Wie kent de code van het sleutelkastje bij je cliënten?
Planning, rapportage en de codes van sleutelkastjes: in de thuiszorg gaat alles mee de deur uit. De +Z Checkup laat zien wat je als eerste regelt.
Even eerlijk
- Staan die codes nu in een groepsapp?
- Kun je een kwijtgeraakte werktelefoon vandaag nog wissen?
- Weet iemand bij welke cliënt hij morgen moet zijn als de planning uitvalt?
- Wie logt namens jou in bij VECOZO?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Telefoons, het cliëntdossier en sleutelkastjes
Je medewerkers rapporteren bij de cliënt thuis, op een telefoon of tablet. Daarop staan de planning, het zorgplan en de medicatie. Op kantoor maak je de roosters, en regel je de declaraties bij zorgkantoor, verzekeraar of gemeente.
Veel cliënten hebben een sleutelkastje bij de deur. De codes daarvan moeten je medewerkers kennen. Ze gaan vaak rond in een groepsapp of staan los in de planning.
Raakt een telefoon kwijt, dan liggen zorgplannen en codes op straat. Valt de planning uit, dan weet niemand bij wie ze moeten zijn. En medewerkers wisselen vaak, ook invallers en zzp'ers.
BSN, NEN 7510 en eisen van financiers
- BSN. Lever je zorg uit de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg, dan leg je het burgerservicenummer van je cliënt vast. Je gebruikt het als je gegevens met anderen uitwisselt. Bron: Rijksoverheid.
- NEN 7510. Lever je verpleging of verzorging, dan ben je zorgaanbieder. Je werkt dan volgens NEN 7510, 7512 en 7513: je beveiligt je systemen, deelt gegevens veilig en houdt bij wie een dossier inzag. Bron: Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders.
- Declareren. Declaraties naar zorgverzekeraars lopen vaak via VECOZO. Voor de Wmo gaat het berichtenverkeer met gemeenten volgens de iWmo-standaard. Weet wie daar namens jou inlogt. Bron: VECOZO, iStandaarden.
- Eisen van financiers. Zorgkantoor, verzekeraar en gemeente stellen in hun contracten eisen aan hoe je met gegevens van cliënten omgaat. Lees die na.
Drie eerste stappen voor je thuiszorg
Haal codes van sleutelkastjes uit de groepsapp
Zet de codes op één plek waar alleen de medewerkers bij kunnen die ze nodig hebben, bijvoorbeeld in je planning of een wachtwoordmanager. Verander een code als een medewerker vertrekt die hem kende.
Werktelefoons op afstand te wissen
Zorg dat je elke werktelefoon of tablet op afstand kunt vergrendelen en wissen. Geef iedere medewerker een eigen code.
Sluit accounts op de laatste werkdag
Gaat een medewerker, invaller of zzp'er weg, zet dan dezelfde dag de toegang tot de planning en het dossier uit.
Hoe de Checkup rekening houdt met thuiszorg
Je kiest Zorg, en daarna wat het best past. Het cliëntdossier, de afsprakenagenda en de roosterplanning staan dan klaar. Bij de vraag waar je werkt, kies je ook Bij klanten.
Dan krijg je vragen over werken buiten de deur, telefoons van de zaak en privételefoons, en wissen op afstand. Werken er zzp'ers mee, dan vraagt de Checkup wanneer hun toegang stopt. Bij privacy geef je aan dat je gezondheidsgegevens en het BSN bewaart. Over NEN 7510 volgen drie vragen. Werken er 16 of meer mensen, dan volgen er ook drie over de Cyberbeveiligingswet.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je thuiszorgorganisatie, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn medewerkers rapporteren op hun eigen telefoon. Mag dat?
Het kan, met afspraken: een code op de telefoon, de zorg-app met een eigen login, en niets in de gewone fotomap. Vertrekt iemand, dan gaat de toegang tot de app dicht. De Checkup vraagt of je die afspraken hebt.
Hoe ga ik om met de codes van sleutelkastjes?
Bewaar ze op één plek, met toegang voor wie ze nodig heeft. Niet in een groepsapp en niet op een briefje in de auto.
We werken alleen voor de gemeente (Wmo). Geldt NEN 7510 dan?
Het Besluit met NEN 7510 hoort bij zorg, zoals verpleging en verzorging. Ondersteuning uit de Wmo valt daar meestal niet onder. Daarvoor stelt de gemeente eisen in het contract. Twijfel je, vraag het je gemeente of brancheorganisatie.
Wat als de planning op maandagochtend niet werkt?
Dan wil je de diensten van vandaag toch kunnen zien. De Checkup vraagt hoe lang het zonder kan. Een stap kan zijn: zet elke avond de planning van morgen op een tweede plek.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een kleine thuiszorgorganisatie, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen kleine thuiszorgorganisatie? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cliënten, en het geeft de eigenaar rust.