Staat het dossier van je deelnemers op de computer van het gezin?
Op een zorgboerderij lopen bedrijf, gezin en zorg door elkaar. De +Z Checkup helpt je de gegevens van deelnemers goed apart te houden.
Even eerlijk
- Wat zetten vrijwilligers over deelnemers in de groepsapp?
- Kan een vrijwilliger die vorig jaar stopte nog in het dossier?
- Vroeg je toestemming voor de foto's van deelnemers op je Facebookpagina?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Eén erf, drie soorten gegevens
Op je zorgboerderij komen deelnemers voor dagbesteding, werk of begeleiding. Over hen houd je een dossier bij: doelen, rapportages, medicatie en contacten. Daarnaast heb je de administratie van je landbouwbedrijf, en de computer thuis die het gezin ook gebruikt.
Je werkt met vrijwilligers en stagiairs, die soms ook rapporteren. En je financiering loopt via de gemeente, het zorgkantoor of een persoonsgebonden budget, elk met eigen afspraken en portalen.
Het risico: een dossier op de gezinscomputer, rapportages in een groepsapp met vrijwilligers, of foto's van deelnemers op de Facebookpagina van de boerderij zonder dat iemand het vroeg.
Privacy, foto's en eisen van financiers
- Gezondheid en begeleiding. Wat je over deelnemers vastlegt, gaat vaak over gezondheid of een beperking. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, met extra bescherming. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Foto's van deelnemers. Is een deelnemer herkenbaar op een foto, dan is die foto een persoonsgegeven. Online zetten mag met toestemming, van de deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordiger. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met financiers. Gemeente en zorgkantoor stellen in hun contract eisen aan hoe je met cliëntgegevens omgaat. Lever je zorg uit de Wet langdurige zorg, dan leg je ook het BSN vast, en geldt NEN 7510 voor je systemen. Bron: Rijksoverheid, Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders.
Drie eerste stappen voor je zorgboerderij
Een eigen account voor het zorgwerk
Gebruik voor dossiers en zorgmail een eigen account, los van je bedrijfsmail en de gezinscomputer. Zet er een tweede inlogstap op.
Spreek met vrijwilligers af wat in de groepsapp mag
Geen namen met gezondheid of gedrag in de groepsapp. Wie stopt als vrijwilliger, gaat de app uit en verliest toegang tot het dossier.
Vraag toestemming voor foto's, en noteer die
Vraag elke deelnemer, of zijn vertegenwoordiger, of je foto's mag maken en online zetten. Noteer het antwoord op een vaste plek.
Hoe de Checkup rekening houdt met je zorgboerderij
Je kunt meer dan één branche kiezen: Zorg voor de begeleiding, en Voedsel en landbouw voor het bedrijf. Het cliëntdossier en de bedrijfssoftware voor land- en tuinbouw staan dan allebei in de lijst.
Werk je thuis op de boerderij, dan vraagt de Checkup of huisgenoten je werklaptop gebruiken, en of je werk op een eigen netwerk zit. Bij privacy geef je aan dat je gezondheidsgegevens bewaart, en misschien gegevens van kinderen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je zorgboerderij, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn vrijwilligers schrijven ook in het dossier. Hoe regel ik dat?
Geef iedere vrijwilliger een eigen account met alleen de rechten die nodig zijn. Geen gedeelde login. Stopt iemand, dan gaat het account dicht.
We hebben één computer voor het gezin en de zorg. Is dat een probleem?
Het is een risico. Kinderen of gasten kunnen bij dossiers, of iets installeren. Een eigen laptop, of in elk geval een eigen account voor het zorgwerk, helpt. De Checkup vraagt hiernaar.
Werkt de Checkup ook voor deelnemers met een pgb?
Ja. Je beantwoordt de vragen voor je hele zorgboerderij. Hoe de zorg betaald wordt, maakt voor je IT weinig uit. Wel voor de afspraken in je contracten.
Hoeveel tijd kost het naast het werk op de boerderij?
De vragenlijst kost een kwartier tot een uur. Je kiest daarna zelf wanneer je een stap zet, bijvoorbeeld in de winter.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een zorgboerderij, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen zorgboerderij? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van deelnemers, en het geeft de eigenaar rust.