Draait de film vanavond als de mail met de sleutel niet aankomt?
In een filmhuis is de projector een computer en de film een bestand. Daarnaast draai je kaartverkoop, een bar en een team van vrijwilligers. De +Z Checkup brengt in kaart wat er nodig is om elke voorstelling te laten draaien.
Even eerlijk
- Wie kan via het netwerk bij je projectieserver?
- Hoeveel vrijwilligers kennen de gedeelde login van het ticketsysteem?
- Staan de telefoonnummers van alle vrijwilligers in één groepsapp?
- Kent een vrijwilliger die gestopt is nog de code van de kassa?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Digitale films, sleutels en de projectieserver
Films komen binnen als digitaal pakket, een DCP, op een harde schijf of via een download. Om de film te mogen vertonen, krijg je van de distributeur een sleutel, een KDM, die alleen werkt op jouw projector en in een bepaalde periode. Die sleutels komen per mail. Gaat er iets mis met die mail, dan draait de film niet.
De projectieserver en de projector hangen aan het netwerk, zodat de leverancier op afstand kan helpen en sleutels kan worden ingelezen. Dat maakt het makkelijker, maar het is ook een deur naar binnen.
De kassa, de bar en de zaal worden vaak door vrijwilligers gedraaid. Ze werken met een gedeelde login voor het ticketsysteem en een code voor de kassa. Bij tientallen vrijwilligers weet niemand meer precies wie wat kan.
Bezoekers, vrijwilligers en de distributeur
Je ticketsysteem bewaart de gegevens van je bezoekers. Sluit daarvoor een verwerkersovereenkomst met de leverancier. Stuur je een nieuwsbrief, dan mailen bezoekers die al eens een kaartje kochten alleen als ze zich makkelijk kunnen afmelden. Anderen mail je met toestemming.
Met vrijwilligers deel je roosters, telefoonnummers en soms adressen. Ook dat zijn persoonsgegevens. Een roosterprogramma waarin iedereen alleen zijn eigen gegevens en de diensten ziet, is beter dan een lijst met alle nummers in een groepsapp.
Met distributeurs maak je afspraken over welke film je wanneer vertoont. Het mailadres waarop de sleutels binnenkomen, is daarom belangrijk. Zet het op een adres van het filmhuis dat meer mensen kunnen lezen, niet op het privé-adres van de programmeur.
Drie eerste stappen voor je filmhuis
Laat de sleutels binnenkomen op een adres van het filmhuis
Zorg dat de sleutels voor de films binnenkomen op een mailadres van het filmhuis met een tweede inlogstap. Minstens twee mensen moeten erbij kunnen.
Geef vrijwilligers een eigen login voor kassa en tickets
Laat vrijwilligers niet met één gedeelde login werken. Met een eigen login zie je wie wat deed, en haal je iemand die stopt makkelijk weg.
Maak afspraken over inloggen op de projectieserver
Vraag de leverancier van je projectie hoe hij op afstand inlogt. Spreek af dat dit met een eigen wachtwoord en alleen met jouw medeweten gebeurt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je filmhuis
Je voegt je ticketsysteem, de kassa van de bar en de projectie toe aan de systemen. De Checkup vraagt welke systemen je niet kunt missen op een filmavond, en wie de leverancier is die je belt.
Werken er vrijwilligers mee, dan vraagt hij hoe hun logins worden geregeld en wat er gebeurt als iemand stopt. Voor de projectie en andere apparaten met internet vraagt hij naar een eigen netwerk en toegang op afstand.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je filmhuis, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
De sleutel voor de film van vanavond is niet binnengekomen. Wat nu?
Neem direct contact op met de distributeur. Zorg dat er meer mensen bij de mailbox voor sleutels kunnen, zodat het niet aan één persoon hangt.
Wij zijn een vereniging of stichting met alleen vrijwilligers. Welke pagina past?
De onderwerpen op deze pagina passen bij jullie. Werken jullie zonder betaalde krachten, kijk dan ook naar de Checkup voor verenigingen en stichtingen.
Moet de projectieserver aan internet?
Niet altijd. Veel servers kunnen ook zonder, met sleutels via een stick. Hangt hij wel aan het netwerk, zet hem dan op een eigen netwerk.
Is er een brancheorganisatie voor filmhuizen?
Ja, de NVBF, de Nederlandse Vereniging van Bioscopen en Filmtheaters.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een filmhuis, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen filmhuis? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bezoekers en vrijwilligers, en het geeft de eigenaar rust.