Hoeveel oud-medewerkers kennen nog de alarmcode van een klant?
Je medewerkers komen 's avonds binnen bij klanten, met een pas of een code. De +Z Checkup laat zien hoe je die toegang en je planning goed bewaart.
Even eerlijk
- Komt elke pas terug als iemand vertrekt?
- Waar staan de kopieën van identiteitsbewijzen van je medewerkers?
- Ziet je urenapp ook waar iemand na werktijd is?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Planning, toegang tot panden en personeel
Je planning laat zien wie wanneer waar schoonmaakt. Medewerkers krijgen hun rooster op de telefoon, en registreren soms hun uren met een app. Per klant heb je sleutels, toegangspassen of alarmcodes.
Je hebt veel medewerkers, met wisselende contracten en vaak veel verloop. Hun loonadministratie bevat het BSN en een kopie van hun identiteitsbewijs. Sommige medewerkers spreken weinig Nederlands, wat uitleg over veilig werken lastiger maakt.
Alarmcodes in een groepsapp, een pas die na vertrek niet terugkomt, of een urenapp die ook bijhoudt waar iemand na werktijd is: daar zitten de risico's.
ID-kopieën, locatiegegevens en codes van klanten
- Kopie van het identiteitsbewijs. Als werkgever stel je de identiteit van nieuwe medewerkers vast en bewaar je een kopie van hun identiteitsbewijs in je loonadministratie. Na het einde van het dienstverband bewaar je die nog vijf jaar. Bewaar zo'n kopie goed afgeschermd. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Locatie van medewerkers. Registreert een app waar medewerkers zijn, leg dan vast waarvoor je die gegevens gebruikt, wie ze ziet en hoe lang je ze bewaart. Volg niemand buiten werktijd. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Gegevens van klanten. Codes, plattegronden en de tijden waarop een pand leeg is, zijn voor een inbreker veel waard. Ze vragen dezelfde zorg als persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je schoonmaakbedrijf
Codes en passen van klanten op één plek
Houd per klant bij welke sleutels, passen en codes je hebt, en wie ze gebruikt. Bewaar codes niet in een groepsapp.
Een vertreklijst voor elke medewerker
Gaat iemand weg, dan lever je pas en sleutels in, zet je de app uit en verander je codes die hij kende. Vink het af op een vaste lijst.
ID-kopieën alleen in de loonadministratie
Bewaar kopieën van identiteitsbewijzen alleen in je loonadministratie, niet in mail of op een gedeelde schijf. Ruim ze op als de bewaartermijn voorbij is.
Hoe de Checkup rekening houdt met je schoonmaakbedrijf
Je kiest Zakelijke dienstverlening. Een werkbon- of buitendienstapp en tijdschrijven staan dan in de lijst. Je planning klik je aan, of je voegt hem zelf toe.
Bij privacy geef je aan dat je het BSN of een kopie van een identiteitsbewijs bewaart, en of je locatiegegevens gebruikt. Dan vraagt de Checkup waarvoor je die gebruikt, wie ze kan zien en hoe lang je ze bewaart. Ook vraagt hij wanneer accounts worden uitgezet als iemand vertrekt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je schoonmaakbedrijf, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik een kopie van het paspoort van een medewerker maken?
Ja, dat moet zelfs voor je loonadministratie. Gebruik hem niet voor andere doelen, en bewaar hem afgeschermd.
Een klant vraagt hoe wij met zijn sleutels en codes omgaan. Wat zeg ik?
Leg uit waar je ze bewaart, wie erbij kan, en wat je doet als een medewerker vertrekt. Je plan helpt je dat op papier te zetten.
Mijn medewerkers spreken weinig Nederlands. Hoe leg ik het uit?
Houd het bij een paar duidelijke afspraken, met plaatjes als het kan: code op de telefoon, geen codes in de app, pas inleveren bij vertrek.
Werkt dit ook voor een glazenwasser of gevelreiniger?
Ja. Voor glazenwassers is er een eigen pagina, met wat daar anders is.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een schoonmaakbedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen schoonmaakbedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en medewerkers, en het geeft de eigenaar rust.