Kunnen oplichters met jouw naam valse aanmaningen versturen?
Een incassobureau werkt met gevoelige financiële gegevens, vaak van mensen in een moeilijke situatie, en met geld van opdrachtgevers. Met de +Z Checkup zie je hoe je dat in je IT goed regelt.
Even eerlijk
- Wie kan in je bankomgeving een afdracht aan een opdrachtgever veranderen?
- Zien al je medewerkers alle dossiers, ook die waar ze niet aan werken?
- Leg je vast wie welk dossier opent?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dossiers, betalingen en een portaal voor schuldenaren
In je incassosoftware staan dossiers met namen, adressen, bedragen, betaalregelingen en soms informatie over de situatie van iemand. Opdrachtgevers leveren vorderingen aan via een koppeling of een bestand. Schuldenaren betalen of regelen iets via een portaal of betaallink.
Criminelen sturen valse aanmaningen die van een incassobureau lijken te komen, met een betaallink naar hun eigen rekening. Gebruiken ze jouw naam, dan bellen mensen jou. Een goed ingesteld maildomein, met instellingen als SPF, DKIM en DMARC, maakt het lastiger om mail in jouw naam te sturen.
Het geld dat je int, is van je opdrachtgevers. Wie bij je bankomgeving en betaalbestanden kan, kan dat geld ook verkeerd laten lopen.
De Wki, gevoelige gegevens en je branchevereniging
- Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Sinds 1 april 2024 gelden er kwaliteitseisen voor incassobureaus, en je moet ingeschreven staan in het register van Justis. Die eisen gaan onder meer over duidelijke informatie aan schuldenaren en over je bedrijfsvoering. Je administratie moet dus kloppen en beschikbaar zijn. Bron: Justis, wat houdt de Wki in.
- Gegevens van schuldenaren (AVG). Gegevens over schulden zijn gevoelig. Laat medewerkers alleen de dossiers zien die ze nodig hebben, leg vast wie wat bekijkt en bewaar dossiers niet langer dan nodig. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- NVI. De NVI is de branchevereniging van incassobureaus met het Incasso Keurmerk. De eisen van de Wki zijn in dat keurmerk opgenomen. Bron: NVI, Incasso Keurmerk.
Drie eerste stappen voor je incassobureau
Betalingen met vier ogen
Laat afdrachten aan opdrachtgevers en wijzigingen van rekeningnummers altijd door een tweede persoon goedkeuren in je bankomgeving.
Beperk wie welke dossiers ziet
Stel in je incassosoftware in dat medewerkers alleen de dossiers zien waar ze aan werken, en dat wordt vastgelegd wie wat opent.
Tweede inlogstap op software en bank
Zet een tweede inlogstap op je incassosoftware, het portaal voor schuldenaren, je bankomgeving en je mail. Daar zitten de dossiers en het geld van je opdrachtgevers.
Wat de Checkup vraagt aan een incassobureau
Een incassobureau kiest in de Checkup Zakelijke dienstverlening, en dan Iets anders in zakelijke dienstverlening. Je incassosoftware, je portaal voor schuldenaren, je bankomgeving en je mail vink je aan of voeg je toe. De Checkup kijkt per systeem of er een tweede inlogstap op zit.
Over betalingen vraagt de Checkup of een tweede persoon ze goedkeurt. Bij informatie vraagt hij wie bij de gevoelige gegevens kan, en of wordt vastgelegd wie wat bekijkt. Ook je domein en je mail komen aan bod.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je incassobureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat heeft de Wki met mijn IT te maken?
De Wki vraagt een goede bedrijfsvoering en duidelijke informatie aan schuldenaren. Dat lukt alleen als je dossiers kloppen, goed beveiligd zijn en beschikbaar blijven. Je IT is daar de basis van.
Er gaan valse aanmaningen rond met onze naam. Wat kan ik doen?
Waarschuw op je website, en beveilig je maildomein zodat mail in jouw naam vaker wordt tegengehouden. Meld het bij de Fraudehelpdesk en doe aangifte.
Hoe lang mag ik een dossier bewaren?
Zo lang als nodig voor de incasso en je administratie. Spreek termijnen af, ook voor afgesloten dossiers, en ruim op wat je niet meer nodig hebt.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een incassobureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen incassobureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van schuldenaren en opdrachtgevers, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Gerechtsdeurwaarder · Bewindvoerder en budgetcoach · Administratiekantoor · alle 187 branches
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?