Houdt je kaartverkoop het als de grote naam om tien uur opent?
Een theater of poppodium draait op kaartverkoop, techniek en veel mensen: medewerkers, vrijwilligers en artiesten die steeds wisselen. Met de +Z Checkup breng je de IT achter de voorstellingen op orde.
Even eerlijk
- Kan de laptop van een gastband bij je kantoornetwerk?
- Wie keurt een gage van duizenden euro's op een nieuw rekeningnummer goed?
- Hebben vrijwilligers van vorig seizoen nog een account in het ticketsysteem?
- Wie kan je klantenbestand uit het ticketsysteem downloaden?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kaartverkoop, techniek en een programma vol gasten
Het ticketsysteem is je kassa en je klantenbestand tegelijk. Daar staan de kopers, hun mailadressen, hun voorkeuren en wat ze betaalden. Als de voorverkoop voor een grote naam opent, moet dat systeem het houden. Valt het uit, dan merk je dat meteen in de zaal en op sociale media.
Licht en geluid lopen steeds vaker over een netwerk. De lichttafel, de versterkers en de mengtafel praten met elkaar via kabels en wifi. Gastgezelschappen en bands sluiten hun eigen laptops aan. Als dat hetzelfde netwerk is als dat van kantoor, kan een besmette laptop van buiten overal bij.
Met artiesten en boekingskantoren regel je contracten, technische eisen en betalingen. Er gaan grote bedragen heen en weer, vaak met partijen in het buitenland. Een valse mail met een nieuw rekeningnummer voor de gage valt in die stroom weinig op.
Kopers, nieuwsbrieven en vrijwilligers
- Nieuwsbrief aan bezoekers. Bezoekers die een kaartje kochten, mag je mailen over vergelijkbare voorstellingen, als ze zich makkelijk kunnen afmelden. Voor anderen heb je toestemming nodig, en die moet je kunnen aantonen. Bron: ACM.
- Afspraken met de ticketleverancier. Je ticketleverancier verwerkt de gegevens van je bezoekers. Daarvoor sluit je een verwerkersovereenkomst, en je spreekt af hoe je de gegevens meeneemt als je overstapt. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Camera's in en om de zaal. Camera's bij de ingang, de bar of de artiesteningang meld je met een bord. Bewaar de beelden niet langer dan nodig, en leg vast hoe lang. Is er iets gebeurd, dan bewaar je de beelden van dat moment tot het is afgehandeld. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je theater of poppodium
Bel na bij een nieuw rekeningnummer voor een gage
Vraagt een boekingskantoor of artiest om op een ander rekeningnummer te betalen? Bel eerst op een nummer dat je al kende. Laat grote betalingen door een tweede persoon goedkeuren.
Geef licht en geluid een eigen netwerk
Zet de techniek van de zaal op een netwerk dat los staat van kantoor en de kassa. Gastgezelschappen sluiten alleen aan op dat netwerk of op een apart netwerk voor gasten.
Sluit accounts van vrijwilligers en tijdelijke krachten
Geef vrijwilligers aan de kassa en de bar een eigen login. Stopt iemand, dan haal je de toegang weg. Kijk elk seizoen wie er nog op de lijst staat.
Hoe de Checkup rekening houdt met je theater
Je voegt je ticketsysteem, de kassa van de bar en de systemen voor licht en geluid toe. De Checkup vraagt welke systemen je niet kunt missen op een voorstellingsavond, en wie erbij kan.
Omdat er veel betalingen naar artiesten en leveranciers gaan, vraagt hij hoe je een afwijkend betaalverzoek controleert. Werken er vrijwilligers, dan vraagt hij hoe hun toegang begint en stopt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je theater, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een stichting met veel vrijwilligers. Is dit de goede pagina?
Ja. Een theater of podium heeft dezelfde systemen, of het nu een stichting of een bedrijf is. In de Checkup geef je aan hoe je organisatie in elkaar zit en wie er meewerken.
Bands willen hun laptop aansluiten op ons netwerk. Hoe regel ik dat?
Geef ze een eigen netwerk, los van kantoor en kassa. Dan kunnen ze hun werk doen zonder bij je andere systemen te komen.
Hoe herken ik een valse mail over een gage?
Let op een nieuw rekeningnummer, haast en een afzender die net iets anders is. Bel bij twijfel altijd na, op een nummer dat je al had.
Is er een brancheorganisatie voor podia?
Ja. Voor schouwburgen en concertgebouwen is dat de VSCD, voor poppodia en festivals de VNPF.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een theater of poppodium, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen theater of poppodium? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bezoekers en artiesten, en het geeft de eigenaar rust.