Staat je mail open op de tablet waar deelnemers op spelen?
Bij dagbesteding draait het om de mensen die komen. Maar je declaratie, je dossier en je groepsapp moeten ook kloppen. De +Z Checkup laat zien waar je begint.
Even eerlijk
- Hoe krijgt de chauffeur de lijst met adressen van deelnemers?
- Kan iemand met alleen een wachtwoord je declaraties bij de gemeente aanpassen?
- Wie vroeg de deelnemers of de foto's van het uitje online mochten?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Presentie, berichtenverkeer en een tablet in de groep
Elke dag houd je bij wie er was. Op die presentie declareer je bij de gemeente, het zorgkantoor of via een persoonsgebonden budget. Voor de Wmo gaat dat via berichtenverkeer met de gemeente.
In het dossier staan doelen, rapportages en afspraken met familie of een begeleider. Deelnemers gebruiken soms zelf een tablet of computer op de locatie, voor spelletjes of om te werken. En vervoer haalt ze op, met een lijst van adressen.
Een tablet voor deelnemers waarop ook je mail openstaat, een adreslijst bij de chauffeur in de groepsapp, of foto's van een uitje op social media: daar zitten de risico's.
Wmo, Wlz en de privacy van deelnemers
- Berichtenverkeer met gemeenten. Voor de Wmo wissel je toewijzingen en declaraties uit met gemeenten volgens de iWmo-standaard. Aanbieders sluiten daarvoor aan via VECOZO. Bron: iStandaarden, VECOZO.
- BSN en NEN 7510 bij de Wlz. Lever je dagbesteding uit de Wet langdurige zorg, dan leg je het BSN van deelnemers vast, en geldt NEN 7510 voor je systemen. Voor de Wmo stelt de gemeente eisen. Bron: Rijksoverheid, Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders.
- Foto's en gezondheid. Wat je over deelnemers vastlegt, gaat vaak over gezondheid of een beperking: bijzondere persoonsgegevens. Een herkenbare foto zet je alleen online met toestemming. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je dagbesteding
Een tablet voor deelnemers, los van je werk
Geef deelnemers een eigen apparaat met een eigen account, zonder je mail of dossier erop. Zet het op het gastennetwerk.
Adreslijsten uit de groepsapp
Geef chauffeurs de ritlijst via de planning of een beveiligde app, niet via een groepsapp. Wie stopt, gaat uit de app.
Tweede inlogstap op declaraties
Wie declareert of in het portaal van gemeente of zorgkantoor werkt, logt in met een tweede inlogstap. Zo kan niemand met alleen een wachtwoord je declaraties aanpassen.
Hoe de Checkup rekening houdt met dagbesteding
Je kiest Zorg als branche. Het cliëntdossier en de roosterplanning klik je aan. Je declaratiesysteem voeg je toe als branchepakket. Werken er vaste zzp'ers mee met toegang tot je systemen, dan geef je dat aan.
Bij privacy geef je aan dat je gezondheidsgegevens bewaart, en of er camerabeelden zijn. De Checkup vraagt of bezoekers op hetzelfde netwerk kunnen als je werkcomputers, en of computers op slot gaan als iemand wegloopt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je dagbesteding, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Familie wil foto's van activiteiten zien. Hoe deel ik die?
Via een besloten omgeving waar alleen familie bij kan, en alleen van deelnemers die toestemming gaven. Niet in een open groep op social media.
Wat als de declaratie bij de gemeente vastloopt?
Dan wil je weten wie je bij je softwareleverancier belt, en of je presentie veilig is opgeslagen. De Checkup vraagt per belangrijk systeem wie je belt bij een storing.
We hebben ook een winkeltje of lunchroom. Telt dat mee?
Ja. Heb je een kassa of pinautomaat, dan vraagt de Checkup of die apart op het netwerk zit. Je kunt ook meer dan één branche kiezen.
Deelnemers nemen soms hun eigen telefoon mee. Moet ik daar iets mee?
Laat ze niet op je werknetwerk. Geef ze, als het moet, het gastennetwerk.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een dagbesteding, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen dagbesteding? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van deelnemers, en het geeft de eigenaar rust.