checkup wil per onderdeel weten wie er toegang toe heeft, ook verhuizers in de bus, en of die toegang goed beveiligd is.
Omdat je sleutels en codes van klanten hebt, vraagt hij hoe je die bewaart. Bij privacy geef je aan of je foto's van woningen of camerabeelden bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je verhuisbedrijf, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik een videogesprek opnemen voor de offerte?
Alleen als de klant dat weet en goedvindt. Vaak is het genoeg om tijdens het gesprek aantekeningen te maken.
Wij werken met uitzendkrachten in de drukke maanden. Waar moet ik op letten?
Geef ze alleen toegang tot wat nodig is, en sluit die toegang als ze stoppen. Sleutels en codes van klanten geef je niet zomaar mee.
Is er een brancheorganisatie voor verhuizers?
Ja, de Organisatie voor Erkende Verhuizers. Die werkt met een keurmerk voor verhuisbedrijven.
Wat doe ik als een telefoon met foto's van klanten kwijtraakt?
Wis hem op afstand als dat kan, en kijk of het een datalek is dat je moet melden. In je plan staat een stap om dat voor te bereiden.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een verhuisbedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen verhuisbedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.